Pradedantiesiems Kaip sukurti ir valdyti užduotis „Outlook 2013“

Jei esate vienas iš tų žmonių, kurie turi lentą ar užrašų knygą su nuolat besivystančiu užduočių sąrašu, arba jūsų stalas ir monitoriai puošia „Post-it“® primindamas jums apie svarbius įvykius, tada tai jums skirtas straipsnis.

„Outlook“ leis jums atlikti užduočių sąrašus, susidedančius iš užduočių, kurias galite atlikti įvairiais būdais, pvz., Nustatant datas, priminimus, kategorijas ir kt. Visas dalykas yra sukurti aktyvesnį užduočių sąrašą, kurį galėtumėte sąveikauti ir palaikyti jus sąžiningai.

Darbas užduočių rodinyje

Mes neseniai aptarėme įvairius „Outlook 2013“ sudėtingumus, todėl, jei esate naujas, rekomenduojame perskaityti mūsų įvadą.

Priešingu atveju atidarykite „Outlook“ iki užduočių peržiūros ir apžiūrėkite. Iš pirmo žvilgsnio pastebėsite, kad tai gana tuščia ir nevaisinga. Taip yra todėl, kad mes vis dar turime užpildyti ją su daugybe dalykų, kuriuos turime padaryti, ir darbus, kuriuos reikia atlikti.

Pereikime ir parodysime, kaip naudoti užduotis, pvz., Profesionalą ir toliau organizuoti savo gyvenimą su „Outlook“. Nedaug laiko ir darbo turėsite išsamų užduočių rinkinį, kurį galite nustatyti, kad primintų jums, kada jie turi mokėti, arba galite netgi priskirti juos kitam asmeniui!

Užduočių pridėjimas

Norėdami pradėti, norėsite pridėti užduočių. Pastebėsite, kad kairėje pusėje yra pažįstamas aplankas. Šiam vaizdui galite pridėti naujus aplankus, efektyviai organizuodami savo užduotis į kategorijas. Jūs netgi galite sukurti naują aplankų grupę, kad galėtumėte vėl atskirti savo užduotis tarp savo profesinio ir asmeninio gyvenimo.

Norėdami pradėti, pastebėsite, kad yra vienas užduočių aplanko grupės skambutis „Mano užduotys“ ir du užduočių aplankai: darbų sąrašas ir užduotys. Jei dešiniuoju pelės klavišu spustelėsime aukščiausio lygio aplanką, galime sukurti „Naujo aplanko grupę“, kurią pavadinsime darbo užduotimis.

Galite pridėti greitą užduotį spustelėję „Spauskite čia, jei norite pridėti naują užduotį“, arba galite spustelėti „Nauja užduotis“, esančią namų juostelėje. Peržiūrėkite toliau nurodytą pavadinimą, kuriam galite taikyti kelias parinktis, rodyti užduotį, jos detales ir tvarkyti.

Užpildykite savo užduotį šiek tiek su pagrindinėmis detalėmis ir spustelėkite „Išsaugoti ir uždaryti“. Galite pasirinkti pradžios datą, pabaigos datą (jei taikoma), būseną, prioritetą ir užbaigimo procentą. Taip pat galite patikrinti laukelį „Priminimas“ ir „Outlook“ pranešti, kada bus įvykdyta užduotis.

Užduočių peržiūrėjimas, keitimas ir atnaujinimas

Sukūrę keletą užduočių, mes matome juos, išvardytus mūsų užduočių rodinyje. Čia galite atlikti kai kuriuos pagrindinius tinkinimo darbus, pvz., Pakeisti mokėjimo datą arba priskirti kategoriją, bet jei tikrai norite peržiūrėti ir redaguoti, reikia du kartus spustelėti, kad jį atidarytumėte.

Štai mūsų užduotis dar kartą. Mes galime padaryti pakeitimus, pvz., Būseną ar prioritetą, arba galime spustelėti mygtuką „Detalės“.

