Padidinkite el. Pašto rašymo produktyvumą su „Microsoft Word Mail Merge“

„Microsoft Word“ pašto sujungimas yra puiki našumo priemonė. Žinant, kaip sukurti asmenines temų eilutes ir priedus, kuriuos „Word“ pašto sujungimo pagrindinė funkcija nepalaiko, gali būti taupymo priemonė, kai turite rašyti didelius laiškus.

Šiandieniniame straipsnyje sužinosite, kaip naudoti „Word“ 2010 „Mail Merge Wizard“, rašyti asmeninius el. Laiškus ir nustatyti skirtingus kiekvieno el. Pašto gavėjo priedus.

Vaizdas: M! R

Platinimo sąrašo kūrimas

„Word“ laiškų suliejimas išsaugo mus nuo sunkių užduočių įvesti kiekvieno gavėjo el. Pašto adresą rankiniu būdu, leidžiant mums importuoti el. Pašto adresus iš „Outlook“ kontaktų, „Excel“ ar „Access“ duomenų šaltinių arba „Word“ duomenų failų.

„Outlook“ kontaktas yra geriausias variantas tarp trijų, o jei to nenaudojote, dabar bus tinkamas laikas atnaujinti „Outlook“ adresų knygą, ir mes jums parodysime, kaip tai padaryti. Jei jau žinote, kaip sukonfigūruoti „Outlook“ kontaktą, galite praleisti kitą skyrių ir pradėti rašyti laiškų suliejimą, priešingu atveju dviejose dviejose dalyse pateikiami pagrindai, kaip konfigūruoti „Outlook“ kontaktą importuojant žiniatinklio adresatų sąrašą.

Nustatykite savo pašto profilį

„Outlook“ adresato nustatymas pradedamas nuo pašto profilio kūrimo, kuriame įrašomas paskyros el. Pašto adresas, slaptažodis, serverio informacija ir nuorodos į kitus duomenis, pvz., El. Pašto pranešimus ir adresus.

Galite sukurti kai kuriuos profilius, kiekvienas pritaikytas prie konkrečios el. Pašto paskyros.

Tinkamas profilio pavadinimas leidžia identifikuoti el. Pašto paskyrą, kurią susiejote su pašto profiliu.

Galite pasirinkti konfigūruoti savo pašto profilį naudodami el. Pašto adresą, kurį gavote iš savo IPT, arba savo el. Pašto paskyrą pasirinkdami trečiąjį variantą.

Pasirinkite „Internet E-mail“, jei norite naudoti el. Pašto paslaugų teikėją, kuris suteikia POP paslaugą - pavyzdžiui, „GMail“.

Kiekvienas interneto el. Pašto paslaugų teikėjas turi skirtingą POP konfigūraciją, perskaitykite jų vartotojo vadovą, kad sužinotumėte savo POP sąranką.

Sveikiname! Jei matote šį ekraną, sėkmingai nustatėte savo pašto profilį. Dabar esame pasiruošę nustatyti „Outlook“ kontaktų aplanką.

Jūsų kontaktų aplanko populiacija

Savo platinimo sąrašą galite įvesti rankiniu būdu į „Outlook“ arba importuoti kitas žiniatinklio adresų knygas - pvz., „GMail“, „Yahoo“ arba „Hotmail“ adresų knygą. Dauguma žiniatinklio el. Pašto paslaugų teikėjų leidžia eksportuoti savo adresų knygą į „Outlook“ suderinamą duomenų šaltinį. Pavyzdžiui, „Gmail“ suteikia mums galimybę eksportuoti savo kontaktus į „Outlook“ suderinamą CSV failą.

„Outlook“ importo funkcija palaiko įvairius failų tipus: csv, vcard, RSS, iCalendar ir daugelį kitų, todėl tai yra puiki priemonė kurti pašto rinkmenų platinimo sąrašą.

CSV failas priskiriamas kategorijai „Kita programa ar failas“ „Outlook“.

„ACT“ failas, „DOS CSV“, „Lotus“, „Access 97-2003“, „PST“ failai, yra kai kurie programos failai, kuriuos palaiko „Outlook“ - mums pasirinkome „Comma Separated Values“ („Windows“) failo tipą.

