Formatuokite ląsteles naudodami sąlyginį formatavimą programoje „Excel“

Jei esate įpratę naudoti senesnes „Excel“ versijas, „Excel 2007“, „2010“ ir 2013 m. Sąlyginės formatavimo parinktys jus nustebins. Tad kodėl norėtumėte nerimauti naudojant sąlyginį formatavimą? Na, čia yra keletas priežasčių, kodėl man patinka naudoti šią „Excel“ funkciją:

1. Kad jūsų duomenys būtų labiau vizualūs.

2. Kad būtų lengviau suprasti savo skaičiuokles.

3. Nustatyti tam tikrų tipų numerius, padedančius spręsti problemas.

4. Padėti jums padaryti išvadas iš jūsų duomenų.

5. Vizualiai rodyti vartotojui, kas yra „gera“ arba „bloga“, naudojant žalias ir raudonas.

Dabar galite naudoti sąlyginį formatavimą, kad kiekvienas langelis būtų formatuojamas pagal jūsų pačių kriterijus (ir yra daug pasirinkimo variantų). Pvz., Jei turite pelno lapą ir norite spalvos koduoti visus pelnus, didesnius nei 200 JAV dolerių, kaip žalią ir visus pelnus, mažesnius nei 200 JAV dolerių, kaip geltoną, o visus nuostolius - kaip raudonus, tada galite naudoti sąlyginį formatavimą, kad greitai atliktumėte visą darbą.

Sąlyginis formatavimas programoje „Excel“

Sąlyginis formatavimas leidžia greitai ir lengvai formatuoti didelius duomenų kiekius, tačiau vis dar galės atskirti skirtingus duomenų tipus. Galite sukurti formatavimo parinkčių taisykles, kurios leis „Microsoft Excel“ automatiškai formatuoti. Tikrai tik turite atlikti tris paprastus veiksmus.

1 žingsnis: Pasirinkite langelius, kuriuos norite formatuoti.

2 žingsnis: Spustelėkite Sąlyginis formatavimas mygtukas po meniu Pagrindinis, Stiliai.

3 žingsnis: Pasirinkite savo taisykles. Yra Pažymėkite langelių taisykles ir Viršutinės / apatinės taisyklės viršuje, kad galėtumėte atlikti palyginimus su vertybėmis. Šiuo pavyzdžiu mes nustatėme tris taisykles. Pirmasis buvo tas, kad bet kokia vertė, didesnė nei 200 JAV dolerių, buvo žalia.

Verta pažymėti, kad duomenų rinkinio palyginimui su kitu duomenų rinkiniu galima naudoti tik skyrių „Pažymėti langelius taisyklės“. Visa kita naudos tik vieną rinkinį, kurį pažymėjote, ir palyginkite vertes viena su kita. Pavyzdžiui, naudojant didesnę nei taisyklę, galiu palyginti A1 ir A20 reikšmes su tam tikru skaičiumi arba galiu palyginti A1 nuo A20 iki B1 iki B20.

Ta pati logika buvo taikoma antrajai ir trečiajai taisyklėms. Antroji taisyklė buvo ta, kad nuo $ 0 iki $ 200 buvo suformuota geltona. Trečioji taisyklė buvo ta, kad bet kas mažiau nei $ 0 buvo suformatuotas raudonu. Štai kaip atrodo dalis parengtos skaičiuoklės.

Jei jums nepatinka šios formatavimo parinktys, „Excel“ turi daug skirtingų naujų sąlyginių formatavimo parinkčių, kurias galite naudoti iš. Pavyzdžiui, galite įterpti piktogramas, pvz., Spalvotas rodykles (Piktogramų rinkiniai), juostų diagramos, kaip antrajame pavyzdyje (Duomenų juostos) arba netgi automatiškai pasirinktų spalvų asortimentą, kaip ir paskutiniame pavyzdyje (Spalvų skalės). Šios trys parinktys lygina tik tos pačios duomenų grupės vertes. Jei pasirinksite A1 iki A20, ji lygins šias vertes tik viena kitai.

Jei vėliau nuspręsite, kad nenorite, kad jūsų ląstelės būtų suformuluotos sąlyginai, viskas, ką jums reikia padaryti, yra išvalyti formatavimą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite mygtuką Sąlyginis formatavimas ir pasirinkite Išvalyti taisykles. Tada pasirinkite, ar norite išvalyti taisykles tik iš pasirinktų elementų arba iš viso darbalapio.

