Pradedantysis Kaip išlaikyti, archyvuoti ir kurti atsargines duomenų kopijas „Outlook 2013“

Šiandien mes aprėpiame „nuobodu“ „Outlook“ medžiagą. Techninė priežiūra ir saugumas, kaip ir „Outlook 2013“ duomenų rinkmenos palaikymas ir saugojimas, pilnas visų svarbių duomenų, atsarginių kopijų kūrimas ir archyvavimas.

Iki šiol, jei naudojote „Outlook“ el. Laiškų kūrimui ir siuntimui, ir jūs turite laiko importuoti „G-mail“ kontaktus į savo adresų knygą arba tai, kad netgi naudojate „Outlook“ reiškia, kad turite daug duomenų, kuriuos reikia apsaugoti.

Panašiai, jūs taip pat turėjote daug laiko ir darbo, kurdami savo kalendorius, pridedant užduočių ir sąrašų, ir galbūt netgi turite daug pastabų, kurias norite išsaugoti.

Visa tai verčia įsitikinti, kad bent kartais atsargiai kopijuosite savo duomenų failą, nes, kaip ir bet kuris iš mūsų, tai gali būti gana varginantis ir slegiantis prarasti visus duomenis ir pradėti nuo.

Pašto valdymo skydas

Norėdami pradėti, turėtume greitai pažvelgti į „Windows“ pašto valdymo skydelį.

Kaip rodo vaizdas, galite pasiekti tris pagrindines „Outlook“ sąrankos sritis. Paspaudus mygtukus „El. Pašto abonementai…“ arba „Duomenų failai…“, atsidarys tas pats langas, atitinkamuose skirtukuose.

Toliau pateiktame ekrane matome skirtuką „El. Paštas“, kuris leis jums imtis veiksmų jūsų el. Pašto paskyroje (-ose), pvz., Taisyti ar keisti. Taip pat galite pamatyti, kur kiekvienai paskyrai yra saugomi duomenys.

Jei norite tiesiogiai paveikti šiuos duomenų failus, turėsite spustelėti skirtuką „Duomenų failai“. Čia yra keletas patogių dalykų.

Pavyzdžiui, galite spustelėti mygtuką „Atidaryti failo vietą“, kad pamatytumėte, kur yra jūsų duomenų failai. Tai patogu, nes norėsite sužinoti, kur jie yra, jei kada nors reikia juos nuskaityti ir taisyti (aptarti kitame skyriuje).

Yra dar viena įdomi funkcija, kurią galite naudoti iš paskyros nustatymų lange. Jei jūsų duomenų failas (-ai) pasidarė didžiulis ir užima daugybę vietos diske (kai kurie žmonės renka gigabaitus senojo el. Pašto gigabaitų), tada galite ją suspausti.

Spustelėkite skirtuką „Nustatymai“, esantį skirtuke Duomenų failai, tada spustelėkite „Kompaktiškas dabar“, kad sumažintumėte „Outlook“ duomenų failo dydį.

Pašto valdymo skydas yra patikimas būdas išsaugoti jūsų duomenų failus ir profilius, tačiau tai nėra vienintelis būdas, o „Outlook“ programa taip pat leis jums valdyti savo pašto dėžutes. Mes parodysime šias kontrolės priemones iškart po to, kai parodysime, kaip pataisyti jūsų duomenų failus.

PST priežiūros įrankio naudojimas

Jei iki šiol nepastebėjote, „Outlook“ duomenys yra saugomi .PST arba .OST rinkmenoje, o didžiąja dalimi tai nėra.

Deja, kartais jūsų duomenys yra sugadinti, o tai nėra tas pats, kas sako, kad tai yra bloga ar beviltiškai po atkūrimo, tiesiog reikia paleisti įtrauktą pašto dėžutės remonto įrankį. Gautų laiškų taisymo įrankis arba „ScanPST“ nuskaitys ir pataisys jūsų asmeninių aplankų failą, patvirtins ir ištaisys visas klaidas, kai atsarginę kopiją padarys jūsų sugadintą .PST arba .OST failą tik tuo atveju, jei atkūrimo metu atsitiks kažkas..

„ScanPST“ įrankį galima rasti „Outlook“ diegimo aplanke, paprastai C: Programos „Microsoft Office“ „Office 15“. Suradę jį, dukart spustelėkite „ScanPST“ įrankį, kad jį paleistumėte.

Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra naršyti, kur yra jūsų .PST arba .OST failai. Toliau pateiktame ekrane matote, kur jie yra mūsų kompiuteryje. Mes pasirenkame vieną ir spustelėkite „Atidaryti“.

Jei „ScanPST“ įrankis aptinka klaidas, jis informuos jus apie tai ir pasiūlys pataisyti. Jei norite inicijuoti minėtą remontą, spustelėkite atitinkamą pavadinimą.

Baigęs „ScanPST“ įrankį, jūs žinosite, kad „Outlook“ failas buvo sėkmingai suremontuotas.

Jei reikia, galite uždaryti įrankį arba pakartoti procesą visais kitais duomenų failais.