Dabar suraskite CSV failą, kurį ką tik eksportavome iš „Gmail“ adresų knygos.

Iš visų šių aplankų kontaktinis aplankas yra geriausias mūsų pašto suliejimo tikslo variantas.

„Outlook“ reikia keleto minučių, kad importuotumėte savo kontaktą, priklausomai nuo importuojamų el. Pašto adresų skaičiaus.

Turime turėti galimybę naudoti šį kontaktų aplanką, kai „Outlook“ baigs importuoti visus kontaktus, kad būtų galima sujungti.

„Mail Merge Wizard“

Pradėkite nuo tuščio dokumento ir atidarykite „Mailings“ juostą, kad pradėtumėte mūsų pašto susijungimą.

Vedlys yra geriausias būdas pradedantiesiems pradėti savo pirmąjį pašto suliejimą.

Pranešimų gavėjų pasirinkimas

Vedlys paprašys pasirinkti dokumento tipą mūsų pašto rinkmenai, el. Laiškai yra tinkamas dokumento tipas šiandieniniam pašto suliejimui.

Mes galime pradėti rašyti savo el. Laišką iš tuščio dokumento, šablono ar esamo dokumento.

3 žingsnyje pasirinkite mūsų „Outlook“ kontaktų aplanką kaip mūsų pašto platinimo sąrašą.

Mes turime galimybę naudoti bet kurį mūsų sistemoje nustatytą pašto profilį.

Jei „Outlook“ sėkmingai importavo „Gmail“ adresą, jūsų kontaktų skaičius turėtų būti didesnis nei nulis.

Pasirinkite žmones, kuriuos norite įtraukti į el. Pašto platinimą, pažymėdami atitinkamus žymės langelius.

El. Laiško kūrimas

Pradėkite rašyti savo el. Laišką ir įterpkite sujungimo laukus, kuriuose norite įdėti asmeninius pranešimus - pvz., Pavadinimą ar pavardę atitinkamoje dokumento vietoje.

Kiekvienas sujungimo laukas bus uždarytas dvigubame chevrone; kai baigsite laiškų sujungimo vedlį, jie bus pakeisti jūsų kontaktinės kortelės informacija.

Peržiūrėkite savo el. Laišką, kad pamatytumėte, kaip „Word“ apdoroja sujungimo laukus spustelėję nuorodą „Kitas: Peržiūrėti el. Laiškus“.

Jei esate patenkintas peržiūra, spustelėkite nuorodą „Kitas: užpildyti sujungimą“, o „Word“ išsiųs susijungtą el. Laišką visiems gavėjams, turintiems bendrą temą.

Jūsų temos linijos individualizavimas

Vedlys sulaužo pašto suliejimo procesą į šiuos veiksmus: pasirinkti tinkamą dokumento tipą ir šabloną, kurti platinimo sąrašą, vertinti pašto suliejimo peržiūrą ir siųsti el. Laiškus visiems jūsų gavėjams.

Šiuo metu galite pastebėti dvi įprastas el. Pašto rašymo operacijas, kurias vedlys nepalaiko, rašydamas asmenines temas ir nustatydamas skirtingus priedus. Mes turime naudoti makrokomandą, kad galėtume juos atlikti sujungdami laiškus, pageidautina prieš užbaigdami vedlį.

Atidarydami laišką, spauskite „Alt + F11“ ir dukart spustelėkite „ThisDocument“ darbiniame „Word“ lange, kad atidarytumėte makro redaktorių.

Į tuščią langą įklijuokite šį makro kodą, kurį parašė ekspertų makro koderis hutchinsfairy, ir išsaugokite jį.

