Kas yra „AutoArchive“ programoje „Outlook“ ir kaip ji veikia?
Jei naudojote pašto dėžutės išvalymo įrankį, pamatysite mygtuką „AutoArchive“, tačiau gali būti atsargūs, kaip jis veikia ir ką jis atliks. Štai ką jis daro ir kaip galite jį naudoti.
Paspaudus mygtuką „AutoArchive“, procesas vyksta per visus „Outlook“ aplankus ir taikomas visas nustatytas „AutoArchive“ taisykles (nesijaudinkite, numatytoji „AutoArchive“ taisyklė - nieko nedaryti, todėl negalite padaryti jokios žalos spustelėję mygtuką). Tačiau, jei norite perkelti senesnius elementus į archyvą, kur jie nebeįvyko, „AutoArchive“ yra tai, kaip jūs automatizuojate procesą. Eikime per jį nustatydami ir vykdydami.
Kaip įjungti „AutoArchive“
Pirma, turite įjungti „AutoArchive“ ir pasirinkti jo nustatymus. Eikite į File> Options> Advanced ir spustelėkite mygtuką „AutoArchive Settings“.
Tol, kol išjungta parinktis „Pradėti automatiškai kiekvieną kartą“ (kuri yra numatytoji), „AutoArchive“ niekada neveiks.
Kai įjungsite „Run AutoArchive“ funkciją, dabar visos parinktys yra prieinamos.
Skirtingai nuo aplanko valymo, kuriame yra vienas nustatymų langas failų parinktyse, ir tada galite paleisti šiuos nustatymus bet kuriam aplankui, kurį norite kaip rankinį užduotį, čia rodomi „AutoArchive“ nustatymai yra numatytieji nustatymai. Kiekvienas aplankas, kuriame yra įjungtas „AutoArchive“, gali naudoti šiuos numatytuosius nustatymus arba, jei norite, galite naudoti skirtingus skirtingų aplankų nustatymus. Vėliau atliksime tai, kaip tai padaryti vėliau, tačiau dabar peržiūrėkime numatytuosius nustatymus.
Kaip nustatyti „AutoArchive“
Pirmas dalykas, kurį reikia pastebėti, yra tai, kad įjungus „AutoArchive“, jis bus rodomas kas 14 dienų. Tai galite pakeisti naudodami rodykles „aukštyn“ ir „žemyn“ arba įvesdami skaičių, ir galite pasirinkti bet kurią reikšmę nuo 1 iki 60 dienų. Galite įvesti bet kokį dviejų skaitmenų skaičių, tačiau jei daugiau nei 60, „Outlook“ parodys klaidos pranešimą, kai spustelėsite „Gerai“ ir turėsite pakeisti vertę prieš išsaugodami.
Kitas variantas - „Prašyti prieš automatiškai paleisti„ AutoArchive “- leidžia pasirinkti, kad„ Outlook “parodytų jums užklausą prieš įvykstant„ AutoArchive “. Ši eilutė leidžia peržiūrėti nustatymus arba atšaukti šį „AutoArchive“ veikimą, jei norite.
Likę nustatymai susiję su tais, kurie bus archyvuojami, ir kas vyksta archyvo proceso metu. Pirmasis variantas - „Ištrinti pasenusius elementus (tik el. Pašto aplankas)“ - susijęs su el. Laiškais, kurių galiojimo laikas buvo pridėtas prie jų. Tai nepaveiks užduočių ar įvykių, net jei įjungsite „AutoArchive“ tiems aplankams.
Likę nustatymai taikomi visiems elementams, o ne tik el. Tai reiškia kalendoriaus įvykius, užduotis, pastabas ir žurnalų įrašus.
Darant prielaidą, kad išjungsite „Archyvuoti arba ištrinti senus elementus“, numatytieji „Outlook“ nustatymai yra elementai, senesni nei 6 mėnesiai, perkelti į naują atskirą .pst failą, pavadintą Archyvas (pagal numatytuosius nustatymus), ir padaryti jį matomą naršymo srityje „Outlook“, kad galėtumėte pasiekti archyvuotus elementus, kai tik norite. Galite keisti „Išvalyti elementus, senesnius nei“ reikšmę, nuo 1 dienos iki 60 mėnesių, pasirinkti kitą .pst failą, kad archyvuotumėte elementus, arba pasirinkite „Nuolat ištrinti senus elementus“.
