Kaip pridėti galiojimo datą el. Laiškams programoje „Outlook“ (ir ką jie skirti)

„Outlook“ leidžia pridėti galiojimo datą el. Pasibaigus galiojimo laikui, el. Laiškas bus rodomas kitokiu formatu, o naudodami „Outlook“ integruotus įrankius automatiškai valdysite pasibaigusią el. Laišką.

Galiojimo pabaigos datos taikomos tik el. Laiškams, o ne kalendoriaus įvykiams ar užduotims, nes šie elementai turi savo datas, kuriomis galite juos valdyti

Kaip nustatyti galiojimo datą el

Jei norite pridėti išsiųsto el. Laiško galiojimo datą, turite atidaryti el. Pašto savybių langą. Atidarykite el. Paštą ir spustelėkite Pranešimas> Žymos.

Taip atsidarys el. Pašto savybės langas, kurį taip pat galite pasiekti spustelėdami Funkcijos> Daugiau parinkčių arba Failas> Ypatybės. Įjunkite žymimąjį laukelį „Baigiasi po“ ir pasirinkite datą ir laiką.

Jei norite grįžti į el. Laišką, spustelėkite Uždaryti. Nėra jokių matomų požymių, kad pridėti galiojimo datą, ir galite siųsti el. Laišką kaip įprasta.

Jei norite pridėti gautą el. Laiško galiojimo datą, atidarykite el. Laišką ir spustelėkite Pranešimas> Žymos (arba Failas> Ypatybės).

Tai atveria el. Pašto savybių langą. Gauto el. Laiško parinkčių nėra, nes yra siunčiamo pranešimo, tačiau vis tiek galite nustatyti galiojimo datą ir laiką.

Ką daro galiojimo pabaigos data?

Taigi prie el. Laiško pridėjote galiojimo datą. Tai puiku ir visi, bet kas tai naudinga?

„Outlook“ galiojimo datas naudoja įvairiais būdais, kad padėtų jums sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu. Pasibaigę el. Laiškai paprastai nėra tokie pat svarbūs kaip laiškai, kurių galiojimo laikas nepasibaigė, todėl „Outlook“ automatiškai formatuoja skirtingus laiškus.

Jei peržiūrėjote sąlyginio formatavimo nustatymą programoje „Outlook“, galbūt pastebėjote formatavimo taisyklę „Pasibaigęs elementai“.

Ši taisyklė formuoja visus el. Laiškus, kurie praėjo savo galiojimo datą, su pilku šriftu ir tekstu.

Tai leidžia jums žinoti, kad el. Laiškas baigėsi, todėl pirmiausia galite sutelkti dėmesį į svarbesnius el. Laiškus. Jei išsiuntėte el. Laišką su galiojimo data, šis formatavimas bus taikomas ir gavėjo „Outlook“, bet ir kitiems el. Pašto klientams, pvz., „Thunderbird“, arba žiniatinklio programoms, pvz., „Gmail“ arba „Yahoo! Paštas, ignoruos datą ir nieko nedarys su juo.

Taip pat galite pridėti stulpelį į aplanką, kuriame rodomas bet kurio el. Laiško galiojimo laikas. Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite stulpelio antraštę aplanke, į kurį norite įtraukti stulpelį, tada spustelėkite „Lauko parinkėjas“.

Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Date Time fields“ (data laiko laukai) ir pasirinkite parinktį „Expires“ (baigti).

Įtraukite į stulpelius į aplanką „Išeikvokite“ elementą.

Kai atidarote pasibaigusią el. Laišką, „Outlook“ praneša jums antraštėje esantį pranešimą.

Vis dar galite atsakyti į išsiųstą el. Laišką arba persiųsti jį, bet jei bandysite ją persiųsti, „Outlook“ pirmiausia parodo įspėjimą.

Spustelėkite „Taip“, kad išsiųstumėte el. Laišką, arba „Ne“, jei norite atšaukti.

Galiojimo datos naudojimas el. Pašto valdymui

Kai kurie „Outlook“ integruoti įrankiai taip pat naudoja galiojimo datas. Jei nustatėte „AutoArchiving“ programoje „Outlook“, galbūt pastebėjote parinktį „Ištrinti pasibaigusius elementus (tik el. Pašto aplanke)“.

Jei tai įjungta, AutoArchive ištrins arba perkelia (priklausomai nuo kitų nustatymų) bet kokius el. Laiškus, kurių data praėjo. Tai yra puikus būdas automatiškai pašalinti pasibaigiančius el. Laiškus ir sustabdyti jų pašto dėžutę.

Jei nenorite, kad jūsų pasibaigę el. Laiškai būtų ištrinti ar perkelti, bet nenorite jų matyti programoje „Outlook“, galite nustatyti „Outlook“ sinchronizavimo taisykles, kad jų nebūtų galima atsisiųsti iš „Exchange“ el. Pašto serverio.

Kai kuriate sinchronizavimo filtrą, spustelėkite skirtuką „Išplėstinis“ ir tada mygtuką „Laukas“.

Pasirinkite Datos / Laiko laukai> Meniu pasibaigia. Laukas taip pat yra „All Mail“ laukuose ir „All Post“ laukuose.

Nustatykite „Sąlyga“ į „į arba anksčiau“ ir „Vertė“ į „vakar“, tada spustelėkite „Įtraukti į sąrašą“.

Taip bus filtruojamos visos pasibaigusios užduotys, kad jei jos baigėsi vakar ar anksčiau, jos nebus sinchronizuojamos su „Outlook“ ir nebus rodomos jūsų pašto dėžutėje. Jei norite juos matyti, jie vis tiek bus prieinami „Outlook“ žiniatinklio programoje.

Negalite nustatyti taisyklių, kurios leistų automatiškai pridėti galiojimo datas į gaunamus el. Laiškus, arba sukurti greitą veiksmą, kuris paspaudus mygtuką paspaudžia galiojimo datą, bet galite automatiškai pridėti galiojimo datą visiems siunčiamiems laiškams. Spustelėkite Failas> Parinktys> Paštas, slinkite žemyn į Siųsti pranešimus ir įjunkite „Pažymėti el.

Įveskite dienų skaičių, po kurių norite, kad pranešimai baigtų galioti, tada spustelėkite „Gerai“. Tai automatiškai prideda galiojimo datą visiems siunčiamiems laiškams.

Galiojimo pabaigos datos yra naudingas būdas valdyti savo prioritetus ir jūsų pašto dėžutę mažai apšviestais pranešimais, kurie nebėra aktualūs ir leidžia naudoti „Outlook“ įrankius, kad ištrintumėte arba paslėptumėte tuos pranešimus, kurių jums nereikia. Tai dar viena priemonė kovoje, kad jūsų pašto dėžutė nepatektų į kontrolę ir būtų labai naudinga priemonė.