Kaip gauti Outlook pranešimus tik svarbiems laiškams

„Microsoft“ manė, kad jie naudingi, kai nustatė pranešimus apie naują el. Tačiau nuolatinis pranešimų pranešimas gali sutrikdyti jūsų minties traukinį. Galite visiškai išjungti pranešimus arba dar geriau - galite nustatyti, kad „Outlook“ praneštų tik apie svarbius el. Laiškus.

Kaip sukurti paprastą taisyklę

Jei turite reaguoti į tam tikrus žmones, pvz., Klientus, viršininkus ar šeimos narius, galite naudoti „Outlook“ taisykles, kad gautumėte pranešimus tik apie tam tikrus pranešimus. Štai kaip nustatyti taisyklę, kuri rodo tik tam tikro siuntėjo el. Pašto pranešimus.

Lengviausias būdas nustatyti šią taisyklę yra rasti el. Laišką iš šio asmens. Šiuo pavyzdžiu nustatysiu taisyklę, kad praneščiau man, kai gausiu laišką iš mano viršininko, nes laiškai iš jūsų viršininko visada yra svarbūs, tiesa? Taigi, dešiniuoju pelės klavišu spragtelėjau „How-To Geek“ vyriausiasis redaktorius, Whitson Gordon, ir pasirinkite „Taisyklės“, o tada „Sukurti taisyklę“ iš iškylančiojo meniu.

Dialogo lange „Sukurti taisyklę“ pasirinkite sąlygas, kuriomis norite gauti pranešimus apie naują el. Laišką. Noriu gauti skubius pranešimus apie laiškus, kuriuos gausiu iš Whitson, todėl pasirenku pirmąjį žymės langelį.

Taip pat pažymiu žymimąjį langelį „Išsiųsta“ ir įsitikinkite, kad mano vardas yra išrinktas iš išskleidžiamojo sąrašo, todėl gausiu pranešimus apie elektroninius laiškus, siunčiamus iš Whitson tiesiogiai man. Jei nenorite būti informuotas apie el. Laiškus, kuriuose esate CC'ed, arba vieną iš kelių gavėjų, išskleidžiamajame sąraše „Išsiųstieji“ pasirinkite „tik“. Kai pasirinksite, spustelėkite „Gerai“.

Parodomas dialogo langas „Sėkmė“ su galimybe „Vykdyti šią taisyklę dabar esančiuose aplankuose jau esančiuose pranešimuose“. Spustelėkite „Gerai“. Noriu sužinoti, kokie el. Laiškai yra gaunami iš „Whitson“ gautų laiškų, todėl pažymiu žymės langelį.

Pasirodys dialogo langas „Naujų pranešimų perspėjimas“, reikalaujantis neatidėliotinų veiksmų. Šiuo metu mano pašto dėžutėje yra tik vienas laiškas iš „Whitson“, taigi tai yra vienintelis šiame dialogo lange nurodytas sąrašas. Tačiau, jei iš Whitson būtų daugiau laiškų, jie visi būtų išvardyti čia. Jei norite tiesiogiai peržiūrėti šį dialogo langą, pasirinkite el. Laišką, kurį norite peržiūrėti, ir spustelėkite „Atidaryti elementą“. Norėdami uždaryti dialogo langą, spustelėkite „Uždaryti“.

Dialogo langas „Naujų pranešimų perspėjimas“ lieka atidarytas, kol spustelėsite „Uždaryti“, net kai atidarote el. Laišką iš dialogo lango ir uždarysite pranešimą.

Kaip sukurti daugiau išplėstinių taisyklių

Kurdami taisykles, galite pasirinkti iš papildomų, daugiau konkrečių parinkčių, nei galima rasti pagrindiniame dialogo lange „Sukurti taisyklę“. Norėdami tai padaryti, atidarykite dialogo langą „Sukurti taisyklę“, kaip aprašyta šiame straipsnyje. Tada spustelėkite „Išplėstinės parinktys“.

Pirmame dialogo lango „Taisyklių vedlys“ ekrane rodomas išsamių tikrinimo sąlygų sąrašas. Pažymėkite žymės langelius toms sąlygoms, kurias norite patikrinti el. Paštu. Noriu gauti pranešimus, kai gaunu laiškus iš Whitson, kuriuos siunčiau tik man, todėl aš pasirenku šias sąlygas.

Mėlynas pabrauktas tekstas yra nuorodos, kurias spustelėsite norėdami nustatyti vertę (-es), kurią (-ias) norite patikrinti šioje būsenoje. Pasirinkę šią sąlygą, „Žingsnis 2“ langelyje spustelėkite mėlyną nuorodą į šią sąlygą, kad redaguotumėte vertes.

Pasirinkę sąlygas, kurias norite patikrinti, spustelėkite „Kitas“.

Dabar pasirinkite parinktis, kad nurodytumėte, ką reikia padaryti su gautu pranešimu, atitinkančiu pasirinktas sąlygas. Galite daryti tokius dalykus, kaip perkelti pranešimą į konkretų aplanką, persiųsti jį vienam ar daugiau žmonių, atsakyti naudodami šabloną arba pažymėkite jį kaip skaitytą. Noriu gauti „Desktop Alert“, kai gaunu el. Laišką iš „Whitson“, todėl sąraše pasirinksiu paskutinę parinktį „rodyti darbalaukio įspėjimą“. Pasirinkę, ką norite padaryti su pranešimu, spustelėkite „Kitas“.

Kitame ekrane pateikiamos taisyklės, leidžiančios nustatyti išimtis, pvz., Jei nenorite gauti pranešimo, jei pranešimas yra susitikimo kvietimas arba atnaujinimas. Pasirinkite bet kokias išimtis, kurias norite taikyti savo taisyklei, ir spustelėkite „Kitas“. Nenoriu jokių išimčių, todėl tiesiog spustelėkite „Kitas“, jei norite praleisti šį ekraną.

