Iškirpti, kai siunčiami ir išsiunčiami el. Laiškai

„H“ nuotrauka skirta „Home“

El. Paštas gali palengvinti bendravimą, bet taip pat gali nusausinti jūsų laiką. Sužinokite, kaip apdoroti gaunamus el. Laiškus ir rašyti siunčiamus el. Laiškus, kad sutaupytumėte laiko.

Remiantis 2005 m. Atliktu tyrimu, darbuotojų apklausos parodė, kad elektroniniu paštu praleistas laikas sukėlė 10 000 darbuotojų turinčią įmonę, kuri per metus praranda 152 mln..

El. Neaiškūs el. Laiškai pašalina darbuotojus nuo svarbių su darbu susijusių užduočių, debesų ryšio kanalų ir dažnai sukuria papildomą darbą. Venkite el. Pašto spąstų, atlikdami toliau pateiktus pasiūlymus.

Kaip gaunamas el. Paštas gali praleisti laiką

Nuotrauka: Dvortygirl

Yra daug el. Laiškų tipų, kurie gali praleisti laiką. Tie, kurie:

• Gali būti sumažintas iš kelių pranešimų ir sutrumpintas į išsamų
• Negalima tiesiogiai susieti su jumis
• Ar susieti su jumis, bet ne tiesioginiu būdu, kuris leidžia jums neužtikrinti, kaip ir kaip turėtumėte atsakyti (ir valgo laiką)
• Negalima nukreipti jūsų imtis tam tikrų veiksmų (tai yra neproduktyvi)
• Nusiverkite ir (arba) skatinkite netekti laiko internete
• Netinka el. Laiškui ir jausmingesnis naudojant dinamišką ryšio kanalą, pvz., Verslo susitikimą arba tam tikrą formatą, kuris labiau tinka turiniui (pvz., Atskira dokumento informacija)

Kaip efektyviai apdoroti gaunamus el

Norint efektyviai skaityti ir apdoroti el. Laiškus, turite sutelkti dėmesį į du dalykus - išsiaiškinti el. Laiško pranešimą (arba jo trūkumą) ir nuspręsti, kokių veiksmų imtis atsakant.

1 žingsnis: išsiaiškinkite pranešimą (ar jo trūkumą)

Kai perskaitysite naują el. Laišką, kiek įmanoma mažiau laiko išsiaiškinkite:

• Ar kalbėtojas kreipiasi į jus tiesiogiai ar netiesiogiai
• Ar kalbėtojas jums pasakė, ko jie tikisi iš jūsų
• Ar tai daroma aiškiai
• Ar bendras pranešimas yra jums aktualus
• Ar bendras pranešimas atrodo tinkamas, atsižvelgiant į jūsų santykių su siuntėju kontekstą (ar trūksta, jei, pavyzdžiui, bando pradėti verslo santykius)

Tai padės jums išsiaiškinti, koks yra el. Laiško pranešimas ir kaip norite atsakyti. Tai yra, jei ketinate atsakyti pirmiausia.

Ypač svarbu atkreipti dėmesį į tai, ar kalbėtojas daro vieną ar daugiau dalykų, kurie gali pritraukti jus į brangų laiką, pavyzdžiui:

• Neaišku, ką jie bando pasakyti
• Kalbos vartojimas klaidinančiu ar eufemistiniu būdu, kad būtų išvengta konkrečių kalbėjimo (pvz., „Manau, kad tam tikru momentu turime turėti širdį širdyje“, palyginti su „Ar galite šaukti man šią savaitę, kad galėtume kalbėti telefonu apie kažką svarbaus? “)
• Rambling arba vykstanti tema
• Įskaitant informaciją, kuri nėra jūsų verslo, netinkamas, įžeidžiantis ar nesuderinamas
• Kopijavimas arba bcc'ing jums pranešimuose, kurie jums nėra svarbūs
• Pakartokite tą patį pranešimą per įvairius el. Laiškus arba kartokite tai, kas jau buvo įtraukta į ankstesnius pranešimus, išskyrus el. Paštą
• Rašymas apie ką jau aptartą ir išspręstą dalyką - užmirštu ar neatsargiu būdu

Tokių situacijų atveju būkite ypač atsargūs, kad galėtumėte veiksmingai reaguoti, kad kuo mažiau laiko praleidžiate komunikacijai. Nes lengva leisti minėtiems dviprasmiškiems el.