Jei yra kitų su užduotimi susijusių duomenų, galite jas užpildyti čia. Nors tai gali būti netinkama daugeliui žmonių, jei dirbate su nepriklausomais rangovais ar konsultantais, tai yra puiki vieta sekti, kiek jie jums kainuoja.

Yra keletas kitų dalykų, kuriuos galime paminėti prieš pereinant prie pasikartojimų. Nors pamokote apie užduoties sąsają, atkreipkite dėmesį, kad galite ištrinti arba persiųsti užduotį, jei nuspręsite, kad tai nėra verta tęsti, arba jums reikia ką nors iš jo pateikti..

Taip pat galite valdyti užduotį, pvz., Pažymėti ją užbaigtą, priskirti ir išsiųsti būsenos ataskaitą. Daugiau apie tai kalbėsime netrukus. Šiuo metu trumpai patikrinkite, kaip nustatyti pasikartojančias užduotis.

Darbas su pasikartojančiomis užduotimis

Pasikartojančios užduoties sukūrimas yra toks pat kaip ir pasikartojančio susitikimo arba pasikartojančio susitikimo sukūrimas. Dialogo, kurį pamatysite spustelėję mygtuką „Pasikartojimas“, tikriausiai atrodys gana pažįstamas.

Taigi, čia yra mūsų „pokalbis apie darbo daiktus“ užduotis, kuri kartojasi kiekvieną savaitę trečiadienį, be jokio galo. Taip pat atkreipkite dėmesį, kad net jei užduoties nebaigsite iki užduoties pakartojimo, dar bus sukurtas kitas.

Galite pakeisti šią funkciją pasirinkdami parinktį „Atnaujinti naują užduotį“, kuri vietoj to, kad automatiškai nepasikartotų x dieną, neatkurs užduoties, kol dabartinis nebus pažymėtas kaip baigtas.

Užduoties priskyrimas kitam asmeniui

Mes turime savo „kalbėti apie darbo dalykus!“ Užduotį, dabar mes tiesiog turime jį išjungti kitam! Juostos „Tvarkyti užduotį“ dalyje spustelėkite mygtuką „Priskirti užduotį“.

Tai atvers užduotį kaip el. Laišką, kurį galėsite adresuoti kitiems. Tokiu atveju mes tik ketiname priskirti užduotį kalbėti apie darbo medžiagą kam nors kitam, todėl mes el.

Jei norite įvesti adresą į lauką „To“, galite jį užsirašyti, arba galite užsirašyti laimingą vardą iš savo adresų knygos. Ar neturite adresų knygos? Skaitykite apie tai, kaip kurti ir valdyti kontaktus, įskaitant tai, kaip importuoti kontaktus iš „Gmail“ į „Outlook“.

Toks gavėjas gaus el. Laišką, po to pasirinkdamas „Priimti“ arba „Atmesti“. Mes nenorime, kad bosas būtų nusiminęs, todėl mes tik eisime ir priimsime užduotį. Be to, kalbėjimas apie darbo daiktus niekada nėra bloga idėja!

Galiausiai, jei galios, norinčios žinoti savo dabartinės užduoties pažangą (ar jos trūkumą). Galite siųsti jiems būsenos ataskaitą.

Apskritai, vidutinis namų „Outlook“ vartotojas dažniau naudoja užduotis, kaip atlikti užsakymus arba pažymėti namų ruošos darbus namuose, tačiau naudinga žinoti visas užduočių kūrimo galimybes. Dabar pereikime prie likusios „Home“ juostelės ir aptarkime, ką galite padaryti, kad iš ten atliktumėte užduotį.

Užduočių valdymas ir rūšiavimas pagal vaizdą

Savo savaitės metu kai kurios užduotys bus atliktos, o kai kurios jų nebus. Tai, ką baigėte, galite pažymėti kaip išsamią ir pamiršti. Tačiau tuos, kurių jūs neturite, turėsite valdyti kažkaip arba turėsite vis didėjantį sprogdintų užduočių sąrašą.

