Kaip greitai įterpti teksto blokus į „Microsoft Word“ su „AutoText“

Mes visi turime keletą didelių teksto gabalų, kuriuos turime reguliariai įvesti, pvz., Jūsų adresą, ilgus pavadinimus ar frazes, ar netgi lenteles ir vaizdus, ​​kuriuos dažnai naudojate. „Word“ automatinio teksto funkcija leidžia išsaugoti šiuos teksto gabalus ir greitai juos įterpti keliais klavišų paspaudimais, kad galėtumėte mažiau laiko rašyti.

„AutoText“ funkcija jau seniai buvo „Office“ dalis, tačiau dabar ji yra „Quick Parts“ dalis, kuri buvo įtraukta į „Office 2007“. Be automatinio teksto įrašų, greitųjų dalių funkcija leidžia jums įterpti dokumentų savybes (pvz., Pavadinimą ir autorių) ) ir laukus (pvz., datas ir puslapių numerius). „Quick Parts“ ir „AutoText“ įrašai taip pat žinomi kaip „Building Blocks“, o „Word“ yra su daugeliu iš anksto nustatytų blokų. Taip pat galite pridėti kuo daugiau pasirinktinių statybinių blokų.

PASTABA: Mes anksčiau parašėme, kaip nukreipti tekstą iš kitų „Word“ dokumentų, kad galėtumėte įterpti pakartotinai naudojamą turinį į kitus dokumentus, kurie automatiškai atnaujinami. Šiame straipsnyje aptartas triukas panašus į įrašą „AutoText“. Tačiau, kai turinys įterpiamas naudojant įrašą „AutoText“, šis turinys nebus automatiškai atnaujinamas pakeitus automatinio teksto įrašą.

Yra ir kita programinė įranga, pvz., Nemokama „PhraseExpress“ skirta „Windows“, kuri atlieka panašią užduotį visoje sistemoje. Tai puiku, nes ji veikia kiekvienoje programoje, o ne tik „Word“, bet „AutoText“ turi kelis savo paties privalumus, ji turi daugiau formatavimo galimybių (ypač „Word“ specifinių) nei „PhraseExpress“, ir ji yra prieinama visur, kur yra „Word“. Taigi, jei jums neleidžiama įdiegti trečiosios šalies programų jūsų darbo kompiuteryje, vis tiek galite naudoti automatinį tekstą.

Galite saugoti tik automatinio teksto įrašus šablonuose, o ne pačiuose dokumentuose. Pagal numatytuosius nustatymus nauji „AutoText“ įrašai yra saugomi „Normal.dotm“ šablone. Tai apriboja jūsų automatinio teksto įrašų prieinamumą tik jūsų įrenginyje, nebent bendrinate savo „Normal.dotm“ šabloną su kitomis mašinomis. Galite pridėti automatinio teksto įrašus į pasirinktinius šablonus, tačiau yra apribojimų, kuriuos aptarsime vėliau šiame straipsnyje.

Kaip sukurti naują automatinio teksto įrašą

Norėdami pradėti, sukurkite naują „Word“ dokumentą ir įveskite turinį (tekstą, vaizdus, ​​lenteles ir kt.), Kurį norite pridėti kaip automatinio teksto įrašą. Tada pažymėkite turinį ir spustelėkite skirtuką „Įterpti“.

Jei norite, kad jūsų automatinio teksto įrašo tekstas būtų saugomas su visų formato pastraipų formatu, įskaitant paskutinę pastraipą, įsitikinkite, kad paskutinės pastraipos pabaigoje esantis pastraipos ženklas yra įtrauktas į jūsų pasirinkimą. Dalies ženklas išsaugo pastraipos formatą. Kai straipsnio pastraipos pabaigoje nepasirenkate pastraipos ženklo, ta dalis įterpia supančio teksto pastraipos stilių. Jei kiekvieno pastraipos pabaigoje nematote pastraipos ženklo, galite pasirinkti juos rodyti pasirinktyse. Bet koks simbolių formatavimas, kurį taikėte „AutoText“ turiniui, automatiškai išsaugomas įraše „AutoText“.

Skiltyje „Tekstas“ spustelėkite mygtuką „Naršyti greitąsias dalis“ ir perkelkite pelės žymeklį ant „Automatinio teksto“ išskleidžiamajame meniu. Tada submeniu pasirinkite „Išsaugoti pasirinkimą į„ AutoText Gallery “.

PASTABA: Galite pastebėti parinktį „Išsaugoti pasirinkimą į greitąją dalį“, kuri yra tiesiogiai prieinama meniu „Greitosios dalys“. Ši parinktis prideda pasirinktą tekstą kaip „Quick Parts“ įrašą, o ne „AutoText“ įrašą. „Quick Parts“ ir „AutoText“ įrašai yra abu elementai. Galite pridėti įrašą tokiu būdu, tačiau mes aptarsime, kaip jį įterpti kaip automatinio teksto įrašą.

