Pradedantysis Kaip sukurti, valdyti ir bendrinti kalendorius „Outlook 2013“

Nebent jūs gyvenate be atsakomybės, saulė greičiausiai pakils ir įsikurs jūsų dienos kalendoriuje. Jei nežinote, kas vyksta kasdien, galite greitai atsidurti prarastų susitikimų labirintoje ir netikėtumų susitikimuose.

Pakalbėkime apie „Outlook“ kalendorius, nes už el. Laiško (galbūt net kartais) organizavimas ir produktyvumas priklauso nuo gebėjimo valdyti įvykius ir gauti dalykų. Vienas iš dalykų, kuriuos „Outlook“ atlieka su didele aplombacija, galbūt geriau nei dauguma kitų programų, yra kalendoriaus. „Outlook“ kalendoriaus funkcijos yra antros, kai kalbama apie renginių kūrimą, keitimą ir bendrinimą.

Šiame straipsnyje daugiausia dėmesio bus skiriama paprastiems dalykams. Mes parodysime, kaip sukurti ir tvarkyti savo kalendorius, pridėti susitikimus, susitikimus ir dalintis jais su kitais adresų knygoje esančiais asmenimis, kad galėtumėte lengviau bendradarbiauti. Kai baigsite, parodysime, kaip naudojant „Outlook“ pagrindiniams pagrindams, pvz., El. Laiškams ar adresatams ir adresų knygoms, kalendorių galite įtraukti į savo užimamą gyvenimą ir pagerinti savo namų ar nedidelį biurą.

Kalendoriaus pagrindai

Kai naudojate „Outlook“, galėsite naudotis savo kalendoriaus galimybėmis. Net jei neturite el. Pašto paskyros, vis tiek galite naudoti „Outlook“ likusiai jos funkcijai. Kalendorius geriausiai veikia, jei galite pasinaudoti savo bendradarbiavimo galimybėmis, todėl el. Pašto paskyros naudojimas užtikrina, kad galėsite siųsti susitikimo kvietimus ir gauti dalyvių pranešimus.

Nepriklausomai nuo to, koks yra jūsų pagrindinis, kasdieninis kalendorius, t. Y. Numatytasis kalendorius, susietas su numatytuoju „Outlook“ profiliu. Tai mėnesinis rodinys, tačiau galite pakeisti skirtuko „Išdėstyti“ funkcijas, kad pakeistumėte rodinį.

Pavyzdžiui, žemiau yra darbo savaitės vaizdas (palyginti su visu savaitės vaizdu). Tai labai paprasta, su oru (galite jį nustatyti savo miestui) ir paieškos laukelį. Jei turite kokių nors susitikimų ar susitikimų, pamatysite juos čia, ir galite pereiti prie ankstesnės ar kitos savaitės spustelėję „Ankstesnio paskyrimo“ arba „Kitas paskyrimas“ mygtukus, atitinkamai, palei kalendoriaus kraštus.

Pereikime šiek tiek ir sutelkiame dėmesį į tai, kaip pakeisti savo kalendoriaus išdėstymą, kad jis geriau atitiktų jūsų konkrečius ar konkrečius poreikius.

Kalendoriaus raumenų lankstymas

Jūs galite padaryti gana daug, kad pakeistumėte savo kalendoriaus išdėstymą ir išvaizdą. Jei peržiūrite skirtuką „Peržiūrėti“, pamatysite visą stilių asortimentą, kurį galite naudoti kalendoriui, kuris atitinka jūsų organizacinius poreikius.

Peržiūrėkite šį kalendorių. Mes padarėme keletą nedidelių jo išvaizdos pakeitimų. Vieną, galite pakeisti spalvą, kuri yra subtilus, bet gražus liesti.

Skirtuke „Vaizdas“ galite pridėti keletą kitų vaizdų, kad pabrėžtumėte režimą, kuriame esate. Pvz., Yra užduočių juosta, leidžianti į dešinę stulpelį pridėti kalendorių, žmonių ir užduočių (žr. Aukščiau). Ši užduočių juosta yra pritaikoma režimui, kuriame esate, taigi, net jei turite įgalintas užduotis ir kalendorių, kaip ir anksčiau pateiktame ekrane, jei persijungsite į gautuosius, turėsite iš naujo įjungti - Arba Baras.

