Kaip sukurti ir valdyti „Outlook 2013“ kontaktus

„Outlook“ nėra daug naudos, jei neturite kontaktų. Žinoma, galite įvesti el. Pašto adresus, kaip jūs einate, bet tai užima daug laiko ir klaidų. Geriau turėti kontaktus jau „Outlook“, kad galėtumėte trumpą pranešimą išjungti tik keliais paspaudimais.

Neseniame straipsnyje aptarėme, kaip pradėti naudotis „Outlook“, ir šiandien norime tai išplėsti įtraukiant darbą su kontaktais. Jūsų kontaktai bus jūsų „Outlook“ patirties centrai, tie, su kuriais jūs sutinkate ir kaip naudojate programą.

Kaip galbūt tikitės, galite atlikti daug kontaktų valdymo su „Outlook“, o adresų knygelės sukūrimas prieš pradedant jį naudoti daro daug prasmės.

Adresų knygos kūrimas

Norėdami pradėti tvarkyti kontaktus, pirmas dalykas, kurį norite padaryti, yra atidaryti „Žmonių“ režimą, kad galėtumėte dirbti. Yra nemažai būdų įtraukti adresatus į adresų knygą. Pradžioje tikriausiai importuosite adresų knygą iš kito šaltinio, pvz., Žiniatinklio pašto ar kitos el. Pašto programos.

Atkreipkite dėmesį, kad kiekvienoje el. Pašto paskyroje turėsite adresų knygą. Šioje konkrečioje situacijoje turime vietinę adresų knygą, skirtą vietiniam „Outlook“ duomenų failui, ir turime kitą, susijusią su mūsų el. Pašto paskyra.

Bet kokiu atveju, apimsime pagrindus, kad jei neturite adresų knygos, kurią norite importuoti, galite pradėti pridėti kontaktus rankiniu būdu. Tolesnėje ekrano dalyje dabar matome dalį mūsų naujos adresų knygos, kuri yra visiškai tuščia.

Norėdami pradėti, tiesiog spustelėkite mygtuką „Naujas kontaktas“ ir atidarys naują kontaktų langą. Pirmas dalykas, kuris gali išeiti į jus, yra tik kaip užimtas, bet nebijote, jei žiūrėsite į daugelį juostelės funkcijų, ir pamatysite, kad tai yra gana standartinė, „Mill“ kontaktų forma.

Leiskite supjaustyti į persekioti ir užmegzti kontaktą „How-To Geek“ užpildydami atitinkamas vertes. Taip pat galite pridėti vaizdą, kuris yra nereikalingas, bet vis tiek yra malonus liūdnas, nuobodu adresų knygelė.

Baigę įvesti savo kontaktą ar kontaktus, norėsite spustelėti „Išsaugoti ir uždaryti“ arba spustelėti „Išsaugoti ir naują“, kad generuotumėte kitą kontaktą. Padarykime tai. Mes galime pasirinkti sukurti naują naują kontaktą arba naują kontaktą tam pačiai įmonei.

Tokiu atveju pasirinksime pastarąjį, kad taupytumėte rašymo laiką, o tada spustelėsime „Išsaugoti ir uždaryti“, kad atskleistume naujus adresų knygos įrašus.

Ne blogai, mes jau turime du kontaktus, kuriuos galime siųsti el. Paštu, bet, žmogus, tai yra daug laiko reikalaujantis. Būtų daug lengviau, jei kontaktinę informaciją galėtume perkelti iš kito šaltinio į „Outlook“.

Jei naudojate žiniatinklio pašto paslaugą ar kitą, jūsų kontaktai greičiausiai yra ir turės būti importuojami į „Outlook“. Jei norite įvesti kiekvieną kontaktą po vieną, tai tikrai laukiame, bet rekomenduojame importuoti pagrindinį kontaktų sąrašą, nesvarbu, ar tai yra „Thunderbird“, ar „Gmail“, ar kitą el. Pašto paslaugą.

Kontaktinių įrašų importavimas ir eksportavimas

Nepriklausomai nuo to, ar naudojate „Gmail“, ar „Yahoo Mail!“, Ar nuo 1997 m. Turite el. Pašto abonementą, kurį atidžiai prižiūrėjote ir palaikėte, kontaktai ir visi, neišvengiamai gali tekti įdėti kontaktus į „Outlook“ kontaktus..

Norėdami tai padaryti, galite eksportuoti kontaktus iš kito šaltinio ir importuoti juos į „Outlook“. Paprastai tai lengva pasiekti tiesiog pasiekdami nustatymus ar parinktis iš savo el. Pašto paskyros ar kliento ir pasirinkdami eksporto kontaktų parinktį.

Paprastai tada viskas, ką jums reikia padaryti, yra importuoti į „Outlook“. Tai gana paprastas procesas, ir daugelyje el. Pašto programų jis bus panašus. Rekomenduojame perskaityti mūsų straipsnį, kuriame paaiškinama, kaip eksportuoti ir importuoti kontaktus į „Outlook“ ir atvirkščiai.

vCard? Kas yra „vCard“?