Automatiškai archyvuoti duomenis

Leiskite išsiaiškinti svarbią informaciją apie tai, kaip geriausiai archyvuoti ir kurti atsargines duomenų kopijas. Pirmas dalykas, kurį norime aptarti, yra jūsų „AutoArchive“ parinktys. Norėdami pradėti, juostoje spustelėkite skirtuką „Failas“, kad pamatytumėte šį ekraną.

Nedelsdami atkreipkite dėmesį, galite pasirinkti, kurią paskyrą norite įtraukti (jei taikoma) spustelėdami išskleidžiamąjį meniu, esantį virš mygtuko Pridėti paskyrą.

Spustelėkite mygtuką „Valymo įrankiai“ ir pasirinkite parinktis „Pašto dėžutės valymas“. Toliau pateikiami pasirinkimai, kuriuos pamatysite. Viskas čia skirta riebalų apipavidalinimui iš gautų laiškų ir senų pranešimų archyvavimo.

Paspaudus mygtuką „AutoArchive“, „Outlook“ automatiškai sukurs visus sukonfigūruotus pašto aplankus. Norint nustatyti savo automatinio pasirinkimo parinktis, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite el. Pašto aplanką ir pasirinkite skirtuką „AutoArchive“.

Čia matome tipinį pašto aplanko ypatybių langą. Skirtuke AutoArchive (Automatinis keitimas) galėsite reguliuoti, kaip aplankas yra automatizuotas. Atkreipkite dėmesį, kad šiame ekrane mes turime aplanką, sukonfigūruotą pagal „AutoArchive“ pagal savo tvarkaraštį ir veiksmus.

Taip pat galite priskirti aplanką automatiniam archyvavimui pagal „Outlook“ bendruosius numatytuosius autoarchyvo nustatymus. Jei nustatysite aplanką į numatytuosius nustatymus, tada spustelėkite „Numatytasis archyvo nustatymai…“, pamatysite šį dialogą (nes jie yra „numatytieji“, bet kokie čia nustatyti pakeitimai bus taikomi kiekvienam aplankui, sukonfigūruotam pagal numatytąją automatinę archyvą).

Nepamirškite, kad šiuos nustatymus taip pat galite rasti atidarydami parinktis ir spustelėję antraštę „Išplėstinė“.

Dabar pereikime prie rankinio duomenų archyvavimo.

Rankinis duomenų archyvavimas

Paprasčiausiai, jei nenorite naudoti automatinio archyvavimo arba norite palengvinti archyvavimo procedūrą, grįžkite į „Cleanup Tools“, esančius paskyros informacijos ekrane, ir spustelėkite ir pasirinkite „Archive“, kad atidarytumėte šį dialogą.

Pakankamai paprasta, tiesiog norite pasirinkti aplanką, kurį norite archyvuoti, pasirinkite savo archyvo elementų datą ir pasirinkite aplanką, kur norite išsaugoti archyvą. Štai taip, baigsite!

„Outlook“ duomenų failo kopijavimas ir atkūrimas

„Outlook“ duomenų failo (-ų) atsarginė kopija yra tokia pat paprasta, kaip .OST arba .ST failų kopijavimas į kitą kietąjį diską, debesų serverį, nykščio diską ar kitą laikmeną. Prisimenate, kaip rasti savo duomenų failus?

Atidarykite pašto valdymo skydelį ir spustelėkite mygtuką „Duomenų failai“. Spustelėkite „Atidaryti failo vietą…“, tada galite kurti atsargines duomenų failų kopijas.

Šoninėje pastaboje galite visam laikui perkelti savo duomenų failus į debesies vietą, pvz., „OneDrive“ arba „Dropbox“ aplanką, taip užtikrindami, kad „Outlook“ duomenys visada būtų techniškai paremti.

Norėdami atkurti atsarginę duomenų failą, grįžkime į skirtuką Failas ir pasirinkite „Atidaryti„ Outlook Data File “.

Toliau pateiktame ekrane „File Explorer“ automatiškai atsidaro mūsų archyvams, tačiau, žinoma, galite naršyti visur, kur yra jūsų duomenų failai.

Pasirinkite norimą failą ir spustelėkite „Atidaryti“, kad galėtumėte pasiekti faile išsaugotus duomenis. Atkurę galėsite naršyti ir peržiūrėti elementus, kaip paprastai.

Jei jums nereikia prieiti prie atsarginių duomenų failo, galite tiesiog dešiniuoju pelės klavišu spustelėti viršutinį aplanką ir pasirinkti uždarymo parinktį.

Duomenų rinkmenų kopijavimas ir atkūrimas dažniausiai yra rankinis veiksmas, bet jei nustatote savo aplankus dažnai automatizuoti ir jie yra archyvuojami į vietą, pvz., Debesų aplanką, tuomet jūs turite tam tikrą saugumą..

Geriausias būdas užtikrinti, kad neprarandate jokių duomenų, yra reguliariai kurti atsargines duomenų rinkmenų atsargines kopijas. Turite ką norite pridėti? Praneškite mums apie mūsų diskusijų forumą. Kaip visada, laukiame jūsų atsiliepimų.