Gera idėja kiekviename režime žaisti skirtuką „Peržiūrėti“, nes jie ne visi bus vienodi. Pavyzdžiui, skaitymo stulpelis kalendoriaus rodinyje nėra labai naudingas, tačiau tai tikrai puikus priedas jums.

Taip pat patikrinkite kasdienį kalendoriaus vaizdą, kai įjungtas „Daily Task View“. Čia jūs galite pamatyti kasdienį kalendorių, kuriame pateikiamos jūsų tinkamos užduotys.

Kalbėsime daug daugiau apie užduotis būsimame straipsnyje, bet dabar sutelkiame dėmesį į viską, ką galbūt norėsite sužinoti apie susitikimus ir susitikimus.

Susirinkimų ir susitikimų pridėjimas

Pažvelkime į susitikimų ir susitikimų sudarymą. Toliau pateiktame pavyzdyje mes organizuojame picos vakarėlį. Žinoma, tai yra paskyrimo pobūdis, o nors pica šalis nebūtinai yra „paskyrimas“, gausite idėją. Tada galite pridėti kitų specifikacijų, pavyzdžiui, kur vyksta picos šalis, ir jos pradžios bei pabaigos laikus.

Yra daug vietos (techniškai neribota), kad į įvykį būtų pridėta pastabų, instrukcijų ar nurodymų. Žinoma, tai nėra daug partijos, jei ten nėra kitų žmonių. Taigi turėsime pakviesti kai kuriuos dalyvius. Pakvietę žmones, tai nebėra laikoma paskyrimu. Vietoj to „Outlook“ ją pakeičia į susitikimą. Toliau pateiktame ekrane matome, kad naujasis susitikimas įvyko.

Vardus galite įvesti ranka arba paspausti mygtuką „To“, kad pridėtumėte dalyvių iš savo adresų knygos. Jei dar nenustatėte adresų knygos, galime pasakyti, kaip pridėti ir tvarkyti kontaktus, taip pat importuoti kontaktus iš kitų šaltinių, pvz., „Gmail“.

Galite nukirpti tiesiai į persekiojimą ir tiesiog spustelėkite „Naujas susitikimas“ iš juostelės namų skirtuko. Kvietę dalyvius, galite paprašyti tolesnių atsakymo parinkčių.

Jei prašote atsakymo (o ne paprasčiausiai užrašyti žodį ir palikti jį), tada pakviestieji turės galimybę RSVP. Atminkite, kad tai puikiai veikia su „Microsoft“ produktu, pvz., „Outlook.com“ el.

„Gmail“ galėsite veikti kvietimu gana panašiai. Tačiau atsakote, jis bus išsiųstas renginio organizatoriui ir automatiškai pridedamas prie „Outlook“.

Dabar, kai aiškiai matome paskyrimus ir susitikimus, pereisime prie jų pakeitimo ir atšaukimo, nes pokyčiai yra neišvengiami, o kartais mūsų geriausi planai patenka į.

Susitikimų ir stebėjimo atsakymų keitimas arba atšaukimas

Yra kažkas, ir mes turime perkelti savo pica vakarėlį į šeštadienio vakarą. Tai mums ne problema, bet kas apie mūsų dalyvius? Na, jų planai yra visiškai jiems priklausantys, tačiau „Outlook“ bent jau leidžia juos įspėti apie pakeitimus.

Jei norite pakeisti susitikimą ir įspėti savo dalyvius, pirmiausia atidarykite įvykį iš „Outlook“ kalendoriaus ir atlikite reikiamus pakeitimus. Šiuo atveju mes tiesiog perkeliame susitikimą atgal į vieną dieną. Atkreipkite dėmesį, kad galite spustelėti „Siųsti naujinimą“ ir jūsų pakviestieji bus atnaujinti pakeitimo metu.

