Kaip naudoti pašto dėžutės valymą, kad išvalytumėte „Outlook“ aplankus šiukšliadėžėje

„Outlook“ pašto dėžutės išvalymas yra įrankių rinkinys, skirtas pašalinti pašto dėžutės šiukšles. Galite naudoti ją peržiūrėti savo pašto dėžutės dydį, išvalyti elementus automatiškai pagal dydį ir datą ir atlikti keletą kitų funkcijų. Leidžia eiti per juos ir pažvelgti.

Pirmiausia reikia atidaryti įrankį. Eikite į File> Tools ir spustelėkite Mailbox Cleanup.

Yra keletas įrankių, ir mes pradėsime ieškoti jūsų pašto dėžutėje esančių duomenų kiekio.

Peržiūrėkite pašto dėžutės dydį

„Outlook“ pašto dėžutę sudaro aplankai „Gautieji“, „Išsiųsti elementai“, „Archyvas“ ir pan. Ir žinant aplankų dydį, galite matyti, kur yra visi el. Laiškai. Norėdami sužinoti, spustelėkite „Peržiūrėti pašto dėžutės dydį“.

Tai atveria lango dydžio langą, kuriame rodomas kiekvieno aplanko dydis. Pagal numatytuosius nustatymus jis atsidaro skirtuke Vietiniai duomenys. Vietiniai duomenys yra jūsų kompiuteryje saugomi .pst ir.ost failai.

Stulpeliuose rodomas aplanko pavadinimas, dydis ir bendras dydis (tai yra dydis, apimantis bet kuriuos poaplankius). Geriausia šio požiūrio dalis yra ta, kad jis parodo aplankus, kuriuos paprastai negalite laikyti, pavyzdžiui, kalendorių. Jei turite kelerių metų susitikimų ir susitikimų prašymų, kalendoriuje galite lengvai turėti tinkamą kilobaitų kiekį, kurį galite išvalyti ištrindami senus įvykius.

Jei norite matyti pašto serverio aplankų dydį, spustelėkite skirtuką „Serverių duomenys“. Pirmą kartą atidarius šį skirtuką, gali užtrukti šiek tiek laiko, kol duomenys bus užpildyti. Taip yra todėl, kad „Outlook“ susisiekia su „Exchange“ serveriu, prašydama jūsų failuose esančių duomenų (kurie skaičiuojami skrydžio metu) ir tada parsisiunčiami ir rodomi rezultatai.

Kiekvieną kartą atidarius šį skirtuką, duomenų paieška bus daug greičiau, nes „Exchange“ turi atlikti tik skirtumų analizę ir dauguma aplankų nekeičia tokio dydžio. Įdėjus skirtuką, „Exchange“ serveryje matysite aplankų dydžius. Tai gali būti ne tokia pati, kaip ir skirtuke Vietiniai duomenys, nes „Outlook“ nebūtinai siunčia visus pranešimus į kompiuterį.

Pavyzdžiui, skirtuko „Vietiniai duomenys“ skirtuke „Bendrasis archyvo dydis“ yra 116805 kb, bet skirtuko „Serverių duomenys“ bendras dydis yra 363399 kb-a skirtumas tarp 246594 kb (265 MB). Tai daug laiškų, kurie nėra matomi vietiniuose duomenyse. Kas vyksta?

Pagal numatytuosius nustatymus „Outlook“ tik išsaugo tam tikrą pašto kiekį vietiniame kliente, kad įsitikintų, jog jūsų el. Kompiuteriuose, kurių kietasis diskas yra didesnis nei 64GB (kuris dažniausiai yra šiandien), „Outlook“ el. Senesni laiškai saugomi el. Pašto serveryje ir galite juos pasiekti. Galite atsisiųsti senesnius laiškus ir pakeisti šį numatytąjį, jei norite. Turėkite omenyje, kad galite pakeisti numatytąjį, kad jis būtų atsisiunčiamas mažiau taip pat galite siųsti laiškus, todėl, jei stengiatės už erdvę, galbūt norėsite pakeisti numatytąjį nuo 1 iki 6 mėnesių (arba mažiau).

(Pastaba: tai veikia tik paskyras, kuriose naudojamas „Microsoft Exchange“ serveris, pvz., „Hotmail“, „Live.com“, „O365“ ir kai kurios įmonės paskyros. Jei naudojate „Outlook“, kad galėtumėte atsisiųsti laiškus iš kitų paslaugų teikėjų, pvz., „Google“ ar „Yahoo“, šis nustatymas ignoruojamas ir visi el. laiškas atsisiunčiamas.)

