Gautų laiškų valdymas ir etiketės

Šiandienos pamokoje mes padėsime jums suprasti, kaip geriau kategorizuoti gautuosius ir tvarkyti pranešimus su etiketėmis ir kai kuriais iš anksto nustatytais, bet konfigūruojamais skirtukais.

MOKYKLOS NAVIGACIJA

1. Susipažinimas su „Gmail“
2. „Mobile App“, „Rašyti laiškus“ ir „Pokalbiai“
3. Gautų laiškų valdymas ir etiketės
4. Pašto filtrai ir „Star“ sistema
5. Priedai, parašai ir saugumas
6. Kvietimai ir atostogų respondentai
7. Naudokite „Gmail“ kaip užduočių sąrašą
8. Keletas paskyrų, spartieji klaviatūros klavišai ir nuotolinis prisijungimas
9. Jei norite pasiekti kitas sąskaitas, naudokite „Gmail“ paskyrą
10. Maitinimo patarimai ir „Gmail“ laboratorijos

Kai jūsų „Gmail“ paskyra gausite garų ir pradėsite gauti pranešimų krūva, jūs norėsite išmokti sutramdyti torrentą su labiau valdomais srautais. „Gmail“ filtrai leidžia valdyti gaunamus el. Laiškus, padėsdami išlaikyti mažiau svarbius el. Laiškus ir filtruoti į etiketę. Prieš pradėdami mokytis apie filtrus 4 pamokoje, turėsite sužinoti, kaip sukurti ir etiketes, aplankų „Gmail“ ekvivalentą, ir apie tai mes kalbėsime šiandien.

Vis dėlto pirmiausia kalbėsime apie automatinį „Gmail“ skirtukų sąsają, „Priority Inbox“ ir visus nustatymus, kuriuos jie turi.

Automatiškai suskirstykite gautuosius naudodami konfigūruojamus skirtukus

Dabar „Gmail“ siūlo skirtukus, skirtus automatinėms pašto dėžutės kategorijoms. Ši funkcija pertraukia jūsų pašto dėžutę į „Pirminis“, „Socialinis“, „Akcijos“, „Atnaujinimai“ ir „Forumai“. Jei dalyvaujate daugelyje interneto paslaugų, ši funkcija gali būti naudinga.

Iš esmės žinutės, gautos už tam tikrų tipų svetaines ar tam tikrą turinį, gali būti renkamos skirtingose ​​pašto dėžutės dalyse. Dėl to gali būti sumažintas gautų laiškų kiekis.

Pasirinkite, kurie skirtukai yra matomi jūsų gautuosiuose

Šie skirtukai yra konfigūruojami, todėl galite pasirinkti, kuriuos skirtukus norite gauti savo gautuosiuose. Jei norite pakeisti, kurie skirtukai matomi, spustelėkite dešinėje nuo skirtukų esančią pliuso piktogramą.

Parodomas dialogo langas „Pasirinkti skirtukus įjungti“. Pažymėkite norimų skirtukų skirtukus, esančius gautuosiuose.

PASTABA: Jei paslėpsite skirtuką, pranešimai iš šios kategorijos bus rodomi „Pirminiame“ skirtuke. Be to, skirtukų skirtukų tekstas negali būti pakeistas ir negalite pridėti priskirtų skirtukų. Vietoj to, jei norite toliau kategorizuoti pranešimus, naudokite pasirinktines etiketes (aptartas kitame skyriuje).

Taip pat galite pasirinkti, kuriuos skirtukus, kuriuos norite rodyti savo pašto dėžutėje, skirtuke „Nustatymai“ skirtuke „Gautieji“, skiltyje „Kategorijos“.

Tvarkykite pranešimus naudodami gautų laiškų stilius ir nustatymus

Gautų laiškų stiliai leidžia tvarkyti „Gmail“ pašto dėžutę taip, kaip geriausiai tinka. Galite tvarkyti gautuosius naudodami konfigūruojamus skirtukus, kaip minėta šioje pamokoje, arba į sekcijas, pvz., „Neskaitytas“, „Žvaigždute pažymėtas“ ir „Svarbus“.

Pakeiskite pašto dėžutės tipą

Jei norite pakeisti kitą pašto dėžutės stilių, atidarykite ekraną „Nustatymai“ ir spustelėkite skirtuką „Gautieji“.

