Kaip automatiškai užpildyti nuoseklius duomenis į „Excel“ su užpildymo rankenėle

„Excel“ užpildymo rankenėlė leidžia automatiškai užpildyti duomenų (skaičių arba teksto) sąrašą eilutėje arba stulpelyje tiesiog vilkdami rankenėlę. Tai gali jums sutaupyti daug laiko, kai įvedate nuoseklius duomenis dideliuose darbalapiuose ir padarysite jus našesnius.

Vietoj to, kad įvestumėte skaičius, laikus ar net savaitės dienas vėl ir vėl, galite naudoti automatinio pildymo funkcijas (užpildymo rankenėlę arba juostos užpildymo komandą), kad užpildytumėte ląsteles, jei duomenys atitinka modelį arba yra pagrįsti duomenis kitose ląstelėse. Parodysime, kaip užpildyti įvairių tipų duomenis naudojant automatinio pildymo funkcijas.

Užpildykite linijinę seriją į kaimynines ląsteles

Vienas iš būdų naudoti užpildymo rankenėlę yra įvesti linijinių duomenų seriją į gretimų ląstelių eilutę arba stulpelį. Linijinė serija susideda iš numerių, kuriuose kitas skaičius gaunamas pridedant „žingsnio reikšmę“ prieš jam esantį skaičių. Paprasčiausias linijinės serijos pavyzdys yra 1, 2, 3, 4, 5. Tačiau tiesinė serija taip pat gali būti dešimtainių skaičių serija (1,5, 2,5, 3,5 ...), mažėjantis skaičius dviem (100, 98, 96 …) Arba net neigiami skaičiai (-1, -2, -3). Kiekvienoje linijinėje serijoje pridedate (arba atimkite) tą pačią žingsnio vertę.

Tarkime, mes norime sukurti nuoseklių skaičių stulpelį, kiekviename ląstelėje didindami vieną. Galite įvesti pirmąjį numerį, paspauskite „Enter“, kad pasiektumėte kitą eilutę toje stulpelyje, ir įveskite kitą numerį ir pan. Labai varginantis ir daug laiko reikalaujantis, ypač dideliems duomenų kiekiams. Mes išgelbėsime save tam tikrą laiką (ir nuobodulį), naudodami užpildymo rankenėlę, kad užpildytume stulpelį su linijinėmis skaičių serijomis. Norėdami tai padaryti, įveskite pirmąjį stulpelio langelį ir pasirinkite tą langelį. Atkreipkite dėmesį į žalią kvadratą apatiniame dešiniajame pasirinkto langelio kampe? Tai užpildymo rankena.

Kai perkeliate pelę virš užpildymo rankenos, jis virsta juodu pliuso ženklu, kaip parodyta žemiau.

Jei juodas pliusas ženklas virš užpildymo rankenos, spustelėkite ir vilkite rankenėlę žemyn stulpelyje (arba dešinėje eilutėje), kol pasieksite norimų užpildyti ląstelių skaičių.

Atleisdami pelės mygtuką, pastebėsite, kad vertė buvo nukopijuota į ląsteles, per kurias nuvilkėte užpildymo rankenėlę.

Kodėl nebuvo užpildyta linijinė serija (1, 2, 3, 4, 5 mūsų pavyzdyje)? Pagal numatytuosius nustatymus, įvesdami vieną numerį ir naudodami užpildymo rankenėlę, šis numeris nukopijuojamas į gretimus elementus, o ne didinamas.

PASTABA: norėdami greitai nukopijuoti langelio turinį virš šiuo metu pasirinkto langelio, paspauskite Ctrl + D arba kopijuoti langelio turinį į kairę nuo pasirinktos kameros, paspauskite Ctrl + R. Įspėjama, kad duomenų kopijavimas iš gretimų langelių pakeičia visus šiuo metu pasirinkto langelio duomenis.

Norėdami pakeisti kopijas linijinėmis serijomis, spustelėkite mygtuką „Auto Fill Options“ (automatinio pildymo parinktys), kuris rodomas, kai baigsite vilkti užpildymo rankenėlę.

Pirmasis variantas, kopijuoti langelius, yra numatytasis. Štai kodėl mes baigėme penkis 1s, o ne linijines serijas 1-5. Norėdami užpildyti linijinę seriją, iššokančiame meniu pasirenkame „Fill Series“.

