Paruoškite savo Word dokumentą masiniam platinimui

Šį svečių straipsnį parašė „DemoGeek“ technologijų svetainės geekas.

Jei dirbate su komanda arba kai dirbate su savo klientais, galbūt norėsite įsitikinti, kad jūsų dokumentai platinami teisingai, kad dokumente esanti informacija pasiektų tinkamą auditoriją ir kad būtų laikomasi informacijos konfidencialumo.

„Word 2007“ turi funkciją, kuria galite oficialiai paruošti „Word“ dokumentą, kad jis būtų tinkamai paskirstytas žmonių grupei ar net visiems asmenims, turintiems tam tikrą patikimumo veiksnį.

Paruošimas

Paleiskite „Word 2007“ ir sukurkite dokumentą taip, kaip norite.

Kai būsite patenkinti dokumentu ir esate pasiruošę platinti, prieš akis el. Pašto programą palaukite ir laikinai sustabdykite, ir atlikite šiuos paprastus veiksmus, kad dokumentas būtų paruoštas platinimui. Atminkite, kad šie žingsniai yra izoliuoti ir ką tai reiškia, kad galite pasirinkti ir pasirinkti veiksmus, kuriuos norėjote sekti.

Spustelėkite „Office“ mygtukas ir spustelėkite „Paruoškite„Meniu parinktis. Yra 7 skirtingos parinktys, kurias turėtumėte matyti. Aš paaiškinsiu kiekvieną iš šių parinkčių, kad galėtumėte pasirinkti ir pasirinkti tinkamą paskirstymo reikalavimų variantų derinį.

Dokumento ypatybės

Pirmasis sąraše yra „Savybės parinktis, kuria galite įvesti metaduomenų informaciją apie dokumentą.

Galite įvesti dokumento autoriaus pavadinimą, pavadinimą, temą, raktinius žodžius, kategoriją, būseną ir komentarus.

Kai kurie iš jų gali būti peržiūrimi per Failas >> Savybės dialogo langas.

Atminkite, kad baigę dokumentą negalėsite matyti šių savybių, bet kol galėsite susieti savybes su dokumentu, kad kiti galėtų gauti dokumento idėją prieš jį atidarant.

Patikrinkite dokumentą

Antroji parinktis sąraše yra „Patikrinkite dokumentąParinktis. Rengdami dokumentą platinti galite susipažinti su dokumentais, kad galėtumėte komentuoti, peržiūrėti, peržiūrėti žymas, rašalo anotaciją. Galite patikrinti paslėptus metaduomenis ar bet kokią asmeninę informaciją, kuri buvo išsaugota su dokumentu. Galite patikrinti, ar nėra tinkamų XML duomenų, kurie buvo saugomi su dokumentu. Taip pat galite patikrinti bet kokią informaciją apie antraštes, poraštes ir bet kokius vandens ženklus. Galiausiai galite patikrinti, ar dokumente yra paslėptų tekstų.

Pasirinkdami tikrinimo parinktis, kurias norėjote įsitikinti prieš platindami dokumentą ir kai paspausite „PatikrinkiteMygtukas „Word“ patikrins dokumentą ir informuos jus apie visus elementus, kuriuos jis suranda atlikdamas patikrinimą.

Elementai, kuriems reikia jūsų dėmesio, būtų pažymėti su šauktuku ir, jei norite, galite iš naujo patikrinti.

Šifruoti dokumentą

Trečiasis sąraše yra „Šifruoti dokumentąParinktis. Pasirinkite šią parinktį, jei norite, kad dokumentą peržiūrėtų tik tam tikri žmonės, kuriuos pasitikite. Tai leidžia jums užšifruoti dokumentą pasirinktu slaptažodžiu, o naudotojai turi įvesti šį slaptažodį dokumentui peržiūrėti.

Pasirinkite slaptažodį, kurį galite platinti grupei. Mano patarimas yra ne pasirinkti asmeniškai naudojamą slaptažodį, o slaptažodį, kurio niekas negali naudoti, kad galėtumėte atsekti savo internetines paskyras ar asmeniškai naudojamas asmenines paskyras.

Patvirtinkite slaptažodį dar kartą. Slaptažodžiai yra didžiosios ir mažosios raidės, todėl būtinai išsaugokite / prisiminkite slaptažodį, nes nėra galimybės atgauti slaptažodžio, jei pamiršote, ir nėra galimybės atidaryti failo, jei pamiršote slaptažodį.