Skyriuje „Gautų laiškų tipas“ išskleidžiamajame sąraše pasirinkite norimų naudoti pašto dėžutės tipą.

Kiekvienas pašto dėžutės tipas turi savo nustatymus. Pasirinkę „Gautų laiškų tipą“, šio tipo ekrano parametrai yra žemiau „Inbox type“ pasirinkimo. Atlikite nustatymų pakeitimus ir spustelėkite „Išsaugoti pakeitimus“.

Taip pat galite greitai keisti kai kuriuos gautų laiškų nustatymus tiesiai jūsų pašto dėžutėje, spustelėdami žemyn rodyklę, kuri yra dešinėje nuo kiekvieno sekcijos antraštės.

„Gmail“ žinynas pateikia aprašymus apie gautų laiškų tipus. Nesivaržykite eksperimentuoti su skirtingais pašto dėžutės stiliais, kad pamatytumėte, kas geriausiai tinka jums. Jūs visada galite grįžti į numatytąjį, jei keičiate savo nuomonę.

Taip pat galite greitai pakeisti gautų laiškų stilių, perkeldami pelę ant etiketės „Gautieji“ ir spustelėdami rodomą rodyklę. Išskleidžiamajame meniu „Gautųjų tipas“ pasirinkite norimą pašto dėžutės stilių. Atkreipkite dėmesį, kad perkeliant pelę į kiekvieną stilių pateikiamas trumpas kiekvieno tipo aprašymas.

Organizuokite ir kategorizuokite savo žinutes naudodami etiketes

Mes trumpai supažindinome jus su šios serijos 1 pamokos etiketėmis. Etiketės leidžia tvarkyti el. Laiškus į kategorijas. Jie yra panašūs į aplankus, tačiau, skirtingai nei aplankai, vienu pranešimu galite naudoti daugiau nei vieną etiketę.

PASTABA: „Gmail“ palaiko ne daugiau kaip 5 000 etikečių, įskaitant požymius. Jei viršysite šią ribą, galite pastebėti, kad „Gmail“ patirtis yra lėtesnė ir gali būti klaidų. Pašalinkite etiketes, kurių nebegalite naudoti. Pašalinus etiketes, pranešimai neištrinami.

Sukurkite naują etiketę

Galite sukurti savo pasirinktines etiketes, kad būtų išsaugotas jūsų gautųjų laiškas ir netgi perkeliami pranešimai iš gautųjų į jūsų etiketes (veikiantys kaip aplankai). Mes jums parodysime, kaip sukurti etiketę, įdėtą į kitą etiketę, kaip antai aplanke esančią poaplankį.

Jei norite sukurti naują pasirinktinę etiketę, kuri bus pagrindinis aplankas, pagrindinio „Gmail“ ekrano kairėje pusėje esančiame etikečių sąraše spustelėkite „Daugiau“.

Kai sąrašas plečiasi, spustelėkite nuorodą „Sukurti naują etiketę“.

Dialogo lange „Naujas etiketė“ įveskite „Etiketės pavadinimas“ redagavimo laukelyje „Įveskite naują etiketės pavadinimą“. Jei norite baigti kurti naują etiketę, spustelėkite „Sukurti“.

PASTABA: Kadangi tai yra pagrindinė etiketė, kurioje bus sub-etiketė, šios etiketės nepavyks.

Jei norite sukurti antrinę etiketę pagal ką tik sukurtą pagrindinę etiketę, dar kartą spustelėkite „Sukurti naują etiketę“.

Dialogo lange „Naujos etiketės“ ​​įrašykite norimo sukurti etiketės pavadinimą redagavimo laukelyje „Prašome įvesti naują etiketės pavadinimą“. Pažymėkite žymės langelį „Lizdų etiketė po“, išskleidžiamajame sąraše pasirinkite pradinę etiketę ir spustelėkite „Sukurti“.

Be to, galite sukurti įdėtą etiketę, įvesdami pagrindinę etiketę, po kurios yra brūkšnys (/), o tada įvesite įdėtos etiketės pavadinimą - visi redagavimo laukelyje „… naujas etiketės pavadinimas“. Pvz., Redagavimo laukelyje galime įvesti „Asmeniniai / Draugai“, o ne pažymėti žymės langelį „Lizdo etiketė“.