Šiuo metu, jei visi dalyviai anksčiau priėmė jūsų kvietimą, jie turės jį priimti.

Dabar gali būti tinkamas laikas parodyti, kaip sekti susitikimo pažangą. Spustelėkite mygtuką „Stebėjimas“, o čia galite pamatyti susitikimo pažangą. Šiuo metu tik vienas pakviestas asmuo sutiko, kad galbūt šis šeštadienis nėra toks geras laikas.

Ir vėl, kažkas ką tik atėjo ir mes turime atšaukti susitikimą. Tiesiog spustelėkite mygtuką „Atšaukti susitikimą“. Dabar jūsų kvietimas bus pakeistas ir gausite mygtuką „Siųsti atšaukimą“, kad spustelėtumėte ir išsiųstumėte blogas naujienas.

Tai taip paprasta, kaip ir anksčiau, jūsų buvę pakviestieji gaus atnaujintą el. Laišką, o įvykis bus pašalintas iš „Outlook“ kalendoriaus.

Renginiai

Kai įvyksite ir išsaugosite susitikimus su pasikalbėjimais, pamatysite jį savo kalendoriuje. Kai pakyla virš jo, pamatysite atitinkamas detales. Šiuo metu, jei viskas yra gera, galite jį palikti ir pereiti prie kitų dalykų.

Tačiau, jei norite jį pakeisti arba ištrinti, galite jį atidaryti dukart spustelėdami arba naudodami atitinkamus veiksmus juostelėje, kuri yra „Atidaryti“ mygtukas.

Be to, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kontekstinį meniu, galite pasiekti daugelį tų pačių juostų valdiklių.

Atidarę susitikimą ar susitikimą, pažymėkite skirtuką Parinktys, kuri leis jums paveikti kai kuriuos pakeitimus, pvz., Būsenos keitimą (užimta, preliminari, ne darbo vieta ir kt.), Nustatyti priminimą, pakeisti laiko juostą ir pagaliau nustatyti įvykis kaip nuolatinis.

Pasikartojantys įvykiai yra dažni, pavyzdžiui, savaitinis susitikimas arba ketvirčio uždarbio renginys, arba tiesiog pietūs su draugu, todėl gerai žinoti, kaip juos nustatyti. Kaip matote iš ekrano, tai turėtų būti gana lengva atlikti. Galite nustatyti paskyrimo laiką, modelį ir, žinoma, intervalą arba pasikartojimo trukmę.

Toliau pateiktame paveikslėlyje matote nuolatinį įvykį kiekvienam pirmadieniui 13:00 val., Kuris tęsis neribotą laiką.

Svarbu prisiminti, kad nors susitikimai ir susitikimai turi keletą pagrindinių skirtumų, jie vis dar atrodo ir gali būti keičiami tokiu pačiu būdu, todėl visos susitikimams matomos parinktys bus tokios pačios.

Failo ar dokumento pridėjimas prie kalendoriaus elemento

Įsivaizduokite, kad paskyrėte susitikimą, pvz., Paimkite naminių gyvūnėlių veterinarijos gydytojui arba pakeiskite aliejų, ir bet kuriuo atveju turite dokumentą ar vaizdą, kurį norite pridėti prie jo, kad nepamirštumėte.

Toliau pateiktame pavyzdyje mes galutinai išgryniname naftą, ir mes turime kuponą už jį. Galite atspausdinti kuponą ir pabandyti prisiminti jį iš anksto, arba galite tiesiog pridėti jį prie susitikimo, todėl, kai „Outlook“ jums primena, kuponas yra ten, kad galėtumėte ją išspausdinti, kai galvojate apie tai.

Norėdami tai padaryti, norite spustelėti „Pridėti failą“ ir tada naršyti iki vietos, kurioje jis yra išsaugotas. Galite įterpti failą taip, kaip jis yra, įklijuokite jį kaip tekstą arba įterpti failo vietą kaip nuorodą. Šiuo atveju mes tik prijungsime PDF, kaip yra.