Rodomas dialogo langas „Sukurti naują bloką“. Įrašykite „AutoText“ įrašo pavadinimą redagavimo laukelyje „Name“.

Rekomenduojame, kad jūsų automatinio teksto įrašų pavadinimai būtų pakankamai skirtingi, kad tik įterpti kelis vardo simbolius, kad įterptumėte kiekvieną dokumentą. Jei keli automatiniai teksto įrašai turi labai panašių pavadinimų, turėsite įvesti pakankamai pavadinimo, kad „Word“ žinotų, kurį įrašą norite įterpti.

Taip pat galite pakeisti šio įrašo kategoriją. Išskleidžiamajame sąraše „Kategorija“ yra parinktis „Sukurti naują kategoriją“, leidžianti pridėti šį automatinio teksto įrašą prie priskirtos kategorijos. Taip pat galite pakeisti „Galeriją“, kurioje sukurtas įrašas.

Išskleidžiamajame sąraše „Parinktys“ galite nurodyti, kaip įrašas įtraukiamas į dokumentą. Jei įtraukiate nedidelį teksto bitą, pvz., Įmonės pavadinimą, pasirinkite „Insert content only“ (įterpti tik turinį), kuris įterpia žymeklio eilutės turinio turinį. Taip pat galite įterpti turinį kaip savo pastraipą arba savo puslapį (puikiai tinka standartiniams viršeliams kurti).

Priimkite numatytąją nuostatą „Išsaugoti“ išskleidžiamajame sąraše. Tai padės išsaugoti automatinio teksto įrašą į jūsų įprastą šabloną.

Nustatę naują automatinio teksto įrašą, spustelėkite „Gerai“.

Uždarius paskutinį atidarytą „Word“ dokumentą, toliau pateiktame dialogo lange gali būti rodomas klausimas, ar norite išsaugoti „Normal.dotm“ šablono pakeitimus, jei įjungėte parinktį, kad būtų paraginta išsaugoti įprastą šabloną. Jei norite išsaugoti „AutoText“ įrašą „Normal.dotm“ šablone, spustelėkite „Išsaugoti“.

Kaip įterpti automatinio teksto įrašą į dokumentą

Dabar, kai sukūrėme naują „AutoText“ įrašą, įrašysime jį į dokumentą. Sukurkite naują „Word“ dokumentą arba atidarykite esamą. Dar kartą spustelėkite „Įterpti“ skirtuką ir perkelkite pelės žymeklį ant „Automatinio teksto“ išskleidžiamajame meniu. Pastebėsite, kad pridėtas „AutoText“ įrašas yra tiesiogiai pasiekiamas „AutoText“ submeniu. Pasirinkite jį norėdami įterpti turinį į šį įrašą.

Taip pat galite įterpti automatinio teksto įrašą tiesiog pradėdami įvesti automatinio teksto įrašo pavadinimą. Nedidelis iššokantis ekranas su atitinkamo „AutoText“ įrašo pavadinimu ir instrukcijomis, nurodančiomis įvesti „Enter“. Paspauskite „Enter“, kad įdėtumėte visą dokumentą į „AutoText“ įrašą. Taip pat galite paspausti „F3“.

Įterpiamas automatinio teksto įrašo turinys, papildytas originaliomis eilutės pertraukomis ir formatavimu.

Jei norite greičiau ir lengviau įterpti automatinio teksto įrašus, į „Quick Access“ įrankių juostą galite įtraukti mygtuką „AutoText“.

Kaip įjungti „Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus“

Jei nerodysite automatinio užbaigimo pasiūlymo, kai įvedate automatinio teksto įrašo pavadinimą, gali tekti įjungti parinktį „Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus“.

Jei norite įjungti „Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus“, atidarykite esamą „Word“ dokumentą arba sukurkite naują ir spustelėkite skirtuką „Failas“.

„Backstage“ ekrane kairėje esančioje parinkčių sąraše spustelėkite „Options“.

Dialogo lango „Word Options“ kairėje pusėje esančių elementų sąraše spustelėkite „Advanced“.

Skiltyje „Redagavimo parinktys“ pažymėkite žymės langelį „Rodyti automatinio pildymo pasiūlymus“, todėl laukelyje yra žymė.

Dabar galėsite paspausti „Enter“ įvesdami dalį automatinio teksto įrašo pavadinimo, kad jį įterptumėte.

Kaip redaguoti esamo automatinio teksto įrašo turinį

Pasakykite, kad perėjote į naują namą ir turite pakeisti savo adresą įraše „AutoText“. Tai lengva padaryti. Paprasčiausiai įrašykite įrašą, kaip norite, į naują „Word“ dokumentą, pasirinkite jį ir tada atidarykite „AutoText“ meniu, kaip aptarėme anksčiau. Pažymėkite parinktį „Išsaugoti pasirinkimą į automatinį teksto galeriją“, esantį žemiau esančiuose meniu esančiuose automatinio teksto įrašuose.