2 žingsnis. Nuspręskite, kokių veiksmų reikia imtis

Po to, kai žinosite, kas yra žinutė, išsiaiškinkite, koks yra produktyviausias būdas atsakyti. Štai keletas tipinių atsakymų:

• Pokalbio perkėlimas į geresnę ryšio priemonę, pvz., Telefono ir konferencijų skambučius
• Atsakymas į pasikartojantį klausimą, kurį pateikė keli žmonės, o ne elektroniniu paštu, bet per daug informacijos turinčią terpę, kurią galima bendrinti, pvz., „Google“ dokumentą
• Neatsakydami į pranešimus, kuriuose nėra aišku, ką iš jūsų laukia garsiakalbis (net jei jis jaučiasi šiek tiek nepalankus)
• Spręsti neaiškius pranešimus su tiesioginiais ir trumpais konkrečiais klausimais, pvz., „Kai norėtumėte, kad ataskaita būtų baigta?“ Arba „Kaip norėtumėte, kad prisidėsiu prie šio projekto?“
• Pradedamas telefono iškėlimas ir skambinimas asmeniui bet kada dramos ar komunikacijos suskirstymo pradžioje - ištraukimas elektroniniu paštu užtruks tik ilgiau ir gali sustiprinti konfliktą

3 žingsnis: grįžkite į užduotį

Svarbiausia, kad atsakydami į el. Laišką (kuris gali apimti neatsakymą ir vietoj to, kad ištrintumėte pranešimą), turite grįžti į užduotį. Pereikite prie kito el. Laiško, laukiančio jūsų pašto dėžutėje, arba perjunkite įrankius ir grįžkite į faktinį darbą, o ne atsakykite į kitų žmonių užklausas.

Kaip išsiųsti el. Laiškus gali eikvoti jūsų laiką

„Adikos“ nuotrauka

Be to, yra daug el. Laiškų tipų tu išsiuntei tai gali iššvaistyti jūsų laiką. Tie, kurie:

• Nereikalingai įterpiami į kelis pranešimus, kurių kiekvienam reikia laiko ir minties pritaikyti, o ne vieną išsamią
• Negalima tiesiogiai susieti su gavėju, o tai yra švaistymas
• Nepamirškite pakankamai aiškių pokalbių ir (arba) nesusipratimų, arba visai neveikia produktyvių veiksmų (tai reiškia, kad vėliau turėsite vėl pradėti pokalbį)
• Nenukreipkite gavėjo imtis tam tikrų veiksmų, kurie yra neproduktyvūs
• Neskubėkite ir skatinkite gavėją netekti laiko internete - tai reiškia, kad jis skatina tą patį iš jūsų
• Netinka el. Pašto formatui, bet geriau perduodamas per pokalbį realiuoju laiku arba per mokomąjį ar turtingą dokumentą, pvz., Vadovą, dienoraščio straipsnį, DUK puslapį, įmonės ataskaitą arba „PowerPoint“ pristatymą

Kaip efektyviai siųsti el

Norint rašyti el. Laiškus, kurie ilgai nenaudoja laiko (nekalbant apie gavėjo laiką), turite sutelkti dėmesį į penkis dalykus: pranešti apie aiškų pranešimą, prašyti gavėjo imtis veiksmų, kurių reikia imtis, naudojant gerą struktūrą, redaguojant prieš paspausdami siuntimą ir efektyviai sekdami.

1 veiksmas: išvalykite pranešimą

Prieš netgi parengdami el. Laišką, pranešime turite gauti aiškią informaciją. Nustatyti:

• Ką norite bendrauti
• Kodėl norite apie tai pranešti
• Kokių veiksmų norite imtis gavėjui
• Kaip geriausiai juos įtikinti imtis tokių veiksmų

Pateikiamos kelios dažniausios el. Pašto siuntimo priežastys:

• Norėdami priminti žmogui terminą
• Jei norite, kad kas nors parašytų instrukcijas apie užduotį
• Paklausti greito klausimo, į kurį raštu galima atsakyti
• Norėdami atsakyti į greitą klausimą, į kurį raštu galima atsakyti
• Perduoti laikui jautrią informaciją
• Norėdami pasiūlyti susitikimo tvarkaraščio datas
• Stebėti po susitikimo ir parodyti dėkingumą

Visuose šiuose pavyzdžiuose, išskyrus paskutinįjį, norite, kad gavėjas imtųsi veiksmų (net jei tai tik atsako į jus).