Žinoma, tai bus labai naudinga funkcija, jei jums reikės bendrinti dokumentus verslo susitikimui, išsiųsti mokymosi medžiagą studentams arba kai situacija gali pareikalauti papildomos informacijos.

Kalendorių tvarkymas ir bendrinimas

Kalendorių tvarkymas leis jums atlikti du dalykus. Kalendorius galite atidaryti iš įvairių šaltinių ir kurti bei išsaugoti kalendoriaus grupes.

Jei spustelėsite mygtuką „Atidaryti kalendorių“, galite sukurti kalendorių iš kelių šaltinių, įskaitant iš interneto, arba galite sukurti tuščią kalendorių. Vienas iš tuščio kalendoriaus sukūrimo privalumų yra tas, kad galite atskirti savo darbą ir gyvenimą.

Toliau pateiktame ekrane matote keletą kalendorių ir sukūrėme specialią darbo grupę. Jūs iš tikrųjų galite perkelti įvykius iš vieno kalendoriaus į kitą; pamatysite, kaip turime savaitės susitikimo įrašą dviejuose kalendoriuose, kuriuos pasirinkome rodyti.

Galimybė perkelti įvykius į kalendorius reiškia, kad jei praleidžiate laiką pridedant susitikimą ar susitikimą, jei vėliau nuspręsite, kad jis turi būti kitame kalendoriuje, nereikia atkurti įvykių.

Galiausiai, galite bendrinti kalendorius, kurie turėtų būti gana savaime suprantami, tačiau galime siųsti kalendorių el. Paštu. Tai trumpai aptarėme ankstesniame straipsnyje, tai tiesiog dar vienas būdas jį pasiekti. Toliau pateiktame ekrane matote, kas nutinka, kai naudojate šią parinktį.

Galite nurodyti, kurį kalendorių norite bendrinti, datų intervalą (nuo vienos dienos iki viso kalendoriaus), bendrinamų duomenų lygį (paprastą prieinamumą, ribotą ir išsamią informaciją), o tada yra keletas išplėstinių parinkčių, kurias galite naudoti.

Pasidalijimas šiuo būdu reiškia, kad galite greitai, lengvai ir sklandžiai skleisti savo kalendoriaus informaciją su kitais „Outlook“ naudotojais, taip pat integruoti jums pateiktus kalendorius.

Kalendoriaus parinktys

Yra nemažai kalendoriaus parinkčių, kurias galite surūšiuoti (nors ne tiek daug, kaip ir el. Paštu). Dauguma šių parinkčių yra skirtos sukonfigūruoti kalendorių efektyviau dirbti su jūsų profesiniais ir asmeniniais poreikiais.

Pavyzdžiui, galite pakeisti savo darbo valandas ir darbo savaitę, pridėti atostogas, keisti laiko juostą, nustatyti numatytąjį spalvą ir net pasirinkti tarp Fahrenheit ir Celsius. Dirbkite savo keliais per savo laisvalaikį ir išbandykite, kas geriausiai tinka jums.

„Outlook“ kalendoriaus funkcijos yra geriausios ir jei dirbate organizacijoje, turinčioje centrinį „Exchange“ serverį, tuomet tikriausiai žinote, kaip bendradarbiauti bendrinamuose kalendoriuose, pamatyti įvykius ir dar daugiau. Visa tai sklandžiai veikia jūsų vietiniame „Outlook“ įrenginyje, kad pridėtinė galia ir patogumas.

Namuose malonu turėti kalendorių su tiek daug funkcijų toje pačioje programoje. Nereikia persijungti iš el. Pašto programos į savo kalendoriaus programą, galite suplanuoti įvykius ir greitai pakviesti dalyvius vos keliais pelės mygtuko paspaudimais, ir daug daugiau.

Bet tai pakanka kalbėti iš mūsų. Kodėl mes iš jūsų dabar negirdime? Praneškite mums savo mintis arba pateikite savo komentarus mūsų diskusijų forume.