„Dim WithEvents wdapp As Application“
Dim EMAIL_SUBJECT Kaip eilutė
Dim FIRST_RECORD kaip Būlio

Privatus subdokumentas „Atidaryti“ ()

Nustatyti wdapp = taikymas
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

Pabaiga

Privatus subdokumentas_Uždaryti ()

Nustatyti wdapp = Nieko

Pabaiga

Privatus sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc kaip dokumentas, Atšaukti kaip Būlio)
Dim i As Integer

Su „ActiveDocument.MailMerge“

Jei FIRST_RECORD = tiesa, tada
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Baigti Jei

i = .DataSource.DataFields.Count

Atlikite, kol i> 0
.MailSubject = Pakeisti (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
Loop

Baigti su

Pabaiga

Privatus sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc kaip dokumentas, ByVal StartRecord kaip ilgas, ByVal EndRecord kaip ilgas, Atšaukti kaip loginis)

FIRST_RECORD = Tiesa

Pabaiga

Privatus sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult kaip dokumentas)

„ActiveDocument.MailMerge.MailSubject“ = EMAIL_SUBJECT

Pabaiga

Grįžkite į savo dokumentą ir spustelėkite nuorodą „Kitas: užpildykite sujungimą“, kad išsiųstumėte el. Laišką.

Spustelėkite nuorodą „Elektroninis paštas…“, kad išsiųstumėte pranešimą.

Padėkite atitinkamus sujungimo laukus, apsuptus chevronu, į temos eilutę.

Makrokomandoje bus išnagrinėtas sujungimo laukas ir jį pakeisite gavėjo pavarde, kai Word išsiųs dokumentą.

Skirtingų elementų prijungimas prie el. Pašto

Iki šiol sužinojome, kaip naudoti pašto suliejimo vedlį ir kaip suasmeninti temų laukus, ir užbaigti šiandieninę pamoką parodysime trečiosios šalies priedą, leidžiantį pridėti kiekvieną failą skirtingu failu.

Atsisiųskite priedą, išimkite jį ir pamatysite, kad priedas yra „Word“ dokumentų šablonai. Jei naudojate žodį 2007 arba 2010, naudokite „CreateEMailData Word 2007 Ver02“ ir „CreateEMailData Word 2003 Ver02“, jei naudojate „Word 2003“.

Nukopijuokite atitinkamą dokumento šabloną į „% appdata%„ Microsoft “„ STARTUP “aplanką, kuriame„% appdata% “yra jūsų„ Microsoft “paleisties aplankas - mūsų atveju tai yra„ C: Vartotojai zaidimai „AppData“.

Iš naujo paleiskite „Word“, nukopijuodami failą į „Microsoft“ paleisties aplanką, ir turėtumėte matyti du naujus priedus: juostos meniu „Pašto siuntimas“ sukurti duomenų failą ir sujungti į el..

Paruoškite duomenų rinkmeną su dviejų stulpelių lentele - gavėjo el. Pašto adresą kairiajame stulpelyje ir visą kelią į priedų failą dešinėje skiltyje, tada išsaugokite jį tame pačiame aplanke, kaip ir el. Pašto sujungimo dokumentą, kaip „MergeAttachmentsData“. Turime pabrėžti, kad turite įrašyti failą kaip „MergeAttachmentsData“, nes kitaip priedas neranda failo, kurio reikia ieškoti priedams.

Grįžkite į savo pašto suliejimo dokumentą ir padalinkite dokumentus į atskirus failus.

Turi būti rodomas naujas žodinio dokumento langas ir spustelėkite priedą „Sujungti į el. Laišką“. Tiesiog spustelėkite mygtuką „Gerai“ geltame dialogo lange, nes mes jau paruošėme duomenų failą.

Įdėkite tinkamą el. Pašto temą, spustelėkite Gerai, o „Outlook“ išsiųs jūsų el. Laišką su priedu, kurį nurodote duomenų rinkmenoje.

Žodis su daugybe naudingų funkcijų yra tikrai puikus našumo įrankis. Mes tikimės rašyti daugiau Word straipsnių mūsų skaitytojams. Tuo tarpu patikrinkite kitus mūsų žodžių straipsnius.

Tikimės, kad sužinojote, kaip naudotis „Word“ pašto sujungimu iš šiandieninio straipsnio. Komentarų skyriuje nedvejodami aptarkite kitus sujungimo patarimus su kitais kolegomis skaitytojais.