Taupykite laiką su „Microsoft Outlook“ individualizuotos paieškos aplankais

Paieška „Outlook“ yra gana paprasta, bet kodėl nerūpestinga rašyti tas pačias paieškas ir vėl, jei jas atliekate reguliariai? Pasirinktinių paieškos aplankų dėka galite išsaugoti šias pasirinktines paieškas, kad galėtumėte juos grįžti tik vienu ar dviem paspaudimais.

Ir nors yra viliojanti tiesiog pagalvoti apie individualizuotos paieškos aplankus, pavyzdžiui, išsaugotą paiešką, jie iš tikrųjų yra vėsiesni. Kadangi jie automatiškai atnaujinami, jie iš tikrųjų dirba labiau kaip virtualūs aplankai, panašūs į „Gmail“ etikečių funkciją, išskyrus galingesnius. Norite aplanko, kuriame rodomi tik neskaitytų, tam tikro asmens pranešimai ir vienas ar daugiau priedų? Jokiu problemu.

Pažvelkime, kaip juos sukurti.

„Outlook“ sukurkite iš anksto nustatytą paieškos aplanką

„Outlook“ jau turi keletą iš anksto nustatytų aplankų, kuriuos galite naudoti. Jūs negalite toliau pritaikyti nė vieno iš šių, bet verta iš pradžių pažvelgti tik tuo atveju, jei jie tenkina jūsų poreikius.

Norėdami pradėti, ieškos aplankus rasite aplanko, esančio jūsų „Outlook“ duomenų faile, sąrašo apačioje kairėje lango pusėje. Kiekvienas duomenų failas turi savo paieškos aplanką, todėl, jei naudojate „Outlook“, kad patikrintumėte daugiau nei vieną paskyrą, galite nustatyti skirtingus paieškos aplankus kiekvienam.

Jūs negalėsite pasirinkti net „Search Folders“ aplanko, kol nesukūrėte pirmojo paieškos aplanko. Jei norite sukurti paieškos aplanką, pereikite į juostos skirtuką „Aplankas“ ir spustelėkite mygtuką „Naujos paieškos aplankas“.

Atidaromas langas Naujas paieškos aplankas. Pamatysite krūva iš anksto nustatytų paieškos aplankų, suskirstytų į kategorijas, pvz., Laiškų skaitymas, paštas iš žmonių ir sąrašų, ir laiškų tvarkymas. Dauguma aplankų yra gana savaime suprantami, todėl mes juos išsamiai neaptiksime - galite tiesiog juos peržiūrėti.

Čia sukuriame naują paieškos aplanką, rodantį neskaitytus laiškus. Tai labai patogu ieškoti aplankas, nes jis rodo visus jūsų neskaitytus laiškus, nesvarbu, kokiame aplanke jis yra saugomas. Tiesiog spustelėkite paieškos aplanką, kurį norite sukurti, tada paspauskite mygtuką „Gerai“.

Gana paprasta, tiesa? Dabar pažiūrėkime, kaip sukurti savo pasirinktinius paieškos aplankus, kurie yra daug galingesni.

„Outlook“ sukurkite individualizuotos paieškos aplanką

Pasirinktiniai paieškos aplankai suteikia papildomų kriterijų, kad iš anksto nustatyti paieškos aplankai neįtraukti, galite gana daug ieškoti pagal bet kurį lauką, kuriame yra „Outlook“ pranešimas. Dar svarbiau, kad galite sukurti pasirinktinį paieškos aplanką, kuris naudoja kelis kriterijus, kad pasirinktų pranešimus. Pvz., Galėtumėte turėti tik vieną pranešimą iš tam tikrų žmonių, kurie turi konkrečius žodžius temos eilutėje.

Jei norite sukurti paieškos aplanką, pereikite į juostos skirtuką „Aplankas“ ir spustelėkite mygtuką „Naujos paieškos aplankas“.

