Automatiškai perkelkite el. Laiškus į aplankus „Outlook“ naudojant taisykles

Šiame pranešime mes peržiūrėsime, kaip geriau valdyti „Outlook“ el. Paštą, kai gaunami laiškai automatiškai perkeliami į atskirus aplankus. Jei kasdien gausite daug el. Laiškų, tai gali sutaupyti daug laiko.

Užuot turėję praleisti valandą vieną kartą per savaitę, perkeliant el. Laiškus iš gautų laiškų į jūsų suskirstytus katalogus, el. Pašto taisyklės padės automatizuoti gautų laiškų aplanką. Tai labai panaši į „Gmail“ etikečių ir filtrų naudojimą.

El. Pašto taisyklės gali atrodyti sudėtingos ir jos gali būti, jei tikrai norite atlikti tam tikrą sudėtingą rūšiavimą, bet jei norite tiesiog perkelti darbo el. Laiškus į darbinį aplanką automatiškai, tai yra tortas.

Jei norite, kad taisyklės būtų naudingos, pirmiausia turite sukurti kai kuriuos aplankus, esančius po gautais laiškais, kad kategorizuotumėte el. Paštą, pvz., Projektai, Darbas, Šeima ir pan..

Galite sukurti aplankus dešiniuoju pelės klavišu spustelėdami Pašto dėžutę arba bet kurį aplanką ir pasirinkite Naujas aplankas. Šią procedūrą veikia „Outlook 2010“, 2013, 2016, 2019 ir „Office 365“.

„Outlook“ taisyklių nustatymas

Dabar, norėdami pradėti, atidarykite „Outlook“, spustelėkite „ Failas skirtuką ir pamatysite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus mygtukas į apačią.

Pasirodys pagrindinis taisyklių ir įspėjimų langas, ir pagal numatytąją nuostatą, priklausomai nuo „Outlook“ versijos, galite matyti vieną jau sukurtą taisyklę.

Iš čia spustelėsite Nauja taisyklė mygtuką, kad pradėtumėte naudoti pirmą „Outlook“ el. pašto taisyklę. Atsiras taisyklių vedlio dialogo langas, kuriame bus rodomi bendri taisyklių šablonai.

Tai yra labiausiai paplitę ir tikriausiai visi, ko jums reikės. Dažniausia taisyklė yra pirmoji sąraše, “Perkelkite pranešimus iš kito į aplanką„. Eikite į priekį ir pasirinkite jį, tada spustelėkite Kitas.

Pastebėsite apačioje esantį langelį, vadinamą „2 veiksmas:“, o kai kurie pabraukti tekstai lieka apačioje. Iš tikrųjų, jūs turite padaryti, kad nustatytumėte taisyklę - spustelėkite ant hipersaitus žmonių ar viešosios grupės ir nurodyta pasirinkti el. pašto adresą ir kur norite, kad šie laiškai būtų siunčiami.

Tada galite spustelėti Baigti ir baigsite. Tačiau, jei norite padaryti taisyklę sudėtingesnę, spustelėkite Kitas suteiks jums daug daugiau galimybių:

Kai viršutiniame sąrašo laukelyje patikrinate skirtingas sąlygas, apačioje esantis taisyklių aprašymas taip pat užpildys daugiau nuorodų. Jūs netgi galite sukurti taisykles, kurios ieško konkrečių žodžių el. Pašto įstaigoje ir atliktų veiksmus tuose el.

Kitas uždavinys - spustelėti kiekvieną hipersaitą ir pasirinkti susijusias vertes, pvz., El. Pašto adresus, aplankus ir tt Pirmiau pateiktame pavyzdyje norite spustelėti žmonių ar viešosios grupės ir pasirinkite el. pašto adresą.

Tada spustelėkite žodį nurodyta ir naršykite aplanką, kurį norite perkelti į el Naujas ir po šiuo metu paryškintu aplanku bus sukurtas naujas aplankas.

Dabar pamatysite apatinę dalį, kurioje bus atnaujintos faktinės jūsų taisyklės vertės.

Kai spustelėsite Pirmyn, galite nustatyti daugiau taisyklių, skirtų taisyklei. Paprastai tai galite palikti vieni, jei tai paprasta taisyklė, bet jei norite atlikti ir kitus veiksmus, pavyzdžiui, leisti garsą, persiųsti el. Laišką, padaryti jo kopiją, spausdinti el. Laišką, pradėti kitą programą, paleisti scenarijų ir pan. , tada galite tai padaryti šiame ekrane.

Spustelėkite Kitas kai baigsite, ir jūs būsite nukreipti į Išimtys dialogo langą, kuriame galite pasirinkti, kokiomis sąlygomis norėtumėte, kad ši taisyklė būtų apdorojama. Jei neturite unikalių atvejų, galite palikti jį tuščią, kuri yra numatytoji.

Spustelėkite Pirmyn, ir mes pagaliau pasiekėme taisyklės vedlio pabaigą! Suteikite taisyklę kaip pavadinimą, pvz., „Perkelkite draugų el. Paštą“, kad žinotumėte, ką jis daro, kai jį žiūrite vėliau.

Tada, jei el. Laiškuose jau yra el. Laiškų, kurie atitiktų naująją taisyklę, pažymėkite langelį „Paleiskite šią taisyklę jau gautuose pranešimuose„. Visą kitą galite palikti kaip numatytąjį ir spustelėkite Baigti!

Dabar galite sukurti taisykles žmonėms, informaciniams biuleteniams, banko / kredito kortelės ataskaitoms ir dar ką nors, ką galite galvoti, kad efektyviau pradėtumėte valdyti „Outlook“ el. Paštą! Mėgautis!