Kaip naudoti „Excel“ automatinį atkūrimą ir „AutoBackup“ funkcijas

Visada yra baisi tragedija, kai kas nors praranda kažką svarbaus, dėl kurio jie dirbo, nes jie tinkamai nesaugojo savo dokumento. Tai atsitinka dažniau, nei manote, kad „Excel“ ir „Word“ naudotojai!

Laimei, „Microsoft“ per pastaruosius porą versijų pridėjo daug funkcijų, kurios padeda sumažinti galimybę prarasti duomenis dėl avarijų, elektros pertrūkių, atsitiktinių ištrynimų ir pan. yra vadinamas „AutoBackup“.

Šiame straipsnyje aptarsiu, kaip konfigūruoti abu variantus, kad jūsų duomenys būtų kuo saugesni. Taip pat norėčiau paminėti, kad naujausios „Office“ versijos leidžia jums tiesiogiai išsaugoti dokumentus „OneDrive“, o tai yra geras pasirinkimas, nes jūs vis tiek galėsite pasiekti savo darbą, net jei jūsų standusis diskas nepavyks.

„Excel“ automatinis atkūrimas

Automatinio atkūrimo funkcija yra įjungta pagal nutylėjimą ir iš esmės išsaugo jūsų dokumentą automatiškai į laikiną vietą po nustatyto laiko intervalo. Norėdami peržiūrėti automatinio atkūrimo nustatymus, spustelėkite Failas ir tada Galimybės.

Spustelėkite Sutaupyti kairiajame meniu ir pamatysite parinktį Automatinis atkūrimas Išsaugoti darbo knygas.

Pagal numatytuosius nustatymus automatinė atkūrimo informacija išsaugoma kas 10 minučių. Be intervalo, „Excel“ turi būti tuščias 30 sekundžių, kol bus išsaugoti duomenys. Be to, automatiškai išsaugota informacija išsaugoma Automatinio atkūrimo failo vieta čia. Taigi, kaip tai veikia? Iš esmės, tarkime, kad turite tokį darbalapį, koks yra žemiau, ir jūs jį išsaugojote.

Dabar leiskite pasakyti, kad į Excel skaičiuoklę įtraukiu šiuos duomenis ir laukiu apie 10 minučių, neišsaugodami dokumento. Kadangi automatinio atkūrimo intervalas nustatytas 10 minučių, reikia palaukti, kol duomenys bus išsaugoti.

Mano atveju, aš imitavau „Excel“ avariją atidarydamas užduočių valdytoją ir nužudant „Excel“ procesą. Po to vėl atidariau „Excel“ ir iškart pamatiau pasirinktą parinktį Rodyti atkurtus failus.

Jei spustelėsite tai, ji atneš sąrašą „Excel“ failų, kuriuos galima atkurti. Mano atveju, jis turėjo originalų failą, kuriame buvo tik A1 ir A2 duomenys, taip pat turėjo „AutoRecovered“ failą, į kurį įtraukti duomenys, kurių aš neišsaugojau diske.

Paspaudus bet kurį iš sąrašo elementų, bus atidarytas kitas „Excel“ pavyzdys, kuriame bus rodomi to konkretaus failo duomenys. Apskritai, tai tikrai naudinga funkcija tiems laikams, kai nesaugojote visų savo darbų, bet „Excel“ netikėtai baigiasi.

Pagrindinis šios funkcijos trūkumas yra tas, kad automatinio atkūrimo duomenys yra saugomi tame pačiame standžiajame diske, kaip ir jūsų failas, todėl, jei kas nors atsitiks su standžiajame diske, viskas bus prarasta. Galite pakeisti aukščiau nurodytose nuostatose esančią vietą į atskirą standųjį diską arba net į tinklo vietą, kurią labai rekomenduoju.

Atminkite, kad „Excel“ automatiškai atkuria automatinio atkūrimo informaciją šiomis aplinkybėmis:

1. Failą išsaugote rankiniu būdu arba naudodami Failas - Išsaugoti kaip.
2. Uždarote failą arba uždarote „Excel“ (nesvarbu, ar įrašėte failą, ar ne)
3. Jūs visiškai išjungiate automatinį atkūrimą arba tik darbo knygą

Taigi, iš esmės, kai išsaugosite failą, jis atsikratys automatinio atkūrimo duomenų. Be to, jei rankiniu būdu išeinate iš „Excel“ ir nenorite išsaugoti duomenų, jis ištrins automatinio atkūrimo duomenis. Turėkite tai omenyje, kai naudojate šią funkciją. Jei esate sunkus „Excel“ vartotojas, aš siūlau nustatyti automatinio atkūrimo intervalą į kažką panašaus į 2 ar 3 minutes, o ne 10.

Automatinis rezervinis kopijavimas

Kitas bruožas, kad ne daugelis žmonių tikrai žino apie tai yra „AutoBackup“. Norėdami jį naudoti, pirmiausia turite pereiti ir išsaugoti failą, kad pasiektumėte Sutaupyti dialogo langas. Jei jau turite išsaugotą „Excel“ dokumentą, eikite į Failas ir tada Išsaugoti kaip ir pasirinkite vietą. Kai tai padarysite, ji atneš Išsaugoti kaip dialogo langas.

Dialogo lange spustelėkite Įrankiai mygtukas, kuris yra kairėje pusėje Sutaupyti mygtukas. Pamatysite keletą variantų, iš kurių vienas yra Bendrosios parinktys. Kai spustelėsite, pasirodys nedidelis langas su keletu papildomų parinkčių.

Eikite į priekį ir patikrinkite Visada sukurkite atsarginę kopiją dėžė. Spustelėkite Gerai ir dabar, kai išsaugosite failą, taip pat bus sukurtas „Excel“ atsarginis failas su .XLK plėtiniu. Atkreipkite dėmesį, kad pirmą kartą tai atlikus, failai bus tokie patys. Jei redaguosite pradinį failą ir tada jį dar kartą išsaugosite, atsarginė kopija vis tiek išliks tokia pati (originalūs duomenys). Trečią kartą išsaugoję atsarginę kopiją, ji bus atnaujinta su informacija iki antros išsaugojimo.

Iš esmės atsarginės kopijos failas visada yra viena versija už dabartinės versijos. Taigi, jei atlikote keletą pakeitimų, išsaugojote failą ir tada norėjote grįžti prie versijos, neturinčios šių pakeitimų, galite tiesiog atidaryti atsarginės kopijos failą.

Failas išsaugomas toje pačioje vietoje, kur yra originalus failas, ir neatrodo, kad tai pakeisti. Ši funkcija nepadidina jūsų dokumento saugos, tačiau tam tikromis aplinkybėmis tai gerai.

Tikimasi, kad „Excel“ programoje bus įgalintos šios atsarginės kopijos ir atkūrimo funkcijos. Visada yra gera galimybė naudoti debesų saugyklą (pvz., „OneDrive“) kaip papildomą saugos tinklą, jei jūsų kompiuteris katastrofiškai nepavyks. Jei turite klausimų, galite komentuoti. Mėgautis!