Kaip išsaugoti el. Laiškus (ir kitus elementus) kaip failus „Microsoft Outlook“

Galite išsaugoti „Outlook“ el. Laiškus, kontaktus ir paskyrimus kaip atskirus failus. Šių elementų išsaugojimas vėliau padės greičiau ir lengviau pasiekti juos. Tai patogus būdas kurti atsargines kopijas ar bendrinti tam tikrus pranešimus arba tiesiog juos lengvai pasiekti.

Kaip išsaugoti el. Pašto pranešimą kaip failą

Pirma, pažiūrėkime, kaip išsaugoti pranešimus kaip failus „Outlook“. Tai gali būti naudinga, jei norite, kad jūsų kompiuteryje būtų atsarginė el. Pašto kopija (arba kopijuoti į kitą kompiuterį), arba jei norite, kad pranešimas būtų naudojamas kaip būsimų pranešimų šablonas vėliau.

Pradėkite atidarydami pranešimą, kurį norite išsaugoti. El. Pašto lange spustelėkite juostelės „Failas“ meniu.

Pasirinkite komandą „Išsaugoti kaip“.

Meniu „Išsaugoti kaip“ pasirinkite vietą, kurioje norite išsaugoti failą, ir įveskite failo pavadinimą. Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ pavadina jį su pranešimo temos eilute, bet jūs galite ją pakeisti į norimą vietą.

Taip pat galite išsaugoti pranešimą kaip įvairių tipų failus, naudodami išskleidžiamąjį meniu „Išsaugoti kaip tipą“. Numatytasis yra „Outlook“ pranešimo formatas. Jei pasirinksite, galite tiesiog dukart spustelėti failą, kad jį vėl atidarytumėte „Outlook“. Tačiau yra keletas kitų parinkčių, iš kurių galite pasirinkti:

• Tik tekstas: Kai išsaugosite pranešimą kaip tik teksto failą, tiesiog įrašote žodžius, o ne formatus ar vaizdus.
• „Outlook“ šablonas: Išsaugant pranešimą kaip „Outlook“ šabloną, galite pritaikyti formatavimą būsimiems el. Laiškams. Atidarius failą, „Outlook“ sukuria naują pranešimą su failo turiniu, kurį galėsite adresuoti ir išsiųsti kelyje.
• HTML: Išsaugant pranešimą kaip HTML dokumentą, išsaugote el. Paštą, kad jį peržiūrėtumėte tinklalapyje. Jūs galėsite atidaryti pranešimą bet kurioje žiniatinklio naršyklėje.
• MHT: MHT failas yra tinklalapio archyvo failas. Kaip ir HTML failas, jis sukurtas peržiūrėti interneto naršyklėje. Skirtingai nuo MHT failo, HTML failas visus tekstus, kodus, atvaizdus ir kitą laikmeną įrašo į vieną failą.

Kai baigsite, spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.

Dabar jūsų pranešimas išsaugomas kaip failas.

Kaip išsaugoti el. Pašto pranešimą kaip PDF

Taip pat galite išsaugoti el. Paštą kaip PDF, naudodami „Microsoft“ „Office“ integruotą PDF spausdintuvą. Išsaugojimas kaip PDF yra puikus būdas išsaugoti atsarginę pranešimo kopiją, kurią galėsite perskaityti su visu reikiamu formatu.

Pranešimo lange spustelėkite juostelėje esantį meniu „Failas“.

Spustelėkite komandą „Spausdinti“.

Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu „Spausdintuvas“ ir pasirinkite parinktį „Microsoft Print to PDF“.

Atkreipkite dėmesį, kad jei kompiuteryje įdiegta kita PDF kūrimo programa (arba jei naudojate MacOS), čia esančios parinktys gali skirtis. Pavyzdžiui, jei įdiegėte „Adobe“, greičiausiai pamatysite „Adobe PDF“ parinktį. Tai veiks taip pat gerai.

Toliau spustelėkite mygtuką „Spausdinti“.

Atsidariusiame lange „Išsaugoti PDF kaip“ pasirinkite vietą, kurioje norite išsaugoti PDF, įveskite failo pavadinimą ir spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.

Dabar išsaugojote el. Paštą kaip PDF.

Atkreipkite dėmesį, kad nuo to laiko, kai tik spausdinate į PDF atvaizdavimo variklį, tas pats triukas veikia taip pat, kaip išsaugoti bet kurį elementą „Outlook“ (kontaktai, susitikimai ir pan.) Į PDF.