Be to, jei sukūrėte kelias taisykles, galite pamiršti, kokias taisykles taikėte tam tikroms ląstelėms. Kadangi tuos pačius ląstelių rinkinius galite pritaikyti daugeliui taisyklių, tai gali tapti gana paini, ypač jei kažkas sukūrė skaičiuoklę. Jei norite pamatyti visas taisykles, spustelėkite mygtuką „Sąlyginis formatavimas“ ir tada spustelėkite Tvarkyti taisykles.

Kai tame pačiame ląstelių diapazone taikoma daugiau nei viena taisyklė, taisyklės vertinamos pagal aukštesnę pirmenybę ir mažesnę pirmenybę. Pagal numatytuosius nustatymus naujausia taisyklė bus didesnė. Tai galite pakeisti spustelėję taisyklę ir naudodamiesi rodyklių aukštyn ir žemyn mygtukais, kad pakeistumėte tvarką. Be to, galite spustelėti išskleidžiamajame sąraše pačiame viršuje ir matyti tik dabartinio pasirinkimo arba kiekvieno darbo knygos lapo taisykles.

Taip pat yra žymimasis laukelis Sustabdyti, jei tiesa, čia aš nesiruošsiu išsamiai, nes tai gana sudėtinga. Tačiau galite perskaityti šį „Microsoft“ įrašą, kuriame jis išsamiai paaiškinamas.

Naujos sąlyginės formatavimo parinktys „Excel 2010“

„Excel 2010“, kai kalbama apie sąlyginį formatavimą, kuris buvo įtrauktas į „Excel 2007“, viskas yra vienoda. Tačiau yra viena nauja funkcija, kuri iš tikrųjų daro jį daug galingesniu.

Anksčiau minėjau, kad Pažymėkite langelių taisykles skyriuje galite palyginti vieną duomenų rinkinį su kita to paties skaičiuoklės duomenų rinkiniu. 2010 m. Galite toje pačioje darbo knygoje nurodyti kitą darbo lapą. Jei bandysite tai atlikti „Excel 2007“, ji leis pasirinkti duomenis iš kito darbalapio, tačiau jums bus pranešta apie klaidą, kai pabaigoje bandysite spustelėti OK..

Programoje „Excel 2010“ dabar galite tai padaryti, bet tai šiek tiek sudėtinga, todėl aš tai paaiškinsiu žingsnis po žingsnio. Tarkime, aš turiu du darbalapius, o ant kiekvieno lapo turiu duomenis nuo B2 iki B12 už kažką panašaus pelno. Jei noriu matyti, kurios vertės nuo B2 iki B12 nuo 1 lapo yra didesnės už 2 lapo B2 – B12 reikšmes, pirmiausia norėčiau pasirinkti B2-B12 reikšmes 1 lape ir tada spustelėkite Didžioji nei „Pažymėkite langelių taisykles“.

Dabar spustelėkite ant ląstelių nuorodos mygtuką, kurį aš parodiau aukščiau. Laukelis pasikeis, o žymeklio piktograma taps baltu kryžiumi. Dabar eikite į priekį ir spustelėkite 2 lapą ir pasirinkite TIK ląstelė B2. Padarykite NE pasirinkite visą diapazoną nuo B2 iki B12.

Pamatysite, kad langelis dabar turi vertę = Sheet2! $ B $ 2. Turėsime tai pakeisti = Sheet2! $ B2. Iš esmės, tiesiog atsikratykite $ Tai bus prieš 2. Tai paliks stulpelį fiksuotą, bet leis eilutės numerį automatiškai keisti. Dėl kokių nors priežasčių ji ne tik leis pasirinkti visą diapazoną.

Dar kartą spustelėkite langelio nuorodos mygtuką ir spustelėkite Gerai. Dabar 1 lape esančios vertės, kurios yra didesnės už 2 lapą, bus suformatuotos pagal pasirinktas formatavimo parinktis.

Tikimės, kad visi turi prasmę! Žvelgiant į „Excel 2013“, nėra jokių naujų funkcijų, kai kalbama apie sąlyginį formatavimą. Kaip paskutinis patarimas, jei manote, kad numatytosios taisyklės nesutampa su bandoma atlikti, galite spustelėti Nauja taisyklė ir pradėkite nuo nulio. Kas yra nuostabi kuriant naują taisyklę yra ta, kad galite naudoti formulę, kad nustatytumėte, kurios ląstelės formatuoti, o tai yra labai galinga.

Nors sąlyginis formatavimas ant paviršiaus atrodo gana paprastas ir paprastas, tai gali tapti gana sudėtinga, priklausomai nuo jūsų duomenų ir jūsų poreikių. Jei turite klausimų, rašykite komentarą. Mėgautis!