Kai užšifruotas, turėtumėte matyti, kad meniu parinktis turi šiek tiek fono spalvos, rodančios, kad šis dokumentas yra užšifruotas.

Kai jūsų platinimo grupės žmonės bando atidaryti užšifruotą dokumentą, jie bus paraginti įvesti slaptažodį.

Be slaptažodžio jie negalės atidaryti dokumento.

Apriboti leidimą

Ketvirta sąraše yra „Apriboti leidimąParinktis. Galite apriboti parinktį „Apriboti leidimą“, kad apribotumėte tai, ką žmonės gali daryti su dokumentu. Jei dokumentas yra jautrus, galite naudoti „Riboti leidimus“, kad apribotumėte jų redagavimą, kopijavimą ir spausdinimą.

Apriboti leidimą „Windows Rights Management“ klientas įgyvendina apribojimus.

Gali būti paprašyta įdiegti „Windows“ teisių valdymas įrankis. Nesijaudinkite, eikite į priekį ir įdiekite jį iš patikimo šaltinio. Įdiegę galėsite konfigūruoti, ką žmonės gali daryti su dokumentu.

Pridėti skaitmeninį parašą

Penktasis sąraše yra „Pridėti skaitmeninį parašąParinktis. Skaitmeniniai parašai užtikrina dokumento vientisumą. Pagalvokite apie skaitmeninius parašus kaip popierinį parašą, bet elektroniniu būdu, kad būtų patogiau. Kai dokumentas turi skaitmeninį parašą, tai reiškia dokumento vientisumą ir pasitikėjimą. Tai būtų naudinga, jei pateikiate dokumentą labai didelei auditorijų grupei.

Spustelėkite „Pridėti skaitmeninį parašą„Parinktis ir„ Word “paragins jus pateikti aukščiau pateiktą dialogo langą ieškoti„ Digital Signature “paslaugų teikėjų„ Office Marketplace “.

Savo „Office Online Marketplace“ turėtumėte rasti skaitmeninio parašo teikėją, kurį galite naudoti norėdami pasirašyti dokumentą.

Paleisti suderinamumo tikrintuvą

Leiskite praleisti paskutinę parinktį “Paleisti suderinamumo tikrintuvą" Pirmas. Jei naudojote visas „Word 2007“ specifines funkcijas ir įtariate, kad jūsų auditorija gali naudoti senesnes „Word“ versijas, galbūt norėsite paleisti suderinamumo tikrintuvą, kad įsitikintumėte, jog visą auditoriją gali perskaityti dokumentas.

„Word 2007“ atliks iš anksto nustatytų suderinamumo patikrinimų rinkinį ir, jei nustatys kokias nors suderinamumo problemas, jas įtrauks į pirmiau nurodytą dialogo langą, jei ne, jums bus gerai pereiti prie paskutinio žingsnio prieš platinant dokumentą.

Pažymėkite kaip finalą

Tai turėtų būti paskutinis žingsnis, kurį norėjote sekti prieš platindami dokumentą grupei. Kaip rodo pavadinimas, šis veiksmas pažymės dokumentą kaip visus rinkinius, skirtus platinti.

Kadangi tai reikšmingus dokumento pakeitimus, būsite paraginti įsitikinti, kad norite pažymėti dokumentą kaip galutinį.

Kai dokumentas pažymimas kaip galutinis, dokumentas negali būti redaguojamas ir bus išvalytas iš bet kokių įrodymų, komentarų ir pan.

Baigti dokumentai gauna naują piktogramą būsenos juostoje, kuri atrodo labiau panaši į popieriaus guma.

Dokumento parengimas platinimui gali padėti išvengti tam tikrų akivaizdžių klaidų, kurias jūs padarote platindami dokumentą daugeliui žmonių. Jūs neturite laikytis visų žingsnių; greičiau galite pasirinkti ir pasirinkti, kurį norite / pageidaujate. „Word 2007“ yra pakankamai lankstus, kad galėtumėte padaryti tai, ko prašote daryti rengiant platinimo dokumentą.

Tikiuosi, kad tai naudinga, ir tikiuosi, kad pasinaudosite „Word 2007“ galimybe tinkamai paskirstyti dokumentą prieš platinimą. Jei turite klausimų ar komentarų, praneškite man apie komentarus.