Pradedančiųjų vadovas „Microsoft Outlook 2013“

Daugelis iš mūsų trokšta organizavimo ir produktyvumo. Jei jau naudojate „Microsoft Office“, tuomet jau turite galutinį įrankį, kad galėtumėte išreikšti šį troškimą: „Outlook 2013“.

Perspektyva yra gyvybiškai svarbi daugelyje organizacijų, o ne tik dėl akivaizdžių elektroninio pašto įgūdžių, bet ir kalendoriaus, užduočių ir ryšių su talentais. Tipiška įmonė gali prijungti „Outlook“ prie „Exchange“ serverio, ir kiekvienas gali bendrai naudoti tą pačią adresų knygą ir kalendorius, todėl tai yra puiki priemonė bendradarbiauti įmonės lygmeniu.

Deja, dauguma žmonių neturi savo namuose įdiegto „Exchange“ serverio ir tikriausiai net nežino, kas tai yra. Bet tai gerai, „Outlook“ veikia taip pat gerai jūsų namų kompiuteryje ir vis tiek suteiks visas funkcijas, kurios leis tai padaryti kaip galingas našumo įrankis: el. Paštas, užduotys, susitikimai, adresų knygos ir daug daugiau!

Darbas su „Outlook“ - maža gruntas

„Outlook“ neketina jus apakinti, kai jį pirmą kartą atidarysite. Visais tikslais ir kitais tikslais, tai dar viena „Microsoft Office“ ekosistemos programa, todėl ji turės nemažai pažįstamų elementų.

Skirtingai nuo kitų populiarių „Office“ programų, „Outlook“ dažniausiai yra sukonstruota pagal skirtingas funkcijas - „Word“ visų pirma yra tekstinių dokumentų kūrimas, „Excel“ yra apie skaičiuokles, „PowerPoint“ pateikia pristatymus, tačiau „Outlook“ yra daugelio skrybėlių programa.

„Outlook“ numatytasis rodinys yra gautieji, o viršutinėje dalyje yra juostelė, kuri paslėpta šiame vaizde, kad būtų išsaugota ekrano erdvė.

Mylėkite juos arba nekenčiu jų, juostos yra visur visoje Office. Mums nereikia daugiau laiko praleisti per jų egzistavimo santykinius privalumus, žinoma, jie čia pasilieka. Tai reiškia, kad visada prisiminkite, jei norite greitai paslėpti ar rodyti juostelę, tiesiog naudokite CTRL + F1.

Jei spustelėsite bet kurią viršuje esančią meniu funkciją, juosta rodoma ir galite pasirinkti funkcijas ir įrankius. Jei norite, kad juostelė išliktų, galite naudoti „CTRL + F1“ arba spustelėkite mažą stūmoklio piktogramą apatiniame dešiniajame kampe.

„Ribbon“ skirtukas „Home“ (kontekstinis) keičia kontekstą, priklausomai nuo jūsų naudojamo režimo. Pirmiau pateiktame ekrane matome „Mail“ parinktis.

Toliau skirtukas „Pagrindinis“ pasikeitė, kad atspindėtų kalendoriaus parinktis. Atkreipkite dėmesį, kad juosta yra pritvirtinta taip, kad spaustukas pasikeitė į rodyklę, jei norite vėl ją sugriauti (arba naudoti „CTRL + F1“).

Likusieji juostelės skirtukai - „Siųsti / gauti“, „Aplankai“, „Vaizdas“ ir, žinoma, „Failas“, yra visiškai suderinti, nesvarbu, kokiu režimu esate..

Pažvelkime, kaip judėti tarp režimų ir pakeisti savo nuomonę. Kairiajame krašte matote aplanko sritį. Šios srities apačioje yra nuorodos į „Outlook“ režimus. Šiame pavyzdyje matote Gautų laiškų, Kalendoriaus, Žmonių, Užduočių ir pan. Piktogramas.

Jei spustelėsite rodyklę, esančią naršymo srities viršuje, bus išplėsta sritis, kurioje bus rodomas el. Pašto paskyros aplanko medis.

