Kaip apriboti duomenų įvedimą „Excel“ naudojant duomenų patvirtinimą

Jei naudojate „Excel“ skaičiuokles, kad rinktumėte duomenis iš kitų žmonių, bet pastebėsite, kad jie dažnai užpildo jūsų kruopščiai suplanuotas ląsteles su neteisinga informacija, duomenų patvirtinimas gali padėti.

Šis įrankis leidžia apriboti tam tikras ląsteles tik tinkamai suformatuotais duomenimis. Jei kas nors įeina į viską, kas neturėtų būti, pavyzdžiui, „pietūs oro uoste“ vietoj „$ 15.68“, „Excel“ atmeta įvestį tol, kol jie bus teisingi. Pagalvokite apie tai kaip pasyvų-agresyvų būdą, kad įsitikintumėte, jog žmonės nenaudoja savo laiko.

Pavyzdžiui, čia yra pagrindinis „How-To Geek“ išlaidų ataskaitos darbalapis. Tarkime, mes norime įsitikinti, kad žmonės įveda tik skaitines vertes, kurios yra suformuluotos kaip valiuta (t. Y. Kai kurie skaitmenys, po to po kablelio, po to dar du skaitmenys) į tam tikras ląsteles.

Pirmiausia pasirinkite visus langelius, kuriuos norite apriboti.

Perjunkite juostelėje skirtuką „Duomenys“ ir spustelėkite mygtuką „Duomenų patvirtinimas“. Jei jūsų langas nėra pilnas ir jūs negalite matyti etikečių, tai yra piktograma su dviem horizontaliais langeliais, žaliuoju žymeliu ir raudonu kirto apskritimu.

Lange Duomenų patvirtinimas skirtuke „Nustatymai“ spustelėkite išskleidžiamąjį meniu „Leisti“. Čia galite nustatyti konkretų įvesties tipą, leidžiantį pasirinkti pasirinktas kameras. Mūsų išlaidų ataskaitoje norime primygtinai reikalauti, kad naudotojai pateiktų skaičių su dviem dešimtainiais skaičiais, todėl pasirinktume „Decimal“ parinktį. Taip pat galite pasirinkti kitus kriterijus, pvz., Įsitikinti, kad langelyje yra tekstas, laikas arba data, tam tikro ilgio tekstas arba netgi pasirinktinis patvirtinimas.

Nepriklausomai nuo tipų duomenų, kuriuos pasirinkote išskleidžiamajame meniu „Leisti“, galite keisti galimybes, esančias skirtuke „Nustatymai“. Kadangi norime skaičiuoti valiutą atitinkančią vertę, mes nustatome „Data“ išskleidžiamajame meniu „tarp“. Tada konfigūruojame minimalią 0,00 ir maksimalią vertę 10000.00, o tai yra daugiau nei pakankamai, kad galėtume patenkinti mūsų poreikius.

Jei norite išbandyti mūsų funkciją, spustelėkite „Gerai“, kad pritaikytumėte patvirtinimo nustatymus, ir bandykite įdėti netinkamą vertę. Pvz., Jei už pusryčių vertę, o ne valgio kainą, įvesime „blynai“, gausime klaidos pranešimą.

Nors tai riboja žmonių įvedimą tik į teisingą duomenų tipą, ji nesuteikia jiems jokios informacijos apie tai, kokių duomenų reikia. Taigi, leiskite taip pat.

Grįžkite į „Data Validation“ langą (duomenys> juostos duomenų tikrinimas). Čia jūs turite dvi galimybes (ir jūs galite naudoti abu, jei norite). Galite naudoti skirtuką „Įvesties pranešimas“, jei norite, kad iškylančio įrankio patarimas parodytų žmonėms, kokio tipo duomenis norite pasirinkti, kai jie pasirenka langelį, kuriam įjungtas duomenų patvirtinimas. Taip pat galite naudoti skirtuką „Klaidos įspėjimas“, jei norite pritaikyti klaidą, kurią jie mato, kai įveda neteisingą duomenų tipą.

Pirmiausia pereikime prie skirtuko „Įvesties pranešimas“. Čia įjunkite parinktį „Rodyti įvesties pranešimą, kai pasirinkta ląstelė“. Tada įveskite savo įvesties įrankį antraštės ir teksto. Kaip matote žemiau, tiesiog spustelėję vieną iš langelių pasirodo pranešimas, leidžiantis žmonėms žinoti, ko tikimasi.

Skirtuke „Klaidos įspėjimas“ galite pritaikyti klaidos pranešimą, kurį žmonės mato įvedę neteisingą duomenų tipą. Įsitikinkite, kad įjungta parinktis „Rodyti klaidos įspėjimą po neteisingų duomenų įvedimo“. Išskleidžiamajame meniu „Stilius“ pasirinkite savo klaidos pranešimo stilių. Galite pereiti prie „Stop“ (raudonasis apskritimas su X), įspėjimo (geltonas trikampis su šaukiniu) arba „Informacija“ (mėlynas ratas su mažosiomis raidėmis „i“), priklausomai nuo to, kaip stipriai norite pasiekti pranešimą.

Įveskite pranešimo pavadinimą, paties pranešimo tekstą ir paspauskite „Gerai“, kad baigtumėte.

Dabar, jei kas nors bando įvesti netinkamus duomenis, šis klaidos pranešimas yra šiek tiek naudingesnis (arba sarkastiškas, jei norite).

Tai šiek tiek papildomas darbas, kuriuo nustatomas duomenų patvirtinimas, tačiau vėliau galite sutaupyti daug laiko, jei naudojate skaičiuokles, kad rinktumėte duomenis iš kitų žmonių. Tai netgi naudinga užkirsti kelią savo klaidoms. Ir tai yra dvigubai teisinga, jei nustatėte formules ar bet kokias automatizavimo užduotis, kurios remiasi šiais duomenimis.