Paleiskite be kompiuterio sustabdyti visko spausdinimą ir mėgaukitės skaitmeniniu gyvenimu

Atrodo, kad „elektroninis biuras“, kuriam buvo pažadėta, niekada nepasiekia daugelio žmonių. Tačiau realybė yra ta, kad šiandien, jei norite pasinaudoti šia paslauga, yra biuro biuras.

Jei vis dar esate kas nors, kuris spausdina el. Laiškus, tinklalapius ir kitus dokumentus, galite dabar sustabdyti. Yra geresnių būdų sekti savo informaciją ir greičiau ją pasiekti - galų gale negalite ieškoti žodžių ant fizinių popieriaus dalių.

Byla prieš spausdinimą

Spausdinimas yra brangus ir nepatogu, todėl reikia dažnai brangių rašalo kasečių, spausdintuvo popieriaus ir naujų spausdintuvų, kai šis pigus rašalinis spausdintuvas neišvengiamai nepavyksta. Visa tai tampa netvarkinga, kuri turi būti tinkamai organizuota arba niekada negalėsite rasti to, ko ieškote. Jūs negalite prieiti prie jo, kai esate ne savo biure, jo negalite ieškoti ir turite tik vieną kopiją, kad bėdų, jei su juo kas nors atsitiktų.

Spausdinimas buvo būtinas, kai kompiuteriai buvo sunkios plytos, sėdinčios prie stalų. Dabar mes einame aplink kompiuterius, esančius kišenėse, planšetiniuose kompiuteriuose, kurie gali apytiksliai sutapti su popieriaus dalimi, ir debesies paslaugomis, kurios gali kurti ir sinchronizuoti visus jūsų dokumentus visuose įrenginiuose. Galite ieškoti dokumentų, kuriuos išsaugojote pagal jų turimus žodžius, todėl jums nereikės sukurti ir valdyti sudėtingos rinkmenų sistemos.

Kaip ne spausdinti

Gali būti, kad jau seniai nustojome spausdinti, tačiau ten yra daug žmonių, kurie vis dar spausdina el. Laiškus ir tinklalapius. Mes stengsimės pasiūlyti keletą patarimų, kad galėtume nukreipti jus nuo spausdintuvo ir į naują taupymo ir informacijos tvarkymo būdą.

• Sukurkite skaitmeninę rinkmeną: Pirmiausia norėsite nuspręsti, kur išsaugosite, o ne spausdinsite. Tai padeda sukurti vieną nuoseklią vietą, kurioje galite išsaugoti viską. Mes rekomenduojame tam tikrą debesies paslaugą, kuri sinchronizuotų visuose įrenginiuose, kad galėtumėte juos pasiekti išmaniajame telefone ir planšetiniame kompiuteryje bei kompiuteryje. Daugelis žmonių naudoja „Evernote“ kaip savo archyvą visoms savo pastaboms ir dokumentams, bet taip pat galite pasirinkti išsaugoti debesų saugojimo paslaugą, pvz., „Dropbox“, „Google“ diską arba „Microsoft OneDrive“. Jei tikrai pageidaujate vietos saugojimo, galite išsaugoti savo failus į vieną aplanką kompiuteryje, tačiau įsitikinkite, kad jį išsaugosite. Tai bus mažiau patogu, nes turėsite rankiniu būdu kopijuoti failus į kitus įrenginius, jei norite juos peržiūrėti kitur.
• Spausdinti į PDF: Viskas, ką galbūt norėsite spausdinti - ar tai yra kvitas, dokumentas, el. Paštas, ar interneto puslapis - gali būti atspausdintas PDF formatu. Pirmiausia turite įdiegti PDF spausdintuvą į „Windows“ kompiuterį. Tada galite atlikti spausdinimo procesą kaip įprasta, pasirinkdami virtualų PDF spausdintuvą. Jūs gausite failą, kurį galite saugoti kažką panašaus į „Evernote“ ar „Dropbox“.