Paskutiniame ekrane galite nurodyti taisyklės pavadinimą ir nustatyti kai kurias taisykles, įskaitant vieną į „Įjungti šią taisyklę“. Jei norite nedelsiant paleisti taisyklę pranešimuose, esančiuose jau gautuosiuose, pasirinkite „Vykdyti šią taisyklę dabar pranešimuose, esančiuose„ Gautieji ““.

Perskaitykite taisyklės aprašymą „3 žingsnis“ ir spustelėkite „Baigti“, kai baigsite.

Dabar, kai gaunu laišką iš Whitson, „Windows“ darbalaukyje rodomas darbalaukio įspėjimas. Atkreipkite dėmesį, kad tai skiriasi nuo dialogo lango „Naujų pranešimų perspėjimai“, o tai yra vietinis „Windows“ pranešimas. Jei pageidaujate šio pranešimo stiliaus, turėsite pereiti prie „Išplėstinių parinkčių“ kiekvienai jūsų sukurtai taisyklei “.

Kaip redaguoti savo taisykles

Jūsų taisyklių keitimas, ištrynimas ar net laikinas išjungimas yra paprastas. Noriu pakeisti savo taisyklę, kad būtų rodomas dialogo langas „Naujų pranešimų perspėjimas“, o ne „darbastalio įspėjimas“. Norėdami tai padaryti, spustelėkite „Pagrindinis“ skirtuką.

Skiltyje „Perkelti“ spustelėkite mygtuką „Taisyklės“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“.

Rodomas dialogo langas „Taisyklės ir įspėjimai“. Skirtuke „E-mail Rules“ spustelėkite „Change Rule“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Edit Rule Settings“.

Kaip aptarta anksčiau, pirmasis „Taisyklių vedlio“ ekranas rodo sąlygų, kurias galite patikrinti, gaunamus el. Laiškus, sąrašą. Pasirinkimai, kuriuos aš padariau, kai pirmą kartą nustatydavau taisyklės rodymą sąrašo viršuje, ir aprašymas su dabartiniais nustatymais rodomi laukelyje „2 veiksmas“. Nenoriu pakeisti sąlygų, taigi spusteliu „Kitas“. Jei norite pakeisti savo taisyklės sąlygas, atlikite pakeitimus ir spustelėkite „Kitas“.

Ekrane, kuriame pateikiami veiksmai, kurių reikia imtis priimant el. Laiškus (priklausomai nuo sąlygų), išjungsiu „Rodyti darbalaukio įspėjimą“ parinktį, kuri rodoma sąrašo viršuje, tada spustelėkite „Kitas“.

Tarkime, kad norite rodyti daugiau dialogo lango „Nauji pranešimai“. Slinkite žemyn veiksmų sąrašo apačioje ir pažymėkite žymės langelį „rodyti konkretų pranešimą naujojo elemento įspėjimo lange“. Jei norite tinkinti pranešimą, rodomą dialogo lange „Naujų pranešimų perspėjimas“, laukelyje „2 veiksmas“ spustelėkite nuorodą „konkreti žinutė“.

Dialogo lange „Perspėjimo pranešimas“ įveskite pranešimą, kuris bus rodomas dialogo lange „Naujų pranešimų perspėjimas“ ir spustelėkite „Gerai“.

Jei norite pridėti ar pašalinti visas išimtis, spustelėkite „Kitas“, kad pasiektumėte išimčių sąrašą ir atliktumėte pakeitimus. Norėdami pakeisti taisyklės pavadinimą arba pakeisti kitas parinktis paskutiniame „Taisyklių vedlio“ ekrane, išimčių ekrane dar kartą spustelėkite „Kitas“. Nenoriu nieko keisti, todėl veiksmų ekrane spustelėkite „Baigti“, kad galėčiau priimti mano pakeitimus ir uždaryti „Taisyklių vedlį“.

Grįžtate į dialogo langą „Taisyklės ir įspėjimai“. Norėdami uždaryti, spustelėkite „Gerai“. Jei norite nedelsiant paleisti taisyklę, spustelėkite „Vykdyti taisykles dabar“ skirtuko „El. Pašto taisyklės“ viršuje.

Dialogo lange „Pradėti taisykles dabar“ langelyje „Pasirinkite taisykles paleisti“ pasirinkite žymės langelį toms taisyklėms, kurias norite paleisti, ir spustelėkite „Vykdyti dabar“.

PASTABA: Kai paleisite taisyklę, dialogo langas „Run Rules Now“ („Tęsti taisykles dabar“) uždaromas automatiškai. Norėdami uždaryti, turite paspausti „Uždaryti“. Dialogo langas „Taisyklės ir įspėjimai“ neišjungiamas automatiškai, todėl spustelėkite „Gerai“, kad uždarytumėte.

„New Mail Alerts“ dialogo langas rodomas su jūsų pasirinktiniu pranešimu viršuje.

„Outlook“ taisyklių funkcija suteikia daug galimybių automatiškai tvarkyti el. Laiškus. Konkrečius pranešimus galite perkelti į tam tikrus aplankus, atlikti el. Laiškų veiksmus su tam tikru temos eilutės tekstu arba netgi ištrinti pranešimus automatiškai pagal tam tikras sąlygas. „Outlook“ taisyklės iš pradžių gali atrodyti didžiulės dėl visų galimų parinkčių. Tačiau, jei žinote, kaip norite valdyti tam tikrus el. Laiškus, ne taip sunku sukurti ir valdyti savo taisykles.