Kaip konfigūruoti atsakymą „Outlook“ sistemoje „Windows“

Kai žinote, kad kelias dienas išeisite iš biuro, galite nustatyti „Out of Office“ asistentą, kad jis atsakytų automatiškai, leisdamas žmonėms žinoti, kad naudojate savo atostogas, kol jie įstrigo darbe.

Jei norite, kad „Outlook“ atsakymas būtų pašalintas iš tarnybos, mes sukursime el. Pašto šabloną su pranešimu, kurį norime naudoti, ir tada sukurti taisyklę, kuri išsiųs atsakymą su šiuo pranešimu visiems el..

PASTABA: „Outlook“ turi būti atidaryta, kad būtų galima išsiųsti taisyklę ir atsakyti į jūsų tarnybą. Taigi, įsitikinkite, kad paliksite savo kompiuterį ir „Outlook“ veiks, kol nebūsite biure.

Pirmas žingsnis: sukurkite pranešimo šabloną

Jei norite sukurti „Outlook“ pranešimo šabloną, įsitikinkite, kad „Namų“ skirtukas yra aktyvus ir spustelėkite mygtuką Naujas el.

Įveskite pranešimą, kurį norite siųsti kaip automatinį atsakymą pranešimo laukelyje. Neįveskite el. Pašto adreso arba temos. Tada spustelėkite skirtuką „Failas“.

Spustelėkite „Išsaugoti kaip“ parinkčių sąraše, esančiame kairiajame „backstage“ ekrano krašte.

Dialogo lange Įrašyti kaip pasirinkite išskleidžiamajame meniu „Išsaugoti kaip tipą“ „Outlook šablonas (* .oft)“.

Jūs pateksite į vartotojo šablonų aplanką. Laukelyje „Failo pavadinimas“ įveskite šablono pavadinimą, laikydami „.oft“ plėtinį ir spustelėkite „Išsaugoti“.

Jei norite nukopijuoti atsakymo el. Pašto šabloną į kitą kompiuterį arba sukurti atsarginę kopiją, visas vartotojo šablonų aplanko kelias yra C: Vartotojai „AppData“ tarptinklinio ryšio „Microsoft“ šablonai . Pakeisti naudodami „Windows“ naudotojo vardą.

Uždarykite pranešimo langą spustelėdami mygtuką „X“ viršutiniame dešiniajame kampe.

Rodomas dialogo langas, kuriame klausiama, ar norite išsaugoti pranešimo projektą. Jūs neturite, nes išsaugojote kaip šabloną, bet galite, jei norite. Jei norite išsaugoti juodraštį, spustelėkite „Taip“ arba „Ne“.

Antras žingsnis: sukurkite taisyklę automatiškai atsakyti į naujus el. Laiškus

Dabar, kad mes neturime atsakymo į el. Pašto šabloną, mes sukursime taisyklę, pagal kurią naudosime šį šabloną, kad galėtume atsakyti į visus pranešimus, gautus per tam tikrą datų intervalą. Įsitikinkite, kad „Pagrindinis“ skirtukas yra aktyvus.

Skiltyje Perkelti spustelėkite mygtuką „Taisyklės“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“.

Taip pat galite spustelėti skirtuką „Failas“, kad pasiektumėte užkulisių ekraną. Įsitikinkite, kad „Info“ ekranas aktyvus (jei reikia, spustelėkite „Info“) ir spustelėkite mygtuką „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“.

Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai įsitikinkite, kad el. Pašto adresas, į kurį norite taikyti šią taisyklę, yra pasirinktas išskleidžiamajame meniu „Taikyti šio aplanko pakeitimus“. Jei norite, kad ši taisyklė būtų taikoma visoms „Outlook“ paskyroms, parodysime, kaip tai padaryti vėliau šiame straipsnyje. Spustelėkite skirtuką „El. Pašto taisyklės“, jei jis dar nėra aktyvus, tada spustelėkite mygtuką „Nauja taisyklė“.

Pirmame taisyklių vedlio dialogo lango ekrane „Pradėti iš tuščios taisyklės“ spustelėkite „Taikyti taisyklę dėl gautų pranešimų“. Ši parinktis pridedama prie „2 veiksmas: redaguokite taisyklės aprašymą (spustelėkite paspaudimo reikšmę)“ langelį. Nėra nieko, ką reikia redaguoti šiai taisyklės daliai, taigi spustelėkite „Next“ mygtuką, kad tęstumėte.

Antrajame dialogo lango Taisyklių vedlys ekrane galite pasirinkti sąlygas, kurias galite patikrinti, kai gaunate el. Laiškus. Jei norite, kad atsakymas būtų išsiųstas per tam tikrą laiko tarpą, laukelyje „1 veiksmas. Sąlyga pridedama prie „2 veiksmas: redaguokite taisykl ÷ s aprašymą (spustelėkite paspaudusį vertę)“ langelį, kaip ir anksčiau, bet šį kartą yra dalis redaguojamo aprašo. Jei norite pridėti datos intervalą, spustelėkite 2 langelyje esančią nuorodą „konkrečiame datos intervale“.