Panašiai, jei persijungsite į kalendoriaus režimą, aplanko srityje pamatysite taikomą vaizdą.

Spustelėkite tris taškus, kad pasiektumėte tolesnius „Outlook“ režimus, pvz., Pastabas, aplankus ir „Outlook“ sparčiuosius klavišus. Pasirinkite „Navigacijos parinktys“ ir galite keisti navigacijos elementų rodymo tvarką.

„Compact Navigation“ išjungimas bus patrauklus vartotojams, turintiems didesnę skiriamąją gebą. Taip pat galite padidinti arba sumažinti rodomų elementų skaičių ir tvarką.

Siųsti / priimti

Skirtukas „Siuntimas / gavimas“ yra nukreiptas į „Gautų laiškų“ funkcijas, tačiau jis bus rodomas ir kituose režimuose (Kalendorius, Užduotys ir kt.), Nors jie neturi tos pačios funkcijos.

Pavyzdžiui, čia matome kalendoriaus skirtuką „Siuntimas / priėmimas“, kuris pašalina „Server“ skyrių.

Priklausomai nuo to, kokio tipo pašto protokolą naudojate (pirmojoje ekrano kopijoje, mes dirbame su IMAP paskyra), galite arba negalite atsisiųsti tik antraštes, arba pažymėti / panaikinti atsisiųstinus pranešimus ir tt.

Taigi siuntimo / gavimo parinktys priklauso nuo to, kaip nustatote savo el. Pašto paskyras, bet trumpas pasakojimas: mes rekomenduojame IMAP.

Aplankas

Apskritai skirtukas „Aplankas“ visuose režimuose yra gana nuoseklus, išskyrus „Kalendorių“. Žemiau matysite skirtuką „Gautieji“, kuriame galite atlikti visų rūšių aplankų administravimą (jei nenaudojate IMAP paskyros, IMAP skirtuko nematysite).

Mygtukas AutoArchive Settings yra šiek tiek painus, nes jis tikrai neturi įtakos, kaip jūsų pašto dėžutė automatiškai archyvuoja senus laiškus. Jei norite, kad jūsų pašto pėdsakas būtų mažas ir jį būtų lengviau valdyti, turėsite atidaryti parinktis ir prisidėti prie „AutoArchive“ nustatymo. Atidarykite „Options“ ir pasirinkite „Advanced“ kategoriją.

Suradę parinktį AutoArchive, spustelėkite mygtuką „AutoArchive Settings…“, kad atidarytumėte daug naudingesnį dialogą nei tai, ką pateikėte iš juostelės.

Kaip minėjome, dauguma aplankų skirtukų yra gana nuoseklūs visame „Outlook“, išskyrus kalendorių, kuriame aptariamos su kalendoriumi susijusios funkcijos. Pvz., Nenukopijuojate ir neperkeliate aplankų, kopijuojate arba perkeliate kalendorius ir pan.

Daugeliu atvejų atliksite daug aplankų administravimo, kiek tai susiję su jūsų pašto dėžute, nes, žinoma, el. Paštas gali greitai tapti sunkus ir didžiulis, jei neturite geros aplankų struktūros ir organizacijos.

Žiūrėti

„View“ parinktyse yra šios pagrindinės funkcijos. Tai yra skirtukas „View“ (žiūrėjimas), matomas iš gautų laiškų aplanko.

Atkreipkite dėmesį į „Priminimo lango“ mygtuką, kurį galite atidaryti bet kuriuo metu, kad patikrintumėte savo priminimus, pvz., Jei praleidote vieną arba nebuvote atmetę kitą. Jei turėjote kokių nors priminimų, galite pasirinkti, kad kiekvienas iš jų būtų atleistas, paspauskite atidėjimo mygtuką arba tiesiog atsisakykite viską vienu metu.