Kiti keturi 1s pakeičiami 2-5 ir mūsų linijinės serijos yra užpildytos.

Tačiau tai galite padaryti be meniu „Užpildymo parinktys“ pasirinkti Fill Series. Užuot įvedę tik vieną numerį, įveskite du pirmuosius du pirmuosius skaičius. Tada pasirinkite šias dvi ląsteles ir vilkite užpildymo rankenėlę, kol pasirinksite visas norimas užpildyti ląsteles.

Kadangi suteikėte jam du duomenis, jis žinos norimą naudoti žingsnio vertę ir atitinkamai užpildys likusias ląsteles.

Taip pat galite spustelėti ir vilkite užpildymo rankenėlę teisė pelės mygtukas vietoj kairiojo. Jūs vis dar turite pasirinkti „Užpildyti seriją“ iš iškylančio meniu, tačiau šis meniu automatiškai rodomas, kai nustosite vilkti ir paleisti dešinįjį pelės mygtuką, todėl tai gali būti patogi nuoroda.

Užpildykite linijinę seriją į gretimus elementus naudodami pildymo komandą

Jei kyla sunkumų naudojant užpildymo rankenėlę, arba tiesiog norite naudoti komandų juostą, galite naudoti komandą „Užpildyti“, esančią skirtuke „Pradėti“, kad užpildytumėte seriją į gretimus elementus. Užpildymo komanda taip pat yra naudinga, jei užpildote daug ląstelių, kaip matysite šiek tiek.

Jei norite naudoti juostos užpildymo komandą, įveskite pirmąją vertę ląstelėje ir pasirinkite tą langelį ir visas šalia esančias ląsteles, kurias norite užpildyti (žemyn arba aukštyn stulpelyje arba į kairę arba į dešinę per visą eilutę). Tada spustelėkite skirtuką „Užpildyti“, esantį skirtuko „Redagavimas“ skiltyje „Redagavimas“.

Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Series“.

Dialogo lange Serija pasirinkite, ar norite, kad serija būtų eilutės ar stulpeliai. Lauke Type pasirinkite „Linear“. Vėliau aptarsime augimo ir datos parinktis, o automatinio pildymo parinktis tiesiog nukopijuos vertę į kitas pasirinktas ląsteles. Įveskite „žingsnio vertę“ arba linijinių serijų prieaugį. Mūsų pavyzdyje mes didiname numerius mūsų serijoje: 1. Spustelėkite „Gerai“.

Linijinės serijos užpildomos pasirinktose ląstelėse.

Jei turite tikrai ilgą stulpelį arba eilutę, kurią norite užpildyti linijine serija, galite naudoti serijos dialogo lange „Stop“ reikšmę. Norėdami tai padaryti, įveskite pirmąją vertę pirmoje eilutėje, kurią norite naudoti serijai eilutėje arba stulpelyje, ir dar kartą spustelėkite „Užpildyti“. Be pirmiau aptartų parinkčių, įveskite vertę į langelį „Stop value“, kurią norite naudoti kaip paskutinę serijos vertę. Tada spustelėkite „Gerai“.

Toliau pateiktame pavyzdyje pirmojo stulpelio pirmoje ląstelėje įdėjome 1, o skaičiai nuo 2 iki 20 bus įvesti automatiškai į kitas 19 langelių.

Užpildydami eilutes, užpildykite linijinę seriją

Jei norite padaryti išsamesnį darbalapį suprantamesnį, kartais praleidžiame eilutes, tarp tuščių eilučių tarp duomenų eilučių. Nors yra tuščių eilučių, vis tiek galite užpildyti rankenėlę, kad užpildytumėte linijinę seriją su tuščiomis eilėmis.

Jei norite praleisti eilutę, kai užpildote linijinę seriją, įveskite pirmąjį numerį pirmoje ląstelėje ir pasirinkite tą langelį ir vieną gretimą langelį (pvz., Kitą langelį žemyn stulpelyje).

Tada vilkite užpildymo rankenėlę žemyn (arba per), kol užpildysite norimą ląstelių skaičių.

Kai baigsite vilkti užpildymo rankenėlę, pamatysite, kad linijinė serija užpildys kiekvieną kitą eilutę.