PASTABA: pagrindinė etiketė turi būti jau sukurta norint sukurti įdėtą etiketę. Jūs negalite sukurti abiejų etikečių vienu metu. Mūsų pavyzdyje pirmiausia privalome sukurti „Asmeninę“ etiketę prieš sukuriant įslaptintą „Draugų“ etiketę.

Įdėta etiketė atrodo kaip šis pavyzdys.

Naujasis pagrindinis etiketė su savo įdėtomis etiketėmis taip pat įtraukiamas į etikečių sąrašą, esantį veiksmų etiketėje „Etiketės“, taip pat etikečių, esančių „Move to“ veiksmo mygtuku, sąrašą.

Taikyti etiketes žinutėms

Yra du būdai, kaip etiketes taikyti žinutėms. Etiketes galite taikyti laiškams palikdami laiškus gautuosiuose. Taip pat galite perkelti pranešimus į etiketes, kaip perkeltumėte juos į aplankus. Parodysime jums abu metodus.

Taikyti etiketes žinutėms paliekant juos el. Pašto dėžutėje.

Šis metodas leidžia lengvai pritaikyti kelias etiketes vienai žinutei.

Jei norite, kad etiketė būtų pritaikyta pranešimui, paliekant pranešimą gautuosiuose, pažymėkite žymės langelį, esantį kairėje pranešimo pusėje, kad pasirinktumėte jį (arba atidarykite pranešimą). Tada spustelėkite mygtuką „Etiketės“ ​​ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite vieną ar daugiau etikečių.

Atminkite, kad prie pranešimo galite pridėti daugiau nei vieną etiketę. Pasirinkus etiketes, meniu „Etiketės“ ​​neišnyksta, todėl vienu metu galite pasirinkti kelias etiketes.

Jei norite, kad pasirinktos etiketės būtų pritaikytos pranešimams, meniu apačioje spustelėkite „Taikyti“.

Tada etiketės rodomos kairėje pusėje nuo pranešimo temos eilutės.

Jei turite ilgą etikečių sąrašą, galite pradėti įvesti etiketės pavadinimą spustelėję veiksmo mygtuką „Etiketės“, kad rastumėte sąraše esančią etiketę.

Taikyti etiketę pranešimui ir perkelkite jį iš gautų laiškų

Jei norite, kad etiketė būtų pritaikyta pranešimui ir tuo pačiu metu perkelta žinutė iš gautųjų, vilkite pranešimą į norimą kairėje esančioje sąraše esančią etiketę. Perkeliant pelę virš sąrašo, jis bus išplėstas, kad būtų rodomos etiketės, kurios gali būti paslėptos.

Atkreipkite dėmesį, kad galite naudoti šį metodą, kad nustatytumėte pranešimą kaip šlamštą, be to, naudodami veiksmą „Pranešti apie šlamštą“. Tiesiog nuvilkite pažeidžiančius pranešimus į „Spam“ etiketę.

Perkėlus pranešimą į „šiukšlių“ etiketę, ištrinamas pranešimas. Tai tas pats, kaip pasirinkus pranešimą, arba jį atidarius, ir spustelėję mygtuką „Ištrinti“.

Atidarykite etiketę

Etiketės atidarymas yra kaip aplanko atidarymas. Pateikiami visi su šia etikete susiję pranešimai. Norėdami atidaryti etiketę, spustelėkite norimą etiketę, esančią etikečių sąraše pagrindinio „Gmail“ ekrano kairėje pusėje. Jei norima etiketė nėra matoma, spustelėkite „Daugiau“, kad pasiektumėte visą sąrašą.

Rodomi visi su šia etikete susiję pranešimai. Pažymėkite paieškos terminą laukelyje „Paieška“. „Gmail“ automatiškai užpildo laukelį „Paieška“ su atitinkamu filtru, kad būtų rodomi pasirinkti pranešimai. Filtrai vėliau aptarsime šioje pamokoje.

Atkreipkite dėmesį, kad jei užrašą pridedate prie pranešimo neperkeldami pranešimo į tą etiketę (ir iš gautų laiškų), tada atidarysite etiketę, pranešime rodoma etiketė „Gautieji“, rodanti, kad pranešimas vis dar yra gautų laiškų aplanke.