Dabar, kai žinote, kiek duomenų aplankuose yra, galite nustatyti, kuriuos iš jų išvalyti.

Senų arba didelių laiškų paieška

Jei gavote laiškų daugelyje skirtingų aplankų, galite ieškoti visoje savo pašto dėžutėje senesniems ar didesniems laiškams.

Tai labai naudinga, jei norite rasti laiškų su dideliais priedais, kuriuos galite ištrinti arba perkelti iš „Outlook“ į standųjį diską ar debesies paslaugą. Pavyzdžiui, jei norite rasti visus laiškus, viršijančius 5 MB, galite pakeisti lauką „Rasti elementus, didesnius nei“, iki 5000 kb, tada spustelėkite mygtuką „Rasti“.

Standartinė „Outlook“ paieškos skydelis grįžta su mažiausiai 5 MB laiškų sąrašu.

Šie rezultatai grąžina tik el. Laiškus, tačiau „Look“ lauką galite pakeisti bet kuriuo konkrečiu failo tipu, jei norite perduoti platesnį tinklą.

Paieškos rezultatuose galite atidaryti kiekvieną el. Laišką ir juos ištrinti arba pašalinti priedus. Nepamirškite išsaugoti priedų prieš juos ištrindami arba ištrindami, jei norite juos išsaugoti.

Išjunkite „AutoArchive“

Galite nustatyti automatinius parametrus kiekvienam atskiram „Outlook“ aplankui, ką mes anksčiau aptarėme kaip platesnės programos „Outlook“ sklandumą. Jei nustatėte Autoarchive taisykles, galite juos išjungti pašto dėžutės išvalymui spustelėję mygtuką „AutoArchive“.

Šis procesas sukasi per visus „Outlook“ aplankus ir taiko visas nustatytas automatinio archyvavimo taisykles. Jei nenustatėte jokio nustatymo, jums gali tekti nerimauti dėl šio mygtuko paspaudimo atsitiktinai, tačiau nesijaudinkite - numatytoji automatinė taisyklė yra nieko nedaryti.

Peržiūrėkite ir ištrinkite ištrintus elementus

Jei norite „ištrinti“ savo paštą, perkeldami juos į aplanką „Ištrinti elementai“ ir retai jį ištuštinę, ši parinktis skirta jums.

Pastaba: Kai kurie žmonės norėtų naudoti savo ištrintus elementus kaip tam tikrą archyvą, ten patraukdami daiktus ir niekada neištuštindami aplanko. Tai nėra gera idėja, nes yra daug būdų, kaip galite lengvai ištrinti ištrintus elementus. Vietoj to, jei reikia išsaugoti pranešimą, nustatykite archyvą!

Spustelėkite „Peržiūrėti ištrintus elementus“, kad pamatytumėte, kiek vietos jūsų ištrinti elementai užima, tada nuimkite gilų kvėpavimą ir spustelėkite „Tuščias“.

Tai ištrins visus elementus iš aplanko Ištrinti elementai. Jei tai bijo, tuomet visais būdais pirmiausia perkelkite bet kokius svarbius laiškus į savo archyvą, tačiau iš tikrųjų turėtumėte ištrinti ištrintus elementus reguliariai ir ne naudoti kaip archyvą.

Peržiūrėti ir ištrinti konfliktus

Galutinė parinktis „Pašto dėžutės valymas“ yra ištrinti konfliktų pranešimus. Tai yra laiškai, kuriuos „Outlook“ laiko prieštaraujančiais esamam el. Laiškui, nes jie turi tą pačią antraštės informaciją. Paprastai tai yra dėl laikinų sinchronizavimo problemų su „Exchange“ serveriu, ir jūs turėtumėte turėti galimybę ištrinti šiuos el. Laiškus be jokių problemų. Jei norite pamatyti, ar aplanke „Konfliktai“ turite el. Laiškų, spustelėkite mygtuką „Peržiūrėti konfliktų dydį“, kad pamatytumėte aplanko dydžių lango filtruotą versiją.

Jei ten yra kokių nors el. Laiškų, uždarykite aplanko dydžio langą ir spustelėkite „Ištrinti“ mygtuką pašto dėžutės valymo lange.

Tai yra pašto dėžutės valymo priemonė. Tai nėra ypač baisus, bet veiksmingas ir naudingas.