Kartais veiksmas neatrodo kaip veiksmas. Gal norite:

• Pasiekite savo kolegos patarimą
• Leiskite savo draugams žinoti, kad saugiai nuvykote į savo kelionės tikslą
• Pateikite trumpą naujovę apie tai, kaip jūs darote savo naująją paskirties vietą ir kaip galite pasiekti per artimiausias kelias savaites

Kiekvienoje iš šių situacijų jūsų gavėjas nenorite imtis tam tikrų veiksmų. Tačiau manoma, kad jie neturėtų imtis jokių veiksmų, jei suteiksite el. Laišką tinkamai arba bent jau pasirašę savo vardą. Jie supranta, kad komunikacija gali lengvai baigtis el. Paštu; kad jiems nereikia atsakyti.

2 žingsnis: paprašykite gavėjo imtis veiksmų, kurių reikia imtis

Norėdami parašyti efektyvius el. Laiškus, kurie taupo jūsų laiką, turite juos pareikšti. Ir jūs turite įsitikinti, kad jūsų gavėjas yra aiškus, kokių veiksmų reikia tikėtis iš jų.

Jei nesiekiate šio tikslo, bet bandote išsiaiškinti savo gyvenimo istoriją arba paaiškinti, kodėl jūs nesinaudojate naujuoju „iPhone“ modeliu, o ne gauti naujausią, galite pamiršti apie laiko taupymą, nes rašiklio rašymas užima daug mąstymo ir laiko.

Suteikdami el. Laiškus, kreipkitės į šiuos dalykus:

• Terminų nustatymas
• Apibendrinant nenumatytų atvejų planus
• Galimų parinkčių kitam veiksmų būdui siūlymas (pvz., Laikas, kurį galite rasti asmeninio susitikimo metu, vietose, kuriose galite susitikti)
• Nuomonės pateikimas, kai prašoma
• Prašymas, tinkamas rašymui ir iš tikrųjų patogesnis, naudojant kitą ryšio būdą
• Nurodykite užduočių, kurias gavėjas sutiko atlikti, nurodymų rinkinį

Būkite aktyvūs ir įtikinami, kai planuojate imtis veiksmų. Venkite užduoti atvirus klausimus, nebent nėra kito pasirinkimo. Kadangi atviri klausimai yra prieštaraujančio turinio priešingybė.

Štai keletas pavyzdžių:

• Vietoj to, kad paprašytumėte gavėjo pateikti savo tvarkaraštį (ir eikvoti el. Paštą šiame procese), pradėkite siųsti savo turimus susitikimų laikus.
• Užuot prašę savo gavėjo, ką jie galvoja apie tam tikrą verslo sprendimą, apibūdinkite galimą sprendimą ir paprašykite konstruoti grįžtamąjį ryšį; tokiu būdu jie neturės savarankiškai sugalvoti kažko ir turės ką nors dirbti

Jūs galite elgtis el. Paštu, pateikdami aiškius nurodymus skaitytojui ir laikydamiesi turinio, o ne atviro.

Svarbiausia, turite įsitikinti, kad bet kokie veiksmai, kurių tikitės iš savo skaitytojo, yra aiškiai perduodami. Negalima daryti prielaidos, kad jie žino, kad šią savaitę norite surengti susitikimą, kuriame siūlote tik turimus laikus. Negalima manyti, kad jie žino, kokią užduotį atlieka užduočių rinkinys. Nurodykite tai aiškiai ir maloniai praneškite jiems, ką norite.

3 žingsnis: sukurkite gerą struktūrą

Vienas, kurį jūs aiškiai nurodėte, ir jūs padarėte jį ginčytiną, atėjo laikas organizuoti tokį būdą, kad perteiktumėte tą aiškumą ir prašomus veiksmus.

Dalys: Bendra taisyklė, kurią reikia laikytis, yra ta, kad pastraipos yra penkių sakinių. Ne tik sunku sutelkti dėmesį į ilgas pastraipas, o skaitymo žiniatinklyje metu, bet clunky pastraipos suteikia gavėjui galimybę prarasti dėmesio ir galbūt praleisti svarbiausius dalykus. Tai veda prie aplaistų ar nereikalingų atsakymų, kurie debesuoja ryšio kanalą.

Sakiniai: Rašydami sakinius, naudokite aktyvųjį balsą. Laikykite sakinius trumpais ir iki taško. Venkite tangentų išvengimo ar be reikalo paaiškindami savo mintis ar jausmus. Vietoj to, laikykitės faktų ir kokių veiksmų prašote savo gavėjui.