Dialogo lange „Gautas data“ pažymėkite langelį „Po“, spustelėkite išskleidžiamąjį meniu ir spustelėkite datą, po kurios norite, kad atsakymas būtų išsiųstas automatiškai. Pavyzdžiui, jei norite, kad atsakymas į jūsų tarnybą nebūtų siunčiamas vasario 8 d., Po vasario 7 d.

Tada pažymėkite laukelį „Prieš“, pasirinkite datą nuo datos, esančios dešiniajame langelyje „Prieš“. Jūsų pasirinkta data turėtų būti diena po to, kai norite, kad atsakymas į tarnybą būtų nutrauktas. Pvz., Jei norite, kad vasario 15 d. Būtų paskutinė diena, kai išsiųstas atsakymas į jūsų tarnybą, pasirinkite vasario 16 d.

Jūsų pasirinktos datos pridedamos prie 2 veiksmo laukelio sąlygos. Jei norite tęsti, spustelėkite taisyklių sekos vediklio dialogo lango mygtuką „Kitas“.

Dialogo lange Taisyklių vedlys trečiame ekrane pasirenkate tai, ką norite daryti su gaunamais el. Laiškais per datos intervalą. Norime atsakyti į visus el. Laiškus naudodami pirmame skyriuje sukurtą šabloną, todėl „atsakymas naudojant konkretų šabloną“ laukelyje „1 veiksmas: pasirinkite veiksmą (-us)“. Jei norite pasirinkti sukurtą šabloną, spustelėkite „konkretaus šablono“ nuorodą „2 veiksmas: redaguokite taisyklės aprašymą (spustelėkite paspaudę reikšmę)“ langelį.

Dialogo lange Pasirinkti atsakymo šabloną išskleidžiamajame meniu „Ieškoti“ pasirinkite „Vartotojo šablonai failų sistemoje“.

Pasirinkite sukurtą šabloną (mūsų atveju - šabloną „Atsakymas ne iš karto“) ir spustelėkite mygtuką „Atidaryti“.

Visas pasirinkto šablono kelias pridedamas prie pasirinkto veiksmo. Norėdami tęsti, spustelėkite mygtuką „Kitas“.

Ketvirtajame taisyklių vedlio ekrane galite pasirinkti bet kokias išimtis, kurias norite taikyti taisyklei, pvz., Jei norite išskirti tam tikrus žmones ar grupes („išskyrus, jei tai yra žmonės ar viešoji grupė“). Negalime pridėti jokių išimčių iš mūsų taisyklės, todėl norėdami tęsti, spustelėkite mygtuką „Kitas“.

Laukelyje „1 žingsnis: nurodykite šios taisyklės pavadinimą“ įveskite taisyklės pavadinimą. Laukelis „Įjungti šią taisyklę“ yra pažymėtas pagal nutylėjimą, todėl taisyklė bus automatiškai įjungta. Nesijaudinkite, nors. Ji neveiks, kol nebus nurodyta po nurodytos datos.

Nenorime paleisti taisyklės, susijusios su pranešimais, kurie jau yra mūsų pašto dėžutėje, todėl palikite laukelį „Vykdyti šią taisyklę jau žinutėse jau gautuose laiškuose“. Jei norite paleisti šią taisyklę visose „Outlook“ el. Pašto paskyrose, pažymėkite langelį „Sukurti šią taisyklę visose paskyrose“. Spustelėkite mygtuką „Baigti“.

Taisyklė pridedama prie sąrašo. Spustelėkite „Gerai“, kad uždarytumėte taisyklių ir įspėjimų dialogo langą.

Dabar, kai kas nors siunčia jums el. Laišką per nurodytą datą, jie automatiškai gaus pranešimą sukurtoje el. Pašto šablone.

Nors siuntėjas gauna automatinį atsakymą, kuriame sako, kad esate ne biure, vis tiek gaunate el. Laišką su piktograma, rodančia, kad išsiųstas automatinis atsakymas. Tačiau galite jaustis pagrįstai ignoruoti, kol grįšite.

Pasibaigus taisyklėms nustatytos datos intervalui, taisyklė nebus taikoma gaunamiems el. Laiškams. Tačiau vis tiek galite išjungti taisyklę. Norėdami tai padaryti, atidarykite dialogo langą Taisyklės ir įspėjimai, kaip aprašyta anksčiau, ir panaikinkite žymės langelį, esantį sąrašo kairėje pusėje. Norėdami uždaryti dialogo langą, spustelėkite „Gerai“.

Kai naudojate šią taisyklę automatiniam atsakymui išsiųsti, atsakymas vieną kartą siunčiamas kiekvienam siuntėjui per vieną „Outlook“ sesiją. Sesija yra tada, kai atidarote „Outlook“, kol išeisite iš programos. Tai užkerta kelią dubliuotų atsakymų siuntimui į tą patį siuntėją, kuris siunčia kelis pranešimus. „Outlook“ įrašai, kurie kiekvienos sesijos metu gavo automatinį atsakymą, tačiau šis sąrašas iš naujo nustatomas išeinant iš „Outlook“. Taigi, palikite „Outlook“ atidarytą (neišeikite ir neatidarykite), taigi taisyklė bus vykdoma ir automatiškai išsiųstas atsakymas bus išsiųstas visiems, kurie jums siunčia el..