Kaip išsiųsti savo profesorių ir gauti greitą atsakymą

„Uniinnsbruck“ nuotrauka

Profesoriai yra kai kurie iš judriausių žmonių. Jie turi paskaityti, laikyti darbo valandas, dirbti su absolventais ir kolegomis, dalyvauti konferencijose ir kituose viešuose renginiuose, atlikti, publikuoti ir pristatyti tyrimus. Tačiau, net jei jie yra trumpi, yra būdų bendrauti su jais el. Paštu ir laiku gauti atsakymą, kad galėtumėte tęsti savo darbą su mažiau trūkumų.

Įdėkite veidą į vardą

Tai ideali vieta susitikti su savo profesoriumi prieš išsiunčiant pirmąjį el. Laišką. Pristatykite save per pirmą mokyklos savaitę. Tegul jūsų profesorius žino apie jūsų interesus, jūsų klausimus ar kažką kito, kas jums unikali. Rodydamas, kad jūs pakankamai rūpinatės, kad susipažintumėte su jais asmeniškai, jie skatina laiku reaguoti į jūsų prašymus. Kuo geresnis įspūdis, kurį paliekate, tuo geriau jie gali jus prisiminti.

Kai ateina laikas išsiųsti pirmąjį el. Laišką su užduotimis susijusiais klausimais, jūsų profesorius galės įdėti savo veidą į jūsų vardą. Tai padeda jiems įdėti el. Paštą į kontekstą. Jei jie jau sėkmingai bendravo su jumis anksčiau, jie bus labiau linkę vėl bendrauti be abejonių. Ir galbūt jie jau pasitiki, kad esate rimtas studentas.

Naudokite išsamią temą

Temos eilutė yra viskas, kai reikia laiku reaguoti į el. Visų pirma, kai žmonės gauna el. Laišką iš siuntėjų, kurių jie nežino, jie žiūri į temos eilutę. Remdamiesi vien tik temomis, jie gali ištrinti laiškus, kurie jiems atrodo nepageidaujami ar tiesiog nesvarbūs.

Dabar profesoriai yra įpareigoti atsakyti į studentų el. Laiškus, susijusius su administraciniais ir klasės klausimais. Tačiau temos eilutė vis dar svarbi, kad greitai pasiektumėte savo profesorių. Pristatykite teminę eilutę taip, kad, pamatydami ją, jūsų profesorius atidarytų ir skaito jį nedelsiant - užuot pateikęs jį vėliau. (Kitas tikslas - sukurti el. Paštą taip, kad iškart po skaitymo jūsų profesorius nedelsdamas atsakytų, tačiau mes tai padarysime vėlesniame skyriuje.)

Taigi prieš siųsdami el. Laišką susiaurinkite jį iki konkretaus tikslo. Nurodykite šį tikslą taip, kaip galite tiesiogiai temoje.

Užuot naudoję „Norėčiau užsiregistruoti į savo klasę“, konkrečiai nurodykite klasės pavadinimą ir kaip jie gali jums padėti:

Kuo konkretesni galite būti, tuo lengviau tai padaryti savo profesoriui. Labai specifinė antraštė leidžia jiems žvelgti į akis, ko tikimasi iš jų.

Būkite mandagūs ir formalūs

Kai naudosite gerą temą, turite įsitikinti, kad jūsų atidarymas neužkerta kelio jūsų profesoriui skaityti visą pranešimą. Nenorite pasakyti „Hey“ ir toliau eiti savo pranešimu. Tai nustato neprofesionalų toną, kuris gali būti kliūtis efektyviam bendravimui. Jūs norite klaidingai pasidžiaugti.

Parašykite savo pranešimą taip mandagiai ir pagarbiai, kaip jūs galite, net jei tai reiškia tam tikrą netikslumą. Pvz., Tarkime, kad vasarą vartojate bendruomenės koledžo klasę, kad atitiktų bendruosius reikalavimus. Jūsų instruktorius nėra techniškai profesorius, bet šiais metais ką tik pradėjo mokyti ne visą darbo dieną.

Jūs vis dar norite juos spręsti kaip „profesorių“, nes jis yra formalus, mandagus ir rodo, kad esate pasiruošęs sukurti gerą bendravimą. Err į mandagumo pusę iki pataisymo - kai jūsų instruktorius primygtinai reikalauja, kad juos vadintumėte „p. Bobas arba „Joey“.

Štai keletas kitų būdų, kaip išlaikyti jūsų pranešimą mandagiai:

• Visada prisiregistruokite su savo vardu - pageidautina pirmiausia ir paskutinis, jei klasėje yra daug studentų.
• Uždarykite sakinį ar frazę, kuri parodo jūsų dėkingumą už tai, kad perskaitėte pranešimą. Tai gali būti sakinys prieš pasirašant jūsų vardą, pvz., „Aš vertinu jūsų pažvelgimą į šį profesorių Johną“. Arba tai gali būti tiesiog „Ačiū“, po kurio seka jūsų vardas.
• Laikykitės temos; vyksta liestinės rodo, kad jūs tikrai nesilaikote savo laiko, nes jie tikriausiai turi šimtus kitų el. laiškų.
• Negalima daryti prielaidos, kad jie padarys viską, ką prašote. Yra keletas dalykų, kuriuos dėstytojai turi padaryti studentams, pvz., Suteikti jums leidimą įvesti kursą, jei tenkinate prielaidas. Bet net ir taip, nereikia manyti, kad jie padarys viską, ko prašote. Nenorite parodyti nepagarbos ar suteikti jiems priežasčių persvarstyti, kaip ir ar jie nori jums padėti. Taigi, prašau mandagiai, nurodydami kuo mažiau prielaidų.