Jei norite grįžti į gautuosius, kairėje esančiame sąraše spustelėkite etiketę „Gautieji“.

Jei norite perkelti pranešimą atgal į gautuosius, tiesiog atidarykite etiketės aplanką, kad pasiektumėte pranešimą, ir vilkite pranešimą atgal į gautuosius. Atkreipkite dėmesį, kad pranešimas vis dar turi etiketę.

Pašalinti etiketę iš pranešimo

Jei nuspręsite nenorite konkrečios etiketės, susijusios su pranešimu, galite lengvai jį pašalinti.

Norėdami tai padaryti, pasirinkite pranešimą naudodami žymės langelį kairėje pranešimo pusėje arba atidarykite pranešimą. Spustelėkite veiksmo mygtuką „Etiketės“, išskleidžiamajame meniu pažymėkite etiketę, kurią norite pašalinti iš pranešimo, tada spustelėkite „Taikyti“.

PASTABA: iš pranešimo vienu metu galite pašalinti kelias etiketes. Prieš spustelėdami „Taikyti“, išskleidžiamajame meniu „Etiketės“ ​​tiesiog pasirinkite visas etiketes, kurias norite pašalinti.

Pakeisti etiketės spalvą

Savo etiketes galite priskirti spalvas, kad galėtumėte lengvai jas atpažinti savo pašto dėžutėje. Pagal numatytuosius nustatymus visos etiketės yra spalvotos šviesiai pilkos spalvos fone ir tamsiai pilkos spalvos. Žemiau esančiame paveikslėlyje esančioje etiketėje „Personal / Friends“ naudojama numatytoji spalva. Kitos etiketės, „HTG School“ ir „Admin“, turi kitas spalvas.

Norėdami pakeisti etiketės spalvą, perkelkite pelę virš norimos etiketės. Spustelėkite žemyn rodyklę, esančią dešinėje nuo etiketės, kad pasiektumėte jo išskleidžiamąjį meniu.

Perkelkite pelės žymeklį ant „Etiketės spalvos“ parinkties ir pasirinkite teksto ir spalvų derinį spustelėdami jį.

Taip pat galite naudoti parinktį „Pašalinti spalvą“, jei norite pašalinti spalvą iš etiketės ir grįžti prie numatytojo.

Jei nenorite rodyti jokių rodomų kombinacijų, galite pasirinkti pasirinktinį derinį spustelėję „Pridėti pasirinktinę spalvą“. Dialogo lange „Pridėti pasirinktinį spalvą“ pasirinkite „Fono spalva“ ir „Teksto spalva“.

Peržiūrėkite pasirinktą derinį, kur jis sako „Peržiūrėti etiketės spalvą“.

Nustatykite vieną spustelėję prieigą prie standartinių ir individualių „Gmail“ etikečių

Galite lengvai sukurti vieno paspaudimo prieigą prie etikečių.

Norėdami tai padaryti, atidarykite etiketę, kaip aptarėme anksčiau šioje pamokoje, tada vilkite puslapio lapą iš adreso juostos į žymių įrankių juostą. Dabar galite spustelėti šią žymę, kad galėtumėte pasiekti visus su šia etikete susijusius pranešimus.

Slėpti ir rodyti etiketes „Gmail“

Jei „Gmail“ turite ilgą etikečių sąrašą, galbūt norėsite, kad tam tikros etiketės būtų matomos dažniau, kai slepiasi kiti.

Slėpti etiketę

Jei norite paslėpti „Gmail“ etiketę, spustelėkite etiketę, kurią norite paslėpti etikečių sąraše po mygtuku „Kurti“ ir vilkite jį į „Daugiau“ nuorodą po matomų etikečių sąrašu.

PASTABA: nuoroda „Daugiau“ tampa nuoroda „Mažiau“, kai ją perkeliate.

Etiketė perkeliama taip, kad ji būtų nurodyta žemiau „Kategorijos“, kuri rodoma, kai spustelėsite „Daugiau“, kad išplėstumėte etikečių sąrašą. Jei yra nuoroda „Mažiau“, o ne nuoroda „Daugiau“, „Kategorijos“ gali būti peržiūrimos tiesiog perkeliant pelę ant etikečių sąrašo.