Jei norite praleisti daugiau nei vieną eilutę, tiesiog pasirinkite ląstelę, kurioje yra pirmoji vertė, ir pasirinkite eilių, kurias norite praleisti, skaičių po to langelio. Tada vilkite užpildymo rankenėlę virš ląstelių, kurias norite užpildyti.

Taip pat galite praleisti stulpelius, kai pildote eilutes.

Užpildykite formules į kaimynines ląsteles

Taip pat galite naudoti užpildymo rankenėlę formulėms skleisti šalia gretimų ląstelių. Tiesiog pasirinkite langelį, kuriame yra formulė, kurią norite užpildyti gretimose ląstelėse, ir vilkite užpildymo rankenėlę stulpelyje esančiose ląstelėse arba per eilutes, kurias norite užpildyti. Formulė nukopijuojama į kitas ląsteles. Jei naudojote santykines ląstelių nuorodas, jos atitinkamai pakeis nuorodą į ląsteles jų atitinkamose eilutėse (arba stulpeliuose).

Taip pat galite užpildyti formules naudodami juostos užpildymo komandą. Tiesiog pasirinkite ląstelę, kurioje yra formulė, ir ląsteles, kurias norite užpildyti šia formule. Tada „Home“ skirtuko „Redagavimo“ skiltyje spustelėkite „Užpildyti“ ir pasirinkite Žemyn, Teisė, Aukštyn arba Kairėje, priklausomai nuo to, kuria kryptimi norite užpildyti langelius.

PASTABA: kopijuotos formulės nebus perskaičiuotos, nebent įgalinsite automatinį darbaknygės skaičiavimą.

Taip pat galite naudoti klaviatūros sparčiuosius klavišus Ctrl + D ir Ctrl + R, kaip aptarta anksčiau, kad kopijuotumėte formules į gretimas ląsteles.

Užpildykite linijinę seriją dukart spustelėdami užpildymo rankenėlę

Jūs galite greitai užpildyti tiesinę duomenų seriją į stulpelį, dukart spustelėdami užpildymo rankenėlę. Naudojant šį metodą, „Excel“ užpildo stulpelius tik pagal ilgiausią gretimą darbalapio duomenų stulpelį. Greta esančio stulpelio šiame kontekste yra stulpelis, kuriame „Excel“ susiduria su užpildytu stulpeliu dešinėje arba kairėje, kol pasieksite tuščią stulpelį. Jei stulpeliai tiesiai ant bet kurios pasirinktos stulpelio pusės yra tuščios, negalite naudoti dvigubo paspaudimo metodo, kad užpildytumėte stulpelius. Be to, pagal nutylėjimą, jei kai kuriose ląstelėse, esančiose užpildytuose ląstelių diapazone, jau yra duomenų, užpildomos tik tuščios ląstelės, esančios virš pirmojo langelio, kuriame yra duomenų. Pavyzdžiui, žemiau esančiame paveikslėlyje yra reikšmė ląstelėje G7, taigi, kai dvigubai spustelėjote užpildymo rankeną G2 ląstelėje, formulė nukopijuojama tik per langelį G6.

Užpildykite augimo seriją (geometrinis modelis)

Iki šiol aptarinėjome linijines serijas, kuriose kiekvienas serijos numeris apskaičiuojamas pridedant žingsnio vertę prie ankstesnio numerio. Augimo serijos arba geometrinio modelio atveju kitas skaičius apskaičiuojamas pagal dauginti ankstesnį numerį pagal žingsnio vertę.

Yra du būdai, kaip užpildyti augimo seriją, įvesdami du pirmuosius skaičius ir įvesdami pirmąjį skaičių bei žingsnio reikšmę.

Pirmasis metodas: įveskite pirmuosius du numerius augimo serijoje

Norėdami užpildyti augimo seriją naudodami du pirmuosius skaičius, įveskite du numerius į pirmas dvi eilutes arba stulpelius, kuriuos norite užpildyti. Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite ir vilkite užpildymo rankenėlę taip, kaip norite užpildyti. Kai baigsite vilkti užpildymo rankenėlę per tuos langelius, kuriuos norite užpildyti, iškylančiame meniu automatiškai rodomas „Augimo tendencija“.

PASTABA: šiam metodui turite įvesti du numerius. Jei to nepadarysite, augimo tendencijos parinktis bus pilka.