Naudokite tinkamus pavadinimus ir etiketes

Kaip jau aptarta, naudokite tinkamas etiketes savo konkrečioje temoje ir kreipkitės į savo profesorių mandagiai. Įsitikinkite, kad etiketės, numeriai, datos ir laikai yra teisingi. Jei nesuprantate apie susitikimo laiką arba netyčia nurodote neteisingą testą, jūsų profesorius turės skirti daugiau laiko, kad galėtumėte dar kartą patikrinti ir galbūt el. Tai gali greitai reaguoti į pokalbį, apimantį daugelį el. Laiškų.

Laikykitės taško

Kai einate į liestinę el. Laiške arba atskleidžiate daugiau (asmeninės) informacijos, nei yra būtina šiai užduočiai atlikti, tai galiausiai praranda vertingą jūsų profesoriaus skaitymo laiką, taip pat savo laiką. Prilipimas prie taško yra vienas iš kelių būdų, kaip sumažinti laiką, skirtą siųsti el. Laiškus, ir sumažinti poreikį rašyti papildomus el. Laiškus paaiškinimui.

Ištrinkite nereikalingus žodžius ir frazes, pavyzdžiui, „Man buvo įdomu, ar“, arba „Ar manote, kad galbūt…“, tiesiog užduokite klausimą. Gali būti bauginanti būti toks atviras su savo profesoriumi, tačiau praktikoje tai nebus ilgai. Kadangi jūs išmoksite, kad taškas būtų profesionalus, ir kad jis pasitiki.

Toliau pateikiamas pavyzdys, kai reikia skaityti daugiau laiko ir ilgiau trikdo:

Kaip matote, sutrumpinta forma išsiunčia pranešimą efektyviau:

Laikykite trumpą

Trumpas palaikymas yra panašus į buvimą vietoje. Geriausia, jei nenorite daugiau nei trijų iki keturių sakinių pastraipoje. Ir nenorite įdėti vieno pranešimo per daug punktų. Išskyrus atvejus, kai dalijate atsiliepimus ar asmeninę istoriją, kuri padės jūsų profesoriui pažinti jus ir geriau suprasti, kaip jie gali jums padėti.

Atlikite tiesioginį prašymą

Net jei turite puikią teminę eilutę, vis tiek reikia stebėti patį pranešimą. Jūs tai darote pateikdami prašymą tiesiogiai. Gali būti aiškiau, jei pateikiate užklausą kaip klausimą. Arba, jei naudojate „Prašau… [prašymas čia]“ atidarytuvą. Atminkite, kad jei siunčiate savo profesoriui el. Laišką, kad gautumėte savo nuomonę apie temą, tai vis dar yra prašymas, nes prašote, kad jie praleistų laiką ką jie žino.

Padarykite savo prašymą taip aiškiai, kad jūsų profesorius neturės klausimų apie tai, ko prašote iš jų. Jei galite atlikti šį svarbų žingsnį, galite padėti savo profesoriui imtis veiksmų iškart po el. Ir ne tik gausite greitą atsakymą iš jų, bet taip pat greičiau pateksite į tą laukimo klasę.

Sekti

Net jei sėkmingai taikytumėte pirmiau minėtus principus savo profesoriaus el. Laišku, ir jūs negalite laiku reaguoti, gali būti, kad jūsų profesorius dar nėra gavęs el. Laiško arba šiuo metu nepasiekiamas. Nesijaudinkite dėl to, kokios priežastys, tiesiog sekite mandagiai, jei per dvi dienas negirdėjote jų. Skirtingose ​​universitetuose yra skirtingos politikos ar kultūros (net jei jos nėra parašytos) už tai, kas laikoma tinkamu laiku, todėl ji gali skirtis priklausomai nuo jūsų institucijos ar konteksto.

Taikykite aukščiau išvardytus atrankos principus prie tolesnio el. Laiško. Jei dėl kokių nors priežasčių vis dar nepasiekiate, po kito trijų iki keturių dienų gali būti tinkamas kitas tolesnis el. Laiškas (vėl, priklausomai nuo situacijos). Arba gali būti laikas pasikalbėti su savo profesoriumi asmeniškai. Jei taip yra, įsitikinkite, kad iš jų sužinosite, kaip geriausiai bendrauti elektroniniu paštu.

Efektyviai bendrauti su savo profesoriumi, jei reikia, gerina jūsų galimybes sėkmingai dirbti tam tikroje klasėje. Laikykite, kad komunikacija būtų laiku, sklandžiai ir produktyviai, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į savo darbą.