Kiti peržiūros skirtukai priklausys nuo režimo. Kalendoriui priskiriama ši funkcija, kuri suteikia galimybę keisti dabartinį vaizdą, išdėstymą, spalvą ir išdėstymą. Vėlgi, „Layout“ (išdėstymas) skyriuje yra daug tos pačios medžiagos „Outlook“, tačiau svarbu pažymėti, kad tai nėra universalus, todėl tai, ką įgalinate užduočių, kalendoriaus arba el. Pašto režimuose, nebus pakartota per visą programą.

Be to, svarbu atkreipti dėmesį į skyrių „Susitarimas“. Štai, kas išdėstyta skyriuje „Užduotys“. Atkreipkite dėmesį, kaip galite rūšiuoti ir keisti užduočių vaizdą, kad galėtumėte pasiekti maksimalų poveikį.

Naudodami skirtuką „Peržiūrėti“ pagal savo nuostatas galėsite greitai nukirpti ir rūšiuoti informaciją, nes ji didės ir didės. Jūsų kalendorius nebebus tuščias, jūsų užduotys daugės, pašto siuntimas į viršų, taigi naudodamiesi skirtingais būdais ir išdėstymais, galėsite būti daug produktyvesni, o ne akli spalva..

Funkcinės juostelės

Dabar aptarkime, kaip jūsų parinktys keičiasi iš funkcijos į funkciją. Čia viskas, ko reikia norint išgauti pagrindinį el. Laišką, pridėti priedus, žymas ir formatuoti tekstą. Nėra nieko pernelyg sudėtingo ir turėtumėte sugebėti pateikti nuostabų el. Laišką.

Palyginkite tai su užduočių juosta, kuri pasiekiama pradėjus arba atidarius užduotį. Atkreipkite dėmesį, kiek skiriasi nuo pranešimo juostelės.

Palyginkite su skirtuku Įterpti. Skirtukas „Įterpti“ „Outlook“ yra statinis, galėsite paveikti pranešimo, užduoties, kalendoriaus įvykio ir pan. Turinį naudodami tas pačias parinktis ir funkcijas.

El. Laiškai prideda skirtuką „Parinktys“, kurioje yra nemažai naudingų funkcijų. Be temų, kurios jums gali būti naudingos, gali būti BCC (aklųjų anglies kopija, kai norite paslėpti gavėjus iš el. Laiško antraštės) ir stebėjimo funkcijos. Apskritai čia nėra ypatingos svarbos, bet jei kada nors reikia paprašyti pristatymo ar skaitymo, skirtuko „Parinktys“ vieta yra vieta, kur eiti.

Skirtukas Formatas tekstas yra tas pats, nepriklausomai nuo to, kokią funkciją vykdote, ir apie tai nėra daug kalbama. Šiame skirtuke yra ryškus panašumas į „Word“ rastas formatavimo funkcijas, todėl, jei naudojate „Word“ dokumentų rašymui ir formatavimui, šios kontrolės priemonės jums bus žinomos.

Galiausiai, skirtukas „Review“ (peržiūra) yra „just-in-case“ (tiesiog „in-case“) skirtukas. Galite naudoti šį skirtuko patvirtinimo įrankius, kad patikrintumėte rašybą ir gramatiką, surastumėte geresnį žodį ir tiesiog sužinosite, kiek žodžių yra jūsų el..

Skirtukas „Review“ (peržiūra) yra ta pati „Outlook“ programoje. Atkreipkite dėmesį, kad jame yra kalbos funkcijų, čia galite nustatyti kalbos nuostatas ir patvirtinimo nuostatas. Taip pat galite išversti elementus, pvz., Jei sutinkate su užsienio partneriu arba kažkas siunčia šiek tiek teksto kita kalba.

Tai didžiąja dalimi tolesnė „Outlook“ funkcija. Akivaizdu, kad mes praleidome daug specifikų, bet manome, kad suprasdami juostelės sistemos pobūdį. Jei norite naudoti funkciją, žinote, kur ją ieškoti.