Yra keletas būdų juos valdyti. Pažvelkime į tą juostelės plotą ir parodysime, kaip išnaudoti daugiausiai šių įrankių.

Paspaudus mygtuką „Pašalinti iš sąrašo“, jis bus pažymėtas kaip išsamus ir pašalinamas iš sąrašo. Jei „Outlook“ susiduria su problema, pvz., Jei užduotis yra pasikartojanti arba ji yra neišsami, jis paklaus jūsų, ką norite padaryti.

Taip pat galite dirbti tiesiogiai su užduotimis, kurias matote užduočių sąraše. Išsamesnės informacijos ieškokite toliau pateiktame ekrane. Matote, kad galite tiesiog spustelėti vėliavos piktogramą, kad ją pažymėtumėte kaip išsamią, arba galite spustelėti dešiniuoju pelės klavišu, kad pamatytumėte tolesnius veiksmus.

Kitame ekrane matote, kad mūsų užduotis „sėdėti aplink futbolo stebėjimą mūsų kojomis“ yra rytoj, tačiau taip pat pažymėjome jį sekančiai veiklai ir kitą savaitę. Tolesnės užduoties sukūrimas iš esmės dubliuoja jį tam tikram laikui, kuris jums geriausiai tinka. Tokiu atveju rytoj užduotį galėtume pažymėti kaip išsamią arba ją pašalinti, tačiau ši užduotis dar bus atlikta kitą savaitę.

Atminkite, kad galite stebėti užduotis iš vieno iš penkių iš anksto nustatytų intervalų, arba galite sukurti pasirinktinius tolesnius veiksmus.

Galiausiai, keičiant savo vaizdą, gali padidėti gabalas per daug užduočių. Jei jis nėra rodomas juostelėje, galite spustelėti mygtuką „Keisti vaizdą“ ir pamatysite šias parinktis.

Štai kaip atrodo paprastas sąrašas. Vaizdas nediskriminuoja užbaigimo būsenų ar kategorijų ar nieko kito. Tai tiesiog pateikia visus savo praeities, dabarties ir būsimus uždavinius vienu paprastu vaizdu.

Kita vertus, jei mes suskirstome savo požiūrį į aktyvias užduotis, mes matome, kad mums dalykai yra susiaurinti.

Visada nepamirškite pakeisti savo užduoties rodinio, kad galėtumėte greitai surūšiuoti arba paslėpti juos, kad būtų pasiektas didžiausias našumo potencialas!

Užduočių parinktys

Galiausiai, supažindinkime su naujais uždaviniais. Užduočių parinktys leis pakeisti nustatymus ir pakeisti jų elgesį bei išvaizdą. Juos galite pasiekti meniu Failas, spustelėdami „Parinktys -> Užduotys“.

Galite nustatyti priminimų apie užduotis, kurių terminas yra terminai, pavėluotas ir baigtas užduočių spalvas, darbo valandas ir kitas paprastas spalvas, parinktis. Taigi, jei norite, kad uždelstos užduotys būtų ryškiai mėlynos arba norite, kad dienos pabaigoje vietoj pradžios būtų numatyti priminimai, galite atlikti pakeitimus čia.

Kaip galite pasakyti, „Outlook“ atskleidžia, kad yra labai gerai apvali programa, ir dar net kalbėjome apie kalendorių ir pastabas! Tikimės, kad galėsite naudoti užduotis, kad peržiūrėtumėte savo organizacijos įgūdžius pora žingsnių. Jie tikrai lengva nustatyti ir priskirti, ir malonu turėti šiuos priminimus ir žiūrėti visus sąraše esančius dalykus lėtai patikrinti.

Tuo tarpu esame suinteresuoti išgirsti iš jūsų. Turite klausimą ar komentarą, kurį norite palikti su mumis? Įtraukite į mūsų diskusijų forumą ir ateikite.