Žodžiai: Stenkitės nenaudoti didelių žodžių ar slengų, nebent žinote, kad jų auditorija juos supras. Venkite anekdotų ir kultūrinių nuorodų, kurios gali būti neteisingai suprantamos, nes viskas, ką galima lengvai suprasti, yra galimas kliūtis veiksmingam bendravimui.

Venkite papildomų žodžių ir kvalifikacinių frazių. „Atsižvelgiant į dabartinę situaciją, kurioje tai vyksta, manau, kad tai gali būti išmintinga…“ yra kvalifikacinis teiginys, kuris ne tik švaistytų žodžius ir laiką, bet ir atitraukia iš realaus pranešimo. Vietoj to, tiesiog nurodykite savo rekomendaciją, neprivalėdami ją gauti.

Kitas pavyzdys: „Man buvo įdomu, ar galėčiau tavęs paklausti…“ Ištraukite šią frazę ir tiesiog užduokite klausimą. Tai taip pat padidins jūsų pasitikėjimą, nes jūs nesąmoningai nesikreipsite leidimo bendrauti proaktyviai.

Skyryba: Laikykitės paprastų skyrybos ženklų. Reikalavimus atitinkantys žodžiai ir frazės yra veiksmingos tik tada, kai jie naudojami siekiant nustatyti mandagumą, kai pradedate ryšį su asmeniu, su kuriuo norėtumėte turėti verslo ar asmeninį ryšį. Tokiais atvejais nebūtinai norite būti būsimu, bet naudokite tam tikrus mandagius frazes, kad parodytumėte pagarbą savo laikui.

Sumažinkite kablelių naudojimą - tai natūraliai padeda išlaikyti trumpus sakinius. Venkite tingaus teksto įkvėpimo kalbėti, naudodami taškinius taškus ir iš eilės kablelius. Vietoj to, ištraukite savo sakinius tinkamais anglų kalbomis ir naudokite susitraukimus, kai jie yra prasmingi, nes jie geriau skaito skaitymą.

Be to, apsvarstykite skyrybos sąrašus su brūkšniniais taškais ir naudokite brūkšnelių eilutę, kad suskirstytumėte pagrindinius skyrius (kurie gali apimti vieną ar daugiau dalių).

Ženklinimo taškai ir sekcijų pertraukos pagerina žiniatinklio skaitymą, taip pat padeda jums aiškiau išdėstyti savo pranešimą.

4 žingsnis: Redagavimas prieš siunčiant

Prieš siųsdami el. Laišką, užtrukite 1-2 minutes, kad jį skaitytumėte. Tai padės jums sugauti klaidas arba pastebėti nepatogias dalis, kurių paprastai neturėtumėte pasakyti asmeniškai. Pašalinkite šiuos papildomus žodžius ir supaprastinkite skyrybos ženklus. Užrašykite sąrašus ir sumažinkite savo dalis.

Kai galite atsakyti į šiuos klausimus „taip“, tuomet esate pasiruošę paspausti „siųsti“:

• Ar pranešimas aiškus?
• Ar lūkesčiai yra teisingi ir aiškiai nurodyti?
• Ar mano gavėjas galės sėkmingai gauti mano pranešimą? Sėkmė reiškia, kad jie žino, kokio atsakymo tikimasi iš jų.
• Jei vaidmenys būtų pakeisti, ar galėčiau sėkmingai gauti šį pranešimą?

5 žingsnis: efektyviai sekite

Be to, aktyviai sekite savo el. Laiškus. Jei kas nors neatsako į tiesioginį prašymą, nereikės švaistyti laiko, kas nutiko. Vietoj to, atsiųskite mandagų, bet tiesioginį el. Laišką, kad galėtumėte juos patikrinti. Taikyti pirmiau išvardytus principus. Ir nereikia perkrauti per daug laiko bandant gauti atsakymą; jei gavėjas neprisijungia su jumis, žinokite, kada norite judėti arba kreiptis į juos asmeniškai.

Jei norite sutaupyti laiko, naudokite el

El. Paštas gali sutaupyti daug laiko, jei žinote, kaip jį naudoti efektyviai. Taip yra ir pranešimų siuntimui, ir priėmimui.

El. Laiškus geriausiai galima panaudoti veiksmams, kurie tinkamai perduodami raštu. Jei pasinaudosite elektroninio pašto teikiamais privalumais ir išvengsite daug laiko praleidžiančių spąstų, jis yra galingas įrankis.