Galbūt girdėjote „vCards“ („Virtual Card File“ arba „.VCF“), galbūt netgi gavote vieną arba naudojote vieną. „vCards“ yra standartinis elektroninės vizitinės kortelės formatas, kurį galite keistis su kitais, pvz., el. pašto parašu ar priedu.

Nepaisant to, „Outlook“ programoje vCards galite tvarkyti keliais būdais. Labiausiai tikėtina, kad jums gali tekti importuoti kontaktą iš „vCard“ arba eksportuoti į ją. How-To Geek turi išsamų šio proceso aprašymą, kuris greitai padės jums tai padaryti.

Kartais galite turėti daug vCards, saugomų viename vCard faile. Jei bandote konvertuoti šį failą, bus importuojama tik pirmoji failo vCard. Norint įveikti šį apribojimą, pirmiausia turite konvertuoti į .CSV failą ir tada importuoti jį į „Outlook“. Rekomenduojame perskaityti šį straipsnį, kad galėtumėte išsamiai aprašyti šį procesą.

Galiausiai, galite eksportuoti visus savo kontaktus į atskiras vCards arba vieną pagrindinį vCard, kaip aprašyta ankstesniame punkte. Dar kartą mes turime labai mažą pamoką apie tai, kaip tai padaryti, todėl su tuo turėtumėte paspartinti, kaip įveikti „Outlook“ ir iš jos išeiti gana lengvai.

Kurkite ir valdykite kontaktines grupes

Aptarkime grupes dabar, nes gebėjimas greitai išjungti pranešimą pasirinktai sielų grupei garantuoja, kad nepamirškite įtraukti bet kokio asmens ir išsaugosite nuo kiekvieno pavadinimo įvedimo laukelyje Kam:.

Norėdami sukurti kontaktų grupę, juostoje spustelėkite „Nauja kontaktų grupė“.

Atidarę, pirmiausia turite nuspręsti, ką norite paskambinti savo grupei (čia mes vadiname „CES 2015“), tada spustelėkite „Pridėti narius“ ir pasirinkite „Iš„ Outlook “kontaktų.“ Taip pat galite sukurti naują kontaktą skristi arba pasirinkite kitą adresų knygą, pvz., jei norite įtraukti žmones iš savo įmonės katalogo.

Iš sąrašo mes renkame savo grupės narius. Atminkite, kad galite pasirinkti narius laikydami „CTRL“ ir kairėje spustelėdami kiekvieną narį. Nepriklausomai nuo to, kada norite pridėti naujų narių, pasirinkite vardą ir pavardes ir spustelėkite mygtuką „Nariai ->“, kuris juos pridės prie grupės.

Kai baigsite, spustelėkite „Gerai“.

Jūs grįšite į grupės valdymo ekraną, kuriame galėsite peržiūrėti savo naujos grupės narius ir atlikti kitus pakeitimus. Pavyzdžiui, galite persiųsti grupę kaip „Vcard“ arba „Outlook“ kontaktą, pridėti pastabas apie grupę, išsiųsti el. Laišką visai grupei arba susikurti tik tuos grupės narius.

Mūsų atveju mes tiesiog spustelėsime „Save & Close“, kad oficialiai sukurtume grupę ir grįžtame į pagrindinį „Outlook“ langą. Dabar matome mūsų naują grupę mūsų kontaktų sąraše, žymint grupės piktograma. Dešinėje galite matyti grupės narį ir piktogramas, kuriomis galima atlikti veiksmus. Šiame pavyzdyje yra tik el. Pašto piktograma, taip pat mygtukas „Redaguoti“.

Turėtumėte atkreipti dėmesį, kad sparčiausias būdas išsiųsti grupę yra tiesiog įrašyti jo pavadinimą lauke Kam: todėl šiuo atveju galėtume įvesti „CES 2015“ ir „Outlook“ žinos, kad išsiųs žinutę šiai grupei visiems.

Žmonių parinktys

Jei spustelėsite „File -> Options“, galite konfigūruoti „Outlook“ keliais būdais keliose skirtingose ​​kategorijose.

Čia yra jūsų žmonių parinktys. Skirtingai nuo kitų kategorijų „Outlook“ parinktyse, „Žmonių“ parinktys yra nedaug ir jas lengva surasti.

Čia pateikiamos parinktys leis jums nuspręsti, kaip pateikti vardus, ar rodyti papildomą indeksą, ir rodyti internetines būsenas ir nuotraukas.

„Outlook“ kontaktų tvarkymas yra gana paprastas, tačiau, kaip matėte, galite padaryti daug daugiau, kad jie tinkamai išlaikytų. Ji suteikia daug daugiau, kad sukurtų jūsų „Outlook“ patirtį, jei jūsų kontaktuose yra daugiau informacijos nei tik vardas ir el. Pašto adresas.

Tai reiškia, kad jei vis dar nesate naudoję kažką panašaus į „Gmail“ kaip savo pagrindinį el. Pašto paslaugų teikėją, jūs vis tiek galite naudoti „Outlook“, kad padėtų jums valdyti savo kontaktus, o jų sinchronizavimas su „Gmail“ paskyra.