Lange „Naujos paieškos aplankas“ slinkite žemyn į sąrašo apačią, pasirinkite parinktį „Sukurti pasirinktinės paieškos aplanką“ ir spustelėkite „Pasirinkti“ mygtuką, kuris pasirodo.

Lange Custom Search Folder įveskite savo aplanko pavadinimą.

Toliau nustatysite paieškos kriterijus, taigi spauskite mygtuką „Kriterijai“.

„Search Folder Criteria“ (paieškos aplanko kriterijų) langas leidžia jums iš tikrųjų pritaikyti paiešką ir galite pasirinkti kuo daugiau galimų kriterijų.

Skirtuke „Žinutės“ yra pagrindiniai kriterijai, leidžiantys ieškoti konkrečių žodžių temoje arba pranešimo kūno, siuntėjų ir gavėjų. Taip pat galite apriboti paiešką tik su pranešimais, kuriuose esate vienintelis asmuo, esantis „To“ linijoje arba „To“ arba „Cc“ linijoje su kitais žmonėmis.

Ir netgi galite nurodyti pranešimo laiko intervalą pagal tai, kada jie buvo gauti, išsiųsti, modifikuoti ir pan. Pavyzdžiui, galite rodyti tik pranešimus, gautus per pastarąsias septynias dienas.

Skirtuke „Daugiau pasirinkimų“ rasite dar daugiau kriterijų, kaip susiaurinti paiešką. Jūs galite ieškoti pagal tam tikrų kategorijų žinutes, neskaitytas arba turintis priedų, pagal žinutės svarbą, tas, kurios yra pažymėtos ar ne, ir netgi pagal faktinį pranešimo dydį. Šis paskutinis gali būti naudingas norint rasti ir ištrinti didelius priedus.

Skirtuke „Išplėstinė“ galite pridėti kriterijus, pagrįstus visais laukais, kuriuos „Outlook“ objektas gali saugoti. Jų yra daug, todėl mes čia jų neuždengsime. Bet jei jums reikia ieškoti pagal ką nors, ko neradote kitose kortelėse, tai galite rasti paspaudę mygtuką „Laukas“ ir naršydami meniu.

Kai baigsite nustatyti visus norimus kriterijus tose trijose skirtukse, eikite į priekį ir spustelėkite mygtuką „Gerai“, kad grįžtumėte į „Custom Search Folder“ langą. Dar vienas dalykas, kurį galbūt norėsite konfigūruoti, prieš baigiant.

Pagal numatytuosius nustatymus sukurta individuali paieška bus ištraukta iš visų „Outlook“ duomenų failo aplankų. Jei norite tai apriboti tik su tam tikrais aplankais, spustelėkite mygtuką „Naršyti“.

Lange Pasirinkti aplankus pasirinkite aplankus, kuriuos norite įtraukti į paiešką, tada spustelėkite mygtuką „Gerai“.

Tada grįžkite į pagrindinį „Customize“ langą ir vėl spustelėkite „OK“.

„Outlook“ sukuria pasirinktinį paieškos aplanką ir prideda jį prie aplanko rodinio.

Kai jūs jį išnaudosite, „Custom Search Folder“ funkcija yra gana galinga. Štai tik keletas pavyzdžių, kuriais galėtumėte naudoti paieškos aplankus:

• Pranešimai į jūsų viršininką ir iš jo
• Žinutės su neišspręstomis vėliavomis pagal kategorijas (pvz., Galite ieškoti tik neišspręstų elementų asmeninėje kategorijoje)
• Labai svarbūs pranešimai
• Pranešimai klientui ir iš jo (netgi galite naudoti visą savo domeną paieškos laukelyje ir pasirinkti ieškoti visuose laukuose)
• Žinutės su priedais ir viršijantį tam tikrą dydį (puikiai tinka atsikratyti didelių priedų ir sumažinti duomenų failo dydį)

Ir tai tik subraižo paviršių. Taigi, kokie paieškos aplankai yra sukurti? Praneškite mums apie komentarus!