„Excel“ žino, kad žingsnio vertė yra 2 iš dviejų skaičių, kuriuos įvedėme į pirmąsias dvi ląsteles. Taigi kiekvienas paskesnis skaičius apskaičiuojamas ankstesnį skaičių padauginus iš 2.

Ką daryti, jei norite pradėti nuo kito skaičiaus nei 1 naudojant šį metodą? Pvz., Jei norėjote pradėti pirmiau minėtą seriją 2, įvesite 2 ir 4 (nes 2 × 2 = 4) pirmosiose dviejose ląstelėse. „Excel“ išsiaiškintų, kad pakopos vertė yra 2 ir tęsia augimo seriją nuo 4, padauginus kiekvieną kitą skaičių iki 2, kad gautumėte kitą eilutę.

Antras būdas: įveskite pirmąjį skaičių augimo serijoje ir nurodykite žingsnio vertę

Norėdami užpildyti augimo seriją pagal vieną numerį ir žingsnio vertę, pirmame lange įveskite pirmąjį skaičių (jis neturi būti 1) ir vilkite užpildymo rankenėlę virš ląstelių, kurias norite užpildyti. Tada automatiškai rodomas iššokančiame meniu pasirinkite „Serija“.

Dialogo lange Serija pasirinkite, ar serija užpildoma eilutėse ar stulpeliuose. Pagal tipą pasirinkite: „Augimas“. Lauke „Žingsnis“ įveskite vertę, kurią norite padauginti iš kiekvieno skaičiaus, kad gautumėte kitą vertę. Mūsų pavyzdyje norime padauginti kiekvieną skaičių iki 3. Spustelėkite „Gerai“.

Augimo serija užpildoma pasirinktose ląstelėse, kiekvienas paskesnis skaičius yra tris kartus didesnis nei ankstesnis skaičius.

Užpildykite seriją naudodami integruotus elementus

Iki šiol aptarėme, kaip užpildyti linijų ir augimo skaičių. Taip pat galite užpildyti seriją su elementais, pvz., Datos, savaitės dienomis, darbo dienomis, mėnesiais ar metais, naudodami užpildymo rankenėlę. „Excel“ turi keletą integruotų serijų, kurias ji gali automatiškai užpildyti.

Toliau pateiktame paveikslėlyje parodyta keletas serijų, kurios yra įdiegtos „Excel“, išplėstos tarp eilučių. Paryškinti ir raudoni elementai yra pradinės vertės, kurias mes įvedėme, o likusios dalys kiekvienoje eilutėje yra išplėstinės serijos vertės. Šios integruotos serijos gali būti užpildytos naudojant užpildymo rankenėlę, kaip jau aprašyta linijinėms ir augimo serijoms. Tiesiog įveskite pradines vertes ir pasirinkite jas. Tada vilkite užpildymo rankenėlę per norimus užpildyti langelius.

Užpildykite datų seriją naudodami pildymo komandą

Užpildžius datų seriją, galite naudoti juostos užpildymo komandą, kad nurodytumėte naudojimą. Įveskite pirmą savo serijos datą ląstelėje ir pasirinkite tą langelį ir ląsteles, kurias norite užpildyti. Skirtuko „Pagrindinis“ redagavimo skiltyje spustelėkite „Užpildyti“ ir pasirinkite „Serija“.

Dialogo lange Serija pasirinkta serija automatiškai pasirenkama, kad atitiktų pasirinktų langelių rinkinį. Tipas taip pat automatiškai nustatomas į datą. Jei norite nurodyti, kaip naudoti seriją, naudokite datą (diena, savaitės diena, mėnuo arba metai). Nurodykite žingsnio reikšmę. Mes norime užpildyti seriją su kiekviena savaitės diena, todėl įvedame 1 kaip žingsnio vertę. Spustelėkite „Gerai“.

Serija yra užpildyta tik dienomis.

Užpildykite seriją naudodami individualius elementus

Taip pat galite užpildyti seriją su savo pasirinktais elementais. Pasakykite, kad jūsų įmonė turi biurus šešiuose skirtinguose miestuose ir tuos miestų pavadinimus dažnai naudojate „Excel“ darbalapiuose. Šį miestų sąrašą galite pridėti kaip pasirinktinį sąrašą, kuris leis jums naudoti užpildymo rankenėlę, kad užpildytumėte seriją, kai įvesite pirmąjį elementą. Norėdami sukurti pasirinktinį sąrašą, spustelėkite skirtuką „Failas“.

Užkulisio ekrane kairėje pusėje esančių elementų sąraše spustelėkite „Parinktys“.

Dialogo lango „Excel“ parinkčių kairėje pusėje esančių elementų sąraše spustelėkite „Išplėstinė“.

Dešiniajame skydelyje slinkite žemyn į Bendrąjį skyrių ir spustelėkite mygtuką „Redaguoti priskirtus sąrašus“.

Kai esate dialogo lange Pasirinktųjų sąrašų, yra du būdai, kaip užpildyti pasirinktinius elementus. Seriją galite pagrįsti nauju elementų, kuriuos sukūrėte tiesiogiai dialogo lange Pasirinktųjų sąrašų, sąraše arba esamame sąraše, esančiame jūsų dabartiniame darbaknygėje. Parodysime jums abu metodus.

Pirmasis būdas: užpildykite pasirinktinę seriją, pagrįstą nauju elementų sąrašu

Dialogo lange Custom Lists (Pasirinktųjų sąrašų) įsitikinkite, kad langelyje Custom sąrašai yra pasirinktas NEW LIST (Naujas sąrašas). Spustelėkite laukelį „Sąrašų įrašai“ ir įveskite elementus savo pasirinktiniuose sąrašuose, vieną elementą į eilutę. Būtinai įveskite elementus tokia tvarka, kokia norite, kad jie būtų užpildyti į langelius. Tada spustelėkite „Pridėti“.

Priskirtas sąrašas pridedamas prie lango „Priskirtos sąrašai“, kur galite jį pasirinkti, kad galėtumėte jį redaguoti pridėdami arba pašalindami elementus iš sąrašo įrašų ir dar kartą spustelėdami „Pridėti“, arba galite ištrinti sąrašą spustelėdami „Ištrinti“. Spustelėkite „Gerai“.

Dialogo lange Excel parinktys spustelėkite „Gerai“.

Dabar galite įrašyti pirmąjį elementą savo pasirinktame sąraše, pasirinkite elementą, kuriame yra elementas, ir vilkite užpildymo rankenėlę virš ląstelių, kurias norite užpildyti sąrašu. Jūsų pasirinktinis sąrašas automatiškai užpildomas į langelius.

Antras būdas: užpildykite pasirinktinę seriją remiantis esamu prekių sąrašu

Galbūt savo darbaknygėje laikote savo pasirinktą sąrašą atskirame darbalapyje. Savo sąrašą galite importuoti iš darbalapio dialogo lange Pasirinktųjų sąrašų. Jei norite sukurti pasirinktinį sąrašą pagal esamą darbalapio sąrašą, atidarykite dialogo langą „Custom Lists“ ir įsitikinkite, kad langelyje Custom sąrašai yra pasirinktas NEW LIST. Tačiau, naudojant šį metodą, spustelėkite langelį „Ląstelių importavimas iš ląstelių“ dešinėje pusėje esantį langelio intervalo mygtuką.

„Excel“ lango apačioje pasirinkite skirtuką darbalapiui, kuriame yra pasirinktinis sąrašas. Tada pasirinkite langelius, kuriuose yra elementų jūsų sąraše. Darbo lapo pavadinimas ir ląstelių diapazonas automatiškai įrašomi į pasirinktinių sąrašų redagavimo laukelį. Dar kartą spustelėkite ląstelių diapazono mygtuką, kad grįžtumėte į visą dialogo langą.

Dabar spustelėkite „Importuoti“.

Priskirtas sąrašas pridedamas prie lango Pasirinktiniai sąrašai ir galite pasirinkti jį ir redaguoti sąrašą sąraše įrašai, jei norite. Spustelėkite „Gerai“. Naudodami užpildymo rankenėlę, galite užpildyti langelius naudodami savo pasirinktinį sąrašą, kaip ir pirmiau aprašytu būdu.

„Excel“ užpildymo rankena yra labai naudinga funkcija, jei sukuriate didelius darbalapius, kuriuose yra daug nuoseklių duomenų. Jūs galite sutaupyti daug laiko ir tediumo. Laimingas užpildymas!