Padarykite matomą paslėptą etiketę

Jei norite matyti paslėptą etiketę, spustelėkite „Daugiau“ (jei reikia), kad būtų rodomas skyrius „Kategorijos“. Spustelėkite ir vilkite norimą etiketę iš skyriaus „Kategorijos“ į „Gautųjų“ etiketę.

Etiketė yra perkeliama į pagrindinį etikečių sąrašą abėcėlės tvarka.

Slėpti nustatytus sistemos „Gmail“ etiketes, pvz., Žvaigždute pažymėtus, išsiųstus laiškus, juodraščius, šlamštą ar šiukšlinę

Gmail etiketės taip pat gali būti paslėptos. Jei norite paslėpti bet kurią iš šių etikečių, po etikečių sąrašu spustelėkite „Daugiau“.

Skiltyje „Kategorijos“ spustelėkite „Tvarkyti etiketes“.

Parodomas ekranas „Etiketės“.

Skiltyje „Sistemos etiketės“ ​​suraskite norimą slėpti sistemos etiketę ir stulpelyje „Rodyti etikečių sąraše“ spustelėkite slėpti nuorodą.

PASTABA: etiketė nėra visiškai paslėpta, o ji perkeliama po „Daugiau“ nuoroda.

Prieiga prie etikečių nustatymų ekrane Nustatymai

„Etiketės“ ​​nustatymų ekraną taip pat galima pasiekti mygtuku „Nustatymai“. Šioje serijoje mes kalbėsime apie įvairias ekrano nuostatas. Prieiga prie „Nustatymų“ visada bus tokia pati.

Jei norite pasiekti filtravimo įrankius ekrane „Nustatymai“, spustelėkite pagrindinį „Gmail“ lango dešiniajame viršutiniame kampe esantį mygtuką „Nustatymai“ (įrankis).

Tada išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Nustatymai“.

Ekrane „Nustatymai“ galėsite pasiekti „Etiketės“, „Filtrai“, „Gautieji“, „Temos“ ir kitas „Gmail“ dalis ir funkcijas..

„Gmail“ automatiškai slėpti etiketes, kuriose nėra neskaitytų laiškų

Su galimybe paslėpti etiketes ir automatiškai nukreipti pranešimus į šias etiketes naudojant filtrus (žr. Kitą skyrių), gali būti įdomu, kaip greitai pasakyti, ar paslėptose etiketėse turite neskaitytų pranešimų. Galite lengvai parodyti paslėptas etiketes, kai jose yra neskaitytų pranešimų. Tokiu būdu jūs nepraleisite jokių svarbių pranešimų.

Kad sukonfigūruotumėte „Gmail“, kad jis paslėptų etiketes, nebent jose yra neskaitytų pranešimų, atidarykite nustatymų ekraną „Etiketės“, naudodami vieną iš anksčiau minėtų būdų.

Kiekvienai sistemai ir pasirinktinei etiketei, kurią norite paslėpti, jei jame nėra neskaitytų laiškų, spustelėkite nuorodą „Rodyti, jei neskaityta“.

Atkreipkite dėmesį, kad „Sistemos“ etikečių sąraše galite tik paslėpti „juodraštį“ ir „Šlamštą“, jei juose nėra neskaitytų pranešimų. Ši funkcija netaikoma „Kategorijos“ ir „Apskritimai“.

Šį nustatymą galite greitai pritaikyti visoms pasirinktoms etiketėms spustelėję rodyklę „Rodyti etiketėse“, esančią skilties „Etiketės“ ​​viršuje, ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Rodyti viską, jei neskaityta“.

Atvyksta Kitas…

Tai atneša mums 3 pamokos pabaigą. Turėtumėte turėti pakankamai tvirtą supratimą apie tai, kaip el. Pašto dėžutę tvarkyti naudojant skirtingus skirtukus, stilius ir nustatymus. Geriausia tai, kad gerai elgiatės naudodami el. Paštą naudodami etiketes!

Kitoje pamokoje mes išplėsime diskusijas apie etiketes, kad galėtume įtraukti filtrus, pvz., Kaip naudoti filtrus, kad būtų automatiškai taikomos etiketės, taip pat kaip ištrinti esamus filtrus ir eksportuoti juos į kitą „Gmail“ paskyrą.

Tada, norėdami uždaryti dalykus, supažindinsime su žvaigždžių sistema, kuri padeda jums sekti svarbius el. Laiškus.