Naudokite sąlyginį formatavimą svarbiems Outlook pranešimams išsiskirti

„Outlook“ leidžia jums sukurti ir pritaikyti aplankų vaizdus įvairiais būdais, pvz., Stulpelių pridėjimas ir pašalinimas arba pranešimų grupavimas ir rūšiavimas. Taip pat galite taikyti taisykles, kad „Outlook“ būtų rodomi įvairiais būdais, atsižvelgiant į jų savybes (pvz., Siuntėją, temos eilutę arba laiko žymę). Tai vadinama sąlyginis formatavimas. Pažvelkime, kaip ji veikia.

Atnaujinti: Vienas iš mūsų skaitytojų atkreipė dėmesį į tai, kad sąlyginis formatavimas galimas tik „Outlook“ ir „Windows“ versijose ne MacOS versija. Ačiū, Christy!

Darbo pradžia

Norėdami pradėti nustatyti sąlyginį formatavimą, eikite į „View“> „View Settings“.

Taip pat galite pasiekti „Advanced View“ nustatymus, dešiniuoju pelės klavišu spustelėdami aplanko galvutę ir pasirinkę komandą „View Settings“.

Išplėstinės peržiūros nuostatų lange galite pritaikyti aplanko rodinį. Spustelėkite mygtuką „Sąlyginis formatavimas“.

Tai atveria langą „Sąlyginis formatavimas“, kurį naudosite nustatydami skirtingas pranešimų formatavimo taisykles.

Sąraše „Taisyklės dėl šio rodinio“ rodomi elementai yra numatytosios taisyklės, pateiktos su netinkamu aplanko rodiniu. Pvz., Galite matyti, kad „Neskaityti pranešimai“ rodomi paryškintu, mėlynu Segoe UI šriftu, kurio dydis yra 11 taškų.

Kaip veikia taisyklės

„Taisyklės“ - tai sąlygos, kurias turi atitikti pranešimas, kad „Outlook“ galėtų taikyti formatavimą. Numatytose taisyklėse, pavyzdžiui, „Neskaitytų pranešimų“ taisyklė įjungiama, kai pranešimas pažymimas kaip neskaitytas. Kai ši taisyklė yra įjungta, „Outlook“ naudoja drąsią, mėlyną 11 taškų Segoe UI šriftą, kad jį rodytų.

„Outlook“ taiko taisykles, išdėstytas sąrašo viršuje. Taisyklės, aukštesnės sąraše, yra viršesnės už žemesnes taisykles. Kaip tai veikia praktiškai? Tarkime, jūs turite dvi taisykles, po vieną sąrašo viršuje, kuris keičia šriftą į žalią, o kitą - žemiau sąraše, kuris pakeičia šriftą į raudoną. Jei pranešimas atitinka abiejų taisyklių sąlygas, šriftas bus pakeistas į žalią, nes ši taisyklė yra aukštesnė sąraše - taisyklė, kurioje šriftas nustatomas raudonai, ignoruojamas.

Su numatytomis taisyklėmis galite keisti tik šriftą. Negalite ištrinti numatytų taisyklių arba perkelti užsakymą ar keisti taisyklės taisykles. Neteisingas taisykles galite išjungti, pašalindami jas sąraše „Šios peržiūros taisyklės“.

Kaip pridėti naują taisyklę

Sąlygos formatavimo lange spustelėkite mygtuką „Pridėti“. Į sąrašą bus įtraukta nauja taisyklė, vadinama „Untitled“. Nurodykite savo taisyklę ir spustelėkite „Būklė“ mygtuką.

Langas Filtras leidžia jums nuspręsti, kokią sąlygą ar sąlygas turi atitikti laiškas.

Mes tik ketiname naudoti paprastą pavyzdį ir ieškoti „Rob Woodgate“ išsiųstų pranešimų ir temoje „Subject“ (žodis „Outlook“)..

Norėdami tai padaryti, pirmiausia spustelėkite mygtuką „Iš“, kuris atveria adresų knygą, ir pasirinkite kontaktą.

Tada į lauką „Žodžio (-ų) paieška“ įtraukiame „Outlook“ ir įsitikinkite, kad iš „In“ išskleidžiamajame sąraše parinktis „Only Field only“ yra pasirinkta. Kai baigsite, spustelėkite „Gerai“.

Atgal į sąlyginį formatavimą spustelėkite mygtuką „Šriftas“.

Mes pasirodysime pranešimais, kurie atitinka nustatytą filtrą, bus rodomi violetine ir paryškintu. Nustatykite savo norimą vietą, spustelėkite „Gerai“ mygtuką, dar kartą spustelėkite „Gerai“, kad uždarytumėte langą „Sąlyginis formatavimas“, ir dar kartą uždarykite langą „Išplėstinis vaizdas“.

Taisyklės taikomos nedelsiant. Žemiau galite matyti, kad mūsų sąlygas atitinkantys pranešimai dabar yra drąsūs ir violetiniai.

Tai tik paprastas pavyzdys - galite pridėti daugybę sąlygų, netgi labai sudėtingų. Atgal į tą langą „Filter“ galite pereiti prie „Daugiau pasirinkimų“ skirtuko, kad pamatytumėte papildomų sąlygų, kurias galite pasirinkti.

Čia galite pasirinkti, ar suderinti pranešimą apie tai, ar:

• Tai priskirta tam tikrai kategorijai
• Tai skaityti arba neskaityta
• Ji turi priedų ar priedų
• Jis pažymėtas kaip aukštas, normalus arba žemas prioritetas
• Tai jūs, kažkas kitas pažymėjo, niekas, arba pažymėtas kaip pilnas
• Tekstas, kurio ieškote, turi atitikti atvejį
• Tai konkretus dydis, didesnis ar mažesnis už konkretų dydį, arba tarp dviejų dydžių

Perjunkite „Advanced“ skirtuką ir galite sukurti sudėtingas sąlygas.

Skirtukas „Išplėstinė“ leidžia pasirinkti bet kurį lauką iš bet kurios „Outlook“ vietos ir pasirinkti sąlygą, kurią norite suderinti. Tai gali būti gana paprasta, pavyzdžiui, siuntėjo suderinimas su tiksliu adresu, bet jūs turite daug pasirinkimų. Tarkime, kad norite, kad taisyklė atitiktų gautus el. Laiškus. Spustelėkite mygtuką „Laukas“, pažymėkite „Datos / laiko laukai“ ir spustelėkite parinktį „Gauta“.

Norėdami pasirinkti savo būklę, spustelėkite išskleidžiamajame „Sąlyga“.

Pasirinkimai yra gerokai didesni, nei galite tikėtis:

• Bet kuriuo metu
• Vakar
• Šiandien
• Rytoj
• Per pastarąsias 7 dienas
• Per ateinančias 7 dienas
• Praeitą savaitę
• Šią savaitę
• Kitą savaitę
• Praeitą mėnesį
• Šį mėnesį
• Kitą mėnesį
• Įjungta
• Įjungta arba po
• Arba anksčiau
• Tarp
• Yra
• Neegzistuoja

Ir kiti laukai, kuriuos galite pasirinkti, siūlo panašias galimybes.

Pasirinkite savo sąlygą, pridėkite vertę ir spustelėkite mygtuką „Įtraukti į sąrašą“.

Jūs galite pridėti tiek sąrašo, kiek norite. Jei norite sužinoti, kiek laukų yra, čia rasite tik „Visų pašto laukų“ meniu.

Meniu „Visų kontaktų laukai“ yra daugiau kaip keturių parinkčių stulpelių - tiek daug, kad negalėjome ją priderinti prie protingo ekrano. Taigi mes neketiname eiti per kiekvieną lauką ir sąlygas, bet dabar jūs žinote, kur jie yra ir kaip juos naudoti.

Paprastai galite nustatyti kelias sąlygas, kad gautumėte kuo konkretesnius dalykus. Norite, kad „Outlook“ ekrano pranešimai būtų raudoni 16ptų šrifto, jei jie yra iš tam tikro kontakto, gauto per pastarąsias septynias dienas, temoje yra konkretus žodis, ir įtraukti priedą? Ne bėda.

Kaip ištrinti taisyklę

Jei sukūrėte taisyklę ir nebenorite, tai lengva ištrinti. Sąlygos formatavimo lange pasirinkite norimą ištrinti taisyklę ir spustelėkite mygtuką „Ištrinti“. Nepamirškite, kad galite ištrinti tik tas taisykles, kurias sukūrėte, o ne „Outlook“ įdiegtas numatytasis taisykles.

Galite pridėti tiek pat sąlygų, kiek jums patinka, ir turėti tiek pat taisyklių, kiek norite. Ir kaip mes jums parodėme anksčiau, kai tik jūs gaunate sąlygas, kurias norite sudaryti, galite nukopijuoti vaizdą į kitą aplanką arba į visus aplankus, jei norite.