Kaip išsaugoti kontaktą kaip failą

Taip pat galite išsaugoti kontaktus kaip failus naudodami „Outlook“. Jis veikia beveik taip pat, kaip taupydami pranešimus, ir gali būti naudingas atskirų kontaktų atsarginėms kopijoms arba perkėlimui į naują kompiuterį. Adresatai taip pat išsaugomi kaip „Vcard“ failai (CVF) - formatas, kurį naudoja daugybė kitų programų, veikiančių su kontaktais. Tai taip pat leidžia lengvai perkelti kontaktą į kitą programą arba siųsti kontaktinės informacijos kitam asmeniui, kad jie galėtų jį importuoti į bet kokią jų naudojamą programą.

„Contact“ lange spustelėkite pagrindinę juostelę „File“.

Spustelėkite komandą „Išsaugoti kaip“.

Lange „Išsaugoti kaip“ pereikite prie to, kur norite išsaugoti adresato failą, ir, jei norite, pakeiskite pavadinimą.

Kaip ir su pranešimais, iš „Išsaugoti kaip tipą“ išskleidžiamajame meniu galite pasirinkti keletą skirtingų failų formatų:

• Tik tekstas: Kai išsaugosite kontaktą tik kaip teksto failą, tiesiog įrašote žodžius, o ne bet kokį formatavimą ar vaizdą.
• Turtingas tekstas: Išsaugant kontaktą kaip turtingą tekstą, faile galite išsaugoti kelis skirtingus formatavimo tipus, pavyzdžiui, paryškintus ir italtinius. Šis formatas gali būti naudingas, jei turite kontaktinės kortelės vaizdą.
• „Outlook“ pranešimų formatas: Kai išsaugosite savo kontaktą „Outlook“ pranešimo formatu, galite jį atidaryti „Outlook“ (net ir kitame kompiuteryje) ir jis veiks kaip bet kuris kitas „Outlook“ kontaktas. Bet tada jis elgsis taip pat, jei jį išsaugosite kaip numatytąjį VCF formatą, todėl čia nėra daug privalumų.

Kai baigsite, spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.

Dabar išsaugojote kontaktą kaip failą.

Kaip išsaugoti paskyrimą (arba visą kalendorių) kaip failą

Taip pat, kaip ir kiti „Outlook“ elementai, taip pat galite išsaugoti susitikimus kaip failus. Nors beveik ne taip pat naudinga kurti atsargines kopijas iš atskirų susitikimų, „Outlook“ palaiko „vCalendar“ standartą, ty galite išsaugoti susitikimą, siųsti jį kitam asmeniui, o tada jie gali importuoti ją į kitą palaikomą programą.

Atidarykite susitikimą, kurį norite išsaugoti. Paskyrimo lange spustelėkite juostelės „Failas“ meniu.

Spustelėkite komandą „Išsaugoti kaip“.

Eikite į vietą, kurioje norite išsaugoti paskyrimo failą, ir tada duokite jam vardą.

Kaip ir pranešimus bei kontaktus, iš „Išsaugoti kaip tipą“ išskleidžiamajame meniu galite pasirinkti keletą skirtingų failų formatų:

• Tik tekstas: Kai įrašote paskyrą tik kaip teksto failą, tiesiog įrašote žodžius, o ne bet kokį formatavimą ar vaizdą.
• „Outlook“ šablonas: Išsaugant paskyrimą kaip „Outlook“ šabloną, galite pritaikyti formatavimą būsimiems kalendoriams arba kalendoriaus paskyrimams.
• „Outlook“ pranešimų formatas: Kai įrašote paskyrą „Outlook“ pranešimo formatu, galite jį dar kartą atidaryti „Outlook“, net ir kitame kompiuteryje.
• HTML: Išsaugant pranešimą kaip HTML dokumentą, įrašote paskyrimą, kad jį peržiūrėtumėte tinklalapyje.
• MHT: MHT failas yra tinklalapio archyvo failas. Kaip ir HTML failas, jis sukurtas peržiūrėti interneto naršyklėje. Skirtingai nuo MHT failo, HTML failas visus tekstus, kodus, atvaizdus ir kitą laikmeną įrašo į vieną failą.
• iCalendar formatas: iCalendar yra dar vienas kalendoriaus standartas, leidžiantis perkelti kalendoriaus informaciją į skirtingas kalendoriaus programas.

Pasirinkite, ar norite išsaugoti vieną paskyrą ar visą kalendorių. Išsaugant visą kalendorių bus išsaugoti visi dabartinio „Outlook“ kalendoriaus duomenys.

Kai baigsite, spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.

Dabar sėkmingai išsaugojote susitikimą ar kalendorių.