Elektroninio pašto paskyros nustatymas automatiškai ir rankiniu būdu

Trumpai aptarkime el. Pašto paskyros nustatymą automatiškai ir rankiniu būdu. Kai pirmą kartą paleidžiate „Outlook“, tai padės jums sukurti paskyrą.

Turite pasirinkimą, galite nustatyti „Outlook“ iš karto su el. Pašto paskyra, arba galite praleisti šią dalį ir vėliau pridėti paskyrą.

Jei pasirinksite „Ne“, tuomet įspėjamasis pranešimas iš esmės pasakys, kad „Outlook“ yra gana nevykęs be bent vienos el. Pašto paskyros. Žinoma, vis tiek galite jį naudoti užduočių, užrašų, kalendoriaus ir kitų dalykų stebėjimui, tačiau „Outlook“ iš tikrųjų yra el..

Turint tai omenyje, mes sukursime „Outlook“ su el. Pašto paskyra. Iš pradžių galite pabandyti tai padaryti automatiškai, kur įvesite pagrindinę informaciją apie paskyrą ir programa bandys automatiškai nustatyti nustatymus.

Kartais tai veikia. Jei taip, laimėk, ir galite pereiti į kitą skyrių. Jei ne, ar žinote, kad reikia nustatyti papildomą serverio tipą, tada pasirinkite parinktį „Rankinis nustatymas“ ir spustelėkite „Toliau“, jei norite tęsti.

Siekiant tikslingumo, automatiniu būdu nustatysime esamą paskyrą. Mes šiek tiek apibūdinsime rankinius metodus. Jei reikia nustatyti paskyrą rankiniu būdu, rekomenduojame pereiti prie šio skyriaus. Tuo tarpu mes tiesiog naudojome „Outlook.com“ paskyrą, pateikėme slaptažodį ir matote toliau pateiktą rezultatą.

Naudojant „Outlook.com“ yra lengva išeitis, jei norite nustatyti ne „Microsoft“ paštą, jums tikriausiai reikės ją konfigūruoti rankiniu būdu. Jei nežinote, kaip tai padaryti, rekomenduojame ieškoti, kaip konfigūruoti „Outlook“ su konkrečiu el.

Tai reiškia, kad mūsų paprastame pavyzdyje mes spustelėjome „Baigti“, o „Outlook“ atveria mūsų blizgančią, naują pašto dėžutę.

Rankinis paskyros nustatymas

Dabar, kai gausite gana gerą „Outlook“ pagrindinių funkcijų suvokimą, grįžkime ir aptarkime, kaip sukurti kitas el. Pašto paskyras. Yra daug galimybių, kaip ir daugelis kitų žmonių, ir turite dvi ar daugiau el. Pašto paskyrų. Laimei, galite nustatyti, kad „Outlook“ veiktų su daugeliu skirtingų el. Pašto paskyrų, įskaitant POP ir IMAP, ir jūs galite turėti tiek daug paskyrų, kaip jūs galite asmeniškai tvarkyti.

POP ir IMAP?

Taigi, ką mes kalbame apie POP ir IMAP?

POP arba „Post Office“ protokolas visam laikui buvo naudojamas, o jei jūs kada nors naudojote ir el. Pašto klientui prisijungėte prie savo ISP el. Laiško arba atsiunčiate laišką iš žiniatinklio pašto paslaugos, šansai, kuriuos galėjote prijungti naudodami POP. POP yra puikus, kad galėtumėte parsisiųsti savo pranešimus.

Jei nustatysite paskyrą, kad galėtumėte dirbti su IMAP, „Outlook“ nukopijuos jūsų internetinės aplanko struktūrą ir paprastai vienu metu sinchronizuos tik keletą savaičių el. Pašto. Jūsų el. Laiškas nebus pašalintas iš serverio ir galite tiesiog atsisiųsti tik pranešimo antraštes, kurios yra fantastinės, jei aplankuose yra 1000 pranešimų.

Taigi, turite POP, kuris yra pasenęs, ir kažkas panašaus į el. Pašto adresą, o tada IMAP yra rafinuotas, modernesnis ir geriau tinka, jei norite išlaikyti tą patį pašto dėžutę internete ir neprisijungus.