Įveskite tą patį pavadinimą kaip ir esamą „AutoText“ įrašą „Name“ redagavimo laukelyje ir spustelėkite „OK“.

Rodomas patvirtinimo dialogo langas. Spustelėkite „Taip“, jei norite pakeisti ankstesnį „AutoText“ įrašą nauju.

Dabar galite įterpti atnaujintą automatinio teksto įrašą į bet kurį naują ar esamą „Word“ dokumentą, kaip anksčiau.

PASTABA: Nepamirškite, kad pakeitus automatinio teksto įrašą, jo turinys nekeičiamas esamuose dokumentuose, kuriuose jau esate įdėję. Pataisytas automatinio teksto įrašo turinys naudojamas tik įterpiant įrašą bet kuriuo metu po jo pakeitimo.

Kaip redaguoti esamo automatinio teksto įrašo ypatybes

Be automatinio teksto įrašo turinio redagavimo, taip pat galite pakeisti įrašo savybes, pvz., Šabloną, kuriame jis saugomas, kategoriją ir pan..

Norėdami tai padaryti, sukurkite naują „Word“ dokumentą arba atidarykite esamą. Spustelėkite skirtuką „Įterpti“ ir spustelėkite skyriuje „Tekstas“ esantį mygtuką „Naršyti greitąsias dalis“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Building Blocks Organizer“.

Parodomas dialogo langas „Building Blocks Organizer“. Rodomas visų „Statybinių blokų“ sąrašas, kuriame rodomas kiekvienos „Vardas“, „Galerija“, „Kategorija“ ir „Šablonas“. Jie išvardyti abėcėlės tvarka pagal „Galeriją“. Mūsų naujas „Address“ įrašas yra įtrauktas į viršų, nes jis yra „AutoText“ galerijoje. Spustelėkite įrašą ir pasirinkite jį. Dešinėje dialogo lango pusėje rodomas įrašo peržiūra.

Pasirinkę įrašą „Adresas“, spustelėkite „Redaguoti ypatybes“ po „Statybinių blokų“ sąrašo.

Tas pats dialogo langas rodomas kaip ir tada, kai sukūrėte įrašą „AutoText“; tačiau dabar jis vadinamas „Modifikuoti statybinį bloką“. Mes pakeisime „variantą“ į „Įterpti turinį į savo pastraipą, todėl adresas visada įterpiamas pradedant nuo atskiros eilutės, net jei žymeklis yra kitos eilutės pabaigoje. Spustelėkite „Gerai“, kai atliksite pakeitimus.

Dar kartą pasirodo patvirtinimo dialogo langas, patvirtinantis, kad norite pakeisti automatinio teksto įrašą su pataisytu. Spustelėkite „Taip“.

Kaip ištrinti automatinio teksto įrašą

Jei pastebėsite, kad jums nereikia automatinio teksto įrašo, galite jį ištrinti iš statybinių blokų rinkinio. Jei norite ištrinti „AutoText“ įrašą, atidarykite dialogo langą „Building Blocks Organizer“, kaip aprašyta paskutiniame skyriuje. Pasirinkite įrašą, kurį norite ištrinti, ir spustelėkite „Ištrinti“ po „Statybinių blokų“ sąrašo.

Patvirtinimo dialogo langas rodo, ar esate tikri, kad norite ištrinti pasirinktą bloką, šiuo atveju įrašą „AutoText“. Jei norite ištrinti įrašą, spustelėkite „Taip“. Grįšite į dialogo langą „Building Blocks Organizer“. Norėdami uždaryti ir grįžti į dokumentą, spustelėkite „Uždaryti“.

Atrodo, kad naudojant automatinį šabloną, „AutoText“ turi vieną klaidą. Bandėme pridėti „AutoText“ įrašų į pasirinktinį šabloną, bet kai sukūrėme naują dokumentą, pagrįstą šiuo šablonu, „AutoText“ įrašo nebuvo. Tačiau, kai sukūrėme naują dokumentą, pagrįstą „Normal“ šablonu ir tada pridėjome prie šio dokumento priskirtą šabloną, buvo prieinamas „AutoText“ įrašas. Taigi, jei norite įrašyti automatinio teksto įrašus į savo pasirinktinį šabloną, būtinai pridėkite šabloną prie savo dokumentų po to, kai juos sukūrėte, arba dar nebus jūsų automatinio teksto įrašų. Jei pastebėsite kitaip, praneškite mums savo komentaruose.

Senesnės „Word“ versijos (2003 ir anksčiau) leido kopijuoti automatinio teksto įrašus iš vieno šablono į kitą. Tačiau, kaip ir „Word 2007“, ši funkcija buvo pašalinta.