• Spausdinti laiškus: El. Laiškai gali būti spausdinami PDF formatu taip pat. Taip pat galite pabandyti juos rodyti (jei naudojatės „Gmail“) arba pridėti juos prie specialaus aplanko ar etiketės, kur vėliau galite juos nurodyti. Šiuos laiškus galite pasiekti vėliau iš bet kurio įrenginio, turinčio el. Pašto programą - nereikia spausdinti.
• Tinklalapių spausdinimas: Jei spausdinate tinklalapius, kad galėtumėte kreiptis į vėliau, galite juos spausdinti PDF formatu. Taip pat galite juos žymėti, kad juos peržiūrėtumėte vėliau (jūsų žymės gali sinchronizuoti visuose įrenginiuose). Jei norite vėliau skaityti tinklalapį, naudokite tokią paslaugą kaip kišenė arba „Instapaper“, kad sukurtumėte norimų skaityti dalykų sąrašą. Tokios paslaugos, kaip antai, patenka į tinklalapį, konvertuojamos į skaitomą, tik teksto turinį ir net išsaugo jį neprisijungus prie mobiliųjų įrenginių, kad vėliau galėtumėte skaityti tinklalapį be spausdinimo.
• Žemėlapių spausdinimas: Neturite spausdinti žemėlapių, jei turite išmanųjį telefoną su GPS. Jei naudojate „Google“ žemėlapius, galite prisijungti prie „Google“ žemėlapių programos ir peržiūrėti paieškų sąrašą, kurį atlikote „Google“ žemėlapių svetainėje savo kompiuteryje. Žinoma, galite tiesiog atspausdinti žemėlapį į PDF.
• Faksavimo dokumentai: Kai kurios pasenusios įmonės vis dar reikalauja faksogramų. Galite naudoti tokią paslaugą kaip „HelloFax“, kad galėtumėte siųsti faksogramas žiniatinklyje. HelloFax siūlo penkias nemokamas faksogramas per mėnesį - tai turėtų būti daugiau nei namų vartotojams, kurie tik retkarčiais turi siųsti faksu.
• Kai kas nors reikalauja spausdintų dokumentų: Deja, kai kurios organizacijos vis dar reikalauja spausdintų dokumentų. Nieko to nepasieksime. Jei jie nesiims PDF el. Paštu, gali tekti spausdinti.
• Ką daryti su senais popieriaus dokumentais: Lengviau pradėti eiti į priekį elektroniniu būdu, o ne nuspręsti metodiškai konvertuoti visus senus popierinius dokumentus į skaitmenines versijas - tai gali būti daug darbo. Nepaisant to, galite nuskaityti senus dokumentus į PDF failus su skaitytuvu.

Skaitmeninių failų naudojimas

Jūsų skaitmeninėje darbo erdvėje dabar yra daug privalumų, kurių popieriuje nėra:

• Atsarginė kopija: Jūsų failai yra saugomi, jei juos išsaugojote naudodami tokią paslaugą kaip „Evernote“, „Dropbox“, „Google“ diskas arba „SkyDrive“. Jei jūsų namas nudegs, neprarasite svarbių dokumentų.
• Paieška: Jūs galite lengvai ieškoti visuose savo elektroniniuose dokumentuose, kad rastumėte reikiamus dokumentus, nesisiję per popieriaus kalnus. „Evernote“, „Dropbox“, „Google“ diskas, „SkyDrive“, net „Windows“ - jie visi turi pilno teksto paieškos funkcijas.
• Prieiga visur: Jūsų dokumentai gali būti pasiekiami bet kur, kur esate iš kompiuterio, išmaniojo telefono ar planšetinio kompiuterio. Jei išeinate ir reikia ieškoti kažko, galite tai padaryti iš savo išmaniojo telefono, o ne eiti į namus ir kasinėti savo dokumentus.
• Nėra netvarkos: Jūs neturite jaudintis dėl savo dokumentų saugojimo, organizavimo, vietos ir dubliavimo.
• Nėra spausdinimo išlaidų: Jei nereikia pirkti brangių rašalo, pigių spausdintuvų ir spausdintuvo popieriaus polių, sutaupysite pinigų.

Žinoma, kai kurie dokumentai gali būti pernelyg jautrūs, kad juos būtų galima saugoti internete. Tokiose situacijose jūs visada galite naudoti šifravimą - sukurti šifruotą konteinerį ir laikyti jį tokioje paslaugoje kaip „Dropbox“, „Google“ diskas arba „SkyDrive“. Žmonėms reikės slaptažodžio, kol jie galės pasiekti jūsų dokumentus.

Vaizdo kreditas: Sarah Kolb-Williams, Flickr, „Flickr“, „Flickr“, „Celler“, „Flickr“