Kaip sakėme, manome, kad IMAP yra gerokai geresnis metodas.

Kelių el. Pašto paskyrų pridėjimas ir valdymas

Kelių el. Pašto paskyrų pridėjimas ir valdymas „Outlook“ yra labai paprastas. Jei norite pridėti naują el. Pašto paskyrą, juostoje spustelėkite skirtuką „Failas“ ir spustelėkite „Pridėti paskyrą“. Pasirodys „Auto Account Setup“ ekranas. Jei norite (ar reikia) rankiniu būdu nustatyti savo paskyrą, pasirinkite „Rankinis nustatymas“ ir spustelėkite „Kitas“.

Kaip jau minėjome anksčiau, jūsų pasirinkimas tarp paskyros tipų greičiausiai bus POP arba IMAP, o paskyrą kaip vieną ar kitą paprastai nurodys jūsų el. Pašto paslaugų teikėjas. Tai reiškia, kad jei naudojatės „Gmail“ arba „Yahoo!“ arba netgi jūsų interneto paslaugų teikėjo el. Laišku, turėtumėte pasikonsultuoti su jais arba internetu dėl konkrečių instrukcijų ir nustatymų, kuriuos turėsite naudoti naudodami „Outlook“.

Kita vertus, jei naudojate „Outlook.com“ ar kitą „Exchange ActiveSync“ tipo paslaugą, informacija bus gana paprasta.

Pridėję paskyras, jei kada nors turite jas tvarkyti, iš išskleidžiamojo pasirinkimo mygtuko, esančio skirtuke Failo informacija, esančiame skirtuke Failas, galite pasirinkti paskyrą, su kuria norite elgtis..

Dar kartą spustelėkite „Paskyros nustatymai“ ir „Paskyros nustatymai“. Atsidariusiame lange galite sukurti naują paskyrą, pataisyti esamą, pašalinti, nustatyti kaip numatytąjį (jei turite daugiau nei vieną) ir, žinoma, keiskite bet kokius nustatymus, jei reikia.

Čia matome „Outlook.com“ paskyros nustatymus. Negalime to padaryti daug, nors jei neseniai pakeitėte savo slaptažodį, galite tai greitai išspręsti.

Žemiau yra IMAP sąranka, kuri buvo sukonfigūruota rankiniu būdu pagal „Google“ pateiktus nustatymus.

O ten ten yra daug daugiau, ir mes netgi turime įžengti į „Daugiau nustatymų…“, kad galėtumėme sujungti su serverio prievadais.

Atminkite, kad jūs turite tai padaryti tik vieną kartą, o tada pamiršti. Jei vėliau nepakeisite slaptažodžio ar norite pridėti / pašalinti paskyrą, jūsų darbas su el.

Jei norite sužinoti daugiau apie „Gmail“ IMAP paskyrų įtraukimą į „Outlook“, turime patogų vadovą, kuris padės jums tai padaryti.

Paruošta, Nustatyta, El. Paštas!

Nors galite būti patenkinti naudodami „Gmail“ arba tiesiog „Yahoo! Jei naudojate kelis el. Pašto abonementus, pvz., Asmeninę, profesinę ir (arba) darbo paskyrą, el. Laiškus naudokite kasdieniam naudojimui..

Tai realus, gyvybingas, visai vieno našumo sprendimas ir, atsižvelgiant į tai, kad „Microsoft“ vėl sutelkė dėmesį į „Office“ paketą, išlieka svarbi daugelio naudotojų kasdienių kasdienių veiksmų dalis.

Kai jūsų el. Pašto paskyros yra sukurtos ir paruoštos, galite pradėti naudoti „Outlook“ ir ištirti visas jo funkcijas. Tikriausiai tai bus gana paprasta naudoti, ir daug daugiau yra tai, kad „How-to Geek“ gali padėti jums atlikti ankstesnius straipsnius arba tiesiog paklausti mūsų diskusijų forume.