Dokumentų ir šablonų apribojimas ir apsauga

Dokumento apribojimas ir apsauga užtikrina, kad jūs esate galutinė autorystės teisė.

MOKYKLOS NAVIGACIJA

1. Šablonų naudojimas, siekiant užtikrinti bendrą išdėstymą ir formatavimą
2. Dokumento pakeitimų stebėjimas
3. Komentarų naudojimas dokumento pakeitimams nurodyti
4. Dokumentų ir šablonų apribojimas ir apsauga
5. Dokumentų keitimas, palyginimas ir derinimas

Nors galbūt norėsite, kad kiti recenzentai siūlytų pakeitimus ir komentuotų dokumentą, gali būti kartų, kai norite apriboti jų redagavimą ir formatavimo keitimą.

Be to, galbūt norėsite priversti visus pakeitimų stebėjimą arba apriboti recenzentus tik komentuodami. Visa tai padaryti yra įsitikinti, kad jūsų dokumentas negali būti pakeistas taip, kad neatitiktų jūsų vizijos ar stiliaus.

Šioje pamokoje parodysime, kaip apriboti formatavimą ir tipus, kuriuos gali redaguoti kiti recenzentai jūsų dokumente. Kai dokumentas yra artimas galutinei būsenai, galite jį pažymėti kaip galutinį, kad nebūtų netyčinių pakeitimų.

Be to, galbūt norėsite apriboti prieigą prie savo dokumento, kad įtrauktumėte tik savo recenzentų komandą. Parodysime, kaip apsaugoti jūsų dokumentą. Tada galite pasakyti tik savo komandai slaptažodį ir niekas kitas negalės atidaryti dokumento.

Mes pradėsime veiksmus, įvesdami jums apriboti formatavimą dokumente.

Apriboti formatavimą dokumente

Kai platinate dokumentą kitiems, kuriuos norite peržiūrėti, galbūt nenorite, kad jie pakeistų dokumento formatavimą. „Word“ leidžia apriboti visas ar kai kurias temas ir stilius, taip pat leisti recenzentams keisti kai kurias temas ir stilius. Norėdami tai padaryti, spustelėkite „Apriboti“ skirtuko „Peržiūros“ skiltyje „Apriboti redagavimą“.

Pagrindinio teksto dešinėje rodomas langas „Riboti redagavimą“. Skiltyje „Formatavimo apribojimai“ pasirinkite „Riboti formatavimą pagal pasirinktą stilių“ ir spustelėkite nuorodą „Nustatymai…“.

Dialogo lange „Formatavimo apribojimai“ visi stiliai, esantys „Patikrintuose stiliuose šiuo metu leidžiami“, yra numatyti pagal nutylėjimą. Norėdami pasirinkti tik tam tikrus stilius, kurie turi būti naudojami dokumente, galite naudoti mygtuką „Nėra“, jei norite išjungti visus stilius ir tada pasirinkti tuos, kuriuos norite leisti. Taip pat galite naudoti „Word“ rekomenduojamus minimalius stilius, kad leistumėte spustelėdami „Rekomenduojama minimali“. Jei norite, pasirinkite papildomus apribojimus „Formatavimo“ skiltyje dialogo lango apačioje ir spustelėkite „Gerai“, kai baigsite.

Šis dialogo langas rodo, ar norite pašalinti stilius, kurie neleidžiami. Rekomenduojame ne. Gali pasirodyti, kad ateityje norite naudoti šiuos stilius dokumente. Kiti recenzentai negalės jų pakeisti arba taikyti.

Spustelėkite „Ne“, kad išsaugotumėte stilius, kurie neleidžiami dokumente.

Prieš pradedant taikyti šiuos apribojimus, turite pradėti apsaugą. Mes tai aptarsime, kai parodysime, kaip apriboti redagavimą.

Apriboti redagavimą dokumente

Be dokumento redaktorių formatavimo apribojimo, taip pat galite apriboti redagavimo recenzentų tipą dokumente. Srityje „Apriboti redagavimą“ pažymėkite žymės langelį „Leisti tik šio tipo redagavimą dokumente“ ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite parinktį, nurodydami redagavimo tipą, kurį norite leisti dokumente. Galite leisti kitiems recenzentams stebėti tik pakeitimus, įvesti komentarus arba užpildyti formas. Jūs netgi galite apriboti dokumentą taip, kad kiti žmonės galėtų jį perskaityti ir nekeisti.

Galite paklausti, koks skirtumas yra tarp redagavimo apribojimo ir tik stebimų pakeitimų ir „Track Changes“ užrakinimo, kaip aptarta 2 pamokoje. funkcionalumas yra tas pats. Galite naudoti bet kurį būdą, kurį jums būtų lengviau.

Galite nustatyti išimtis ribotam formatavimui ir redagavimui arba žmonėms, kuriems leidžiama laisvai redaguoti dokumentą. Spustelėkite nuorodą „Daugiau vartotojų…“, esančią skilties „Apriboti redagavimą“ skiltyje „Išimtys (neprivaloma)“.

Dialogo lange „Įtraukti naudotojus“ galite pridėti naudotojų iš dabartinio kompiuterio, iš domeno, kuriame yra dabartinis kompiuteris, arba įvesdami asmens el. Pašto adresą. Atskirkite visus vartotojus ir el. Pašto adresus su kabliataškiu ir spustelėkite „Gerai“, kai baigsite.

Žmonės, kuriuos pridėjote dialogo lange „Pridėti naudotojus“, rodomi langelyje „Apriboti redagavimą“ esančiame langelyje „Išimtys (neprivaloma)“ esančiame langelyje „Asmenys“. Pasirinkite visą dokumento dalį arba dalį, kurią norite, kad asmuo galėtų redaguoti, ir tada pažymėkite šio asmens žymės langelį laukelyje „Asmenys“.

Dabar, kai pageidaujate apribojate dokumento formatavimą ir redagavimą, turite pasakyti „Word“, kad pradėtų vykdyti apsaugą, kad ji įsigaliotų. Skiltyje „Apriboti redagavimą“ esančioje skiltyje „Pradėti vykdymą“ spustelėkite „Taip, pradėkite apsaugą“.

Dialogo lange „Pradėti vykdymo užtikrinimą“ įsitikinkite, kad pasirinkta parinktis „Slaptažodis“, du kartus įveskite slaptažodį ir spustelėkite „Gerai“.

Atkreipkite dėmesį, kad slaptažodis nėra būtinas ir nėra visiškai apsaugomas dokumentas (dokumentas nėra užšifruotas). Tai tiesiog padeda užkirsti kelią žmonėms išjungti formatavimo ir redagavimo apribojimus.

Jei pasirinksite „Vartotojo autentifikavimas“, tikriausiai matysite šią klaidą:

„Jūsų įrenginys nėra nustatytas informacinių teisių valdymui (IRM). Jei norite nustatyti IRM, prisijunkite prie „Office“, atidarykite esamą IRM apsaugotą pranešimą ar dokumentą arba susisiekite su pagalbos tarnyba. “

Rekomenduojame naudoti slaptažodį. Tai daug paprasčiau.

Įgyvendinus apribojimus, „Apriboti redagavimą“ srityje rodomas tinkamas tekstas, leidžiantis recenzentui atlikti tik leistinas redagavimo ir formatavimo užduotis.