Kaip pašalinti paslėptą asmeninę informaciją „Microsoft Office“ prideda prie jūsų dokumentų

„Microsoft Office“ savo „Office“ dokumentuose išsaugo paslėptus metaduomenis, įskaitant, kiek laiko dirbote su jais, visų dokumentų, dirbančių dokumente, vardą, kai dokumentas buvo sukurtas, ir net ankstesnes dokumento versijas.

Prieš viešai skelbdami „Office“ dokumentus ar išsiųsdami juos kam nors, tikriausiai norėsite patikrinti, kokią paslėptą informaciją dokumente yra ir pašalinti slaptus duomenis. Šie metaduomenys gali pažeisti jūsų privatumą arba galbūt būti nepatogūs.

Peržiūrėkite ir pašalinkite paslėptus duomenis

„Office 2013“ arba „Office 2010“ spustelėkite meniu „Failas“, spustelėkite „Informacija“, o „Dokumento tikrinimo“ įrankis bus „front-and-center“ ir informuos jus apie potencialiai jautrią informaciją, kurią dokumente yra. Ši informacija yra aiškesnė nei senesnėse „Office“ versijose, tačiau vis dar lengva praleisti, jei nežinote „Office“ prideda šiuos slaptus duomenis į savo dokumentus.

„Office 2007“ spustelėkite juostos „Office“ orb mygtuką, nukreipkite žymiklį ant Paruoškite ir spustelėkite „Patikrinti dokumentą“.

Jei norite peržiūrėti dokumente esančius paslėptus metaduomenis, spustelėkite mygtuką Check for Issues, patikrinkite dokumentą ir pasirinkite metaduomenų tipus, kuriuos norite patikrinti. Galite palikti visas pasirinktas parinktis, kad patikrintumėte dokumentą visų tipų metaduomenims.

Spustelėkite „Inspect“ (tikrinti) ir „Office“ patikrins dokumentą metaduomenims. Spustelėkite šalia pašalinti visus mygtukus šalia metaduomenų, kuriuos norite pašalinti.

Atminkite, kad po to ištrinsite daugumą šio metaduomenų. Dėl šios priežasties „Microsoft“ rekomenduoja sukurti naują dokumento kopiją (naudokite funkciją „Išsaugoti kaip“) prieš pašalinant metaduomenis ir paskelbiant dokumentą. Tada turėsite dokumento kopiją su metaduomenimis. Žinoma, jei nenorite, kad šie metaduomenys apskritai būtų, jūs galite tiesiog ją pašalinti, nesirūpindami kopijos išsaugojimu.

Kokio tipo metaduomenis įrašo „Office“?

Biuras išsaugo dokumentų savybes, įskaitant informaciją, pvz., Autorių, temą, pavadinimą, dokumento sukūrimo datą, paskutinį kartą jį pakeitus, ir kiek laiko praleidote dirbdami su dokumentu. Šios savybės taip pat turės bet kurio šablono, kurį naudojote kurdami dokumentą, el. Laiškų antraštes ir kitą susijusią informaciją, pavadinimą. Tai gali būti gėdinga - pavyzdžiui, galite nusiųsti TPS ataskaitą savo viršininkui ir pasakyti, kad visą dieną dirbote vien tik su juo. Tačiau metaduomenys gali atskleisti, kad dirbote tik su TPS ataskaita keletą minučių, bendradarbiavote su kitais žmonėmis, ir kurdami jį naudojote šabloną pavadinimu „Nenaudingas TPS ataskaitos šablonas“. Dar blogiau, čia yra ir kitų privatumo pasekmių - galbūt norėsite paskelbti dokumentą žiniatinklyje be jūsų su juo susijusio pavadinimo, tačiau jūsų vardas bus numatytas dokumento ypatybėse pagal numatytuosius nustatymus.

Be to, gali būti įtrauktos antraštės, poraštės, vandens ženklas ir tekstas, suformatuotas kaip paslėptas tekstas, tačiau nebus rodomos, jei atliksite trumpą dokumento trūkumą. Įrankis nurodo, ar jūsų dokumente yra ši informacija.

Jei rašydami dokumentą bendradarbiavote su kitais žmonėmis, jame bus dar daugiau duomenų. Metaduomenyse bus rodomi visų dokumente dirbusių asmenų vardai, taip pat visi komentarai, peržiūros ženklai, rašalo anotacijos ir ankstesnės dokumento versijos. Jei skelbiate dokumentą, kurį dirbote, tikriausiai norite pašalinti visus šiuos duomenis, o ne dalintis jais.

Kaip sustabdyti biurą iš metaduomenų išsaugojimo

Deja, jums reikia naudoti dokumento inspektoriaus įrankį, kad pašalintumėte neskelbtinus duomenis iš kiekvieno atskiro dokumento prieš paskelbdami ar bendrindami jį su kuo nors. Nėra integruoto būdo pašalinti šią informaciją iš kelių dokumentų vienu metu, taip pat nėra viso Office nustatymo, kad „Office“ negalėtų taikyti šių duomenų dokumentams.

Tačiau galite, kad „Office“ automatiškai pašalintų metaduomenis kiekvieną kartą, kai išsaugosite failą. Šį nustatymą turite taikyti kiekvienam jūsų naudojamam dokumentui - tai dokumento nustatymas, o ne visos sistemos nustatymas.

Jei norite neleisti „Office“ išsaugoti metaduomenų kartu su dokumentais, spustelėkite meniu Failas, spustelėkite Parinktys ir pasirinkite „Trust Center“ kategoriją. Spustelėkite mygtuką Patikimumo centro nustatymai ir pasirinkite Privatumo parinktys. Įgalinkite parinktį „Pašalinti asmeninę informaciją iš failo savybių įrašymo“. Jei jis atrodo pilkas, spustelėkite toliau esantį mygtuką „Dokumento inspektorius“, paleiskite dokumento inspektorių ir pašalinkite visą dokumento asmeninę informaciją. Tada turėtumėte spustelėti žymės langelį.

Atminkite, kad turėsite pakeisti šią parinktį kiekvienam dokumentui atskirai.

Ši informacija gali būti naudinga, o kai kurie iš jų yra labai svarbūs bendradarbiavimui ar korporacijoms, kad jie galėtų sekti, kas dirbo dokumente. Bet kai atėjo laikas paskelbti dokumentą, tikriausiai norite pašalinti šiuos metaduomenis.