Būkite įspėti, kad šis ištrynimas apeina aplanką „Ištrinti elementai“ ir jūsų elementai bus visiškai ištrinti iš „Outlook“. Gali būti, kad galėsite pasiekti ją el. Pašto serveryje, priklausomai nuo jūsų nustatymų, tačiau neturėtumėte pasikliauti tuo. Pasirinkite šią parinktį, jei norite ištrinti elementus amžinai.
Kai spustelėsite „OK“, „AutoArchive“ bus įjungtas. Ji bus vykdoma pagal pasirinktą „Run AutoArchive“ vertę (kas 14 dienų), pradedant šiandien. Taigi, kai ją įjungsite, turėtumėte tikėtis, kad jis veiks gana greitai. Mūsų bandymuose buvo užtrukta mažiau nei dešimt minučių nuo to, kai įjungėte ir gavote užklausą, kuri nurodo, kad „AutoArchive“ bus paleista. „AutoArchive“ veikia tik kai kuriuose aplankuose, todėl, jei norite, kad jis būtų rodomas tam tikruose aplankuose arba norite pritaikyti, kaip jis veikia skirtinguose aplankuose, toliau skaitykite.
Kaip įjungti ir pritaikyti skirtingų aplankų automatinį rodymą
Įjungus „AutoArchive“, jis veikia tik pagal šiuos aplankus:
- Išsiųsti daiktai
- Istrinti daiktai
- Kalendorius
- Užduotys
Jei norite, kad jis būtų rodomas bet kuriame kitame aplanke, turėsite jį įjungti kiekvienam aplankui (arba išjungti jį bet kuriame iš keturių aplankų, kurių nenorite paleisti). Tai atlikite dešiniuoju pelės klavišu spustelėdami aplanką Naršymo srityje ir spustelėdami „Ypatybės“.
Taip pat galite pasiekti aplanko ypatybes, pasirinkdami juostą> Aplanko ypatybės. (Aplankams, pvz., Kalendoriui ir užduotims, kurie nerodomi naršymo srityje, tai yra vienintelis būdas pasiekti aplanko ypatybes.) Taip pat yra galimybė pereiti tiesiai į „AutoArchive“ nustatymus, kurie jums sutaupys žingsnį viduje aplanko ypatybių.
„Folder Properties“ (aplanko ypatybių) lange spustelėkite skirtuką AutoArchive (automatinis rodymas), kad pasiektumėte šio aplanko nustatymus.
Daugeliui aplankų „Negalima archyvuoti šio aplanko elementų“ nustatymo bus įjungta pagal numatytuosius nustatymus. Tai reiškia, kad, kai vyksta „AutoArchive“ procesas, aplankas bus ignoruojamas ir jo elementai nebus archyvuojami. Jei norite įtraukti aplanką, įjunkite „Archyvuoti šio aplanko elementus naudodami numatytuosius nustatymus“.
Arba, jei norite, kad šio aplanko nustatymai automatiškai atitiktų numatytuosius, įjunkite „Archyvuoti šį aplanką naudodami šiuos nustatymus“ ir pakeiskite nustatymus pagal savo pageidavimus.
Jei bet kuriuo tašku norite grąžinti visus aplankus, kad būtų naudojami numatytieji nustatymai, galite grįžti į „Failas“> „Options“> „Advanced“> „AutoArchive“ nustatymus ir spustelėkite mygtuką „Taikyti šiuos nustatymus visiems aplankams“. Tai pakeis visus aplankus, kuriuose yra įjungtas „Archyvuoti šį aplanką naudojant šiuos nustatymus“, kad „Archyvuoti elementus šiame aplanke naudojant numatytuosius nustatymus“ įjungtas.
Kai gausite numatytuosius „AutoArchive“ nustatymus ir nustatymus viename aplanke, nustatykite taip, kaip norite, galite palikti procesą tyliai dirbti fone, atlaisvinti erdvę ir išlaikyti aplankus nuo pernelyg pripūsti.
