Šablonų naudojimas, siekiant užtikrinti bendrą išdėstymą ir formatavimą

„Microsoft Word“ yra puiki priemonė dirbti su dokumentais komandoje. Yra daug funkcijų, kurios palaiko paprastą bendradarbiavimą, įskaitant šablonus, pakeitimus ir peržiūrų stebėjimą, komentarus, ribojančius ir apsaugančius dokumentus ir palyginant bei sujungiant dokumentus.

1. Šablonų naudojimas, siekiant užtikrinti bendrą išdėstymą ir formatavimą
2. Dokumento pakeitimų stebėjimas
3. Komentarų naudojimas dokumento pakeitimams nurodyti
4. Dokumentų ir šablonų apribojimas ir apsauga
5. Dokumentų keitimas, palyginimas ir derinimas

„Word“ bendradarbiavimo įrankiai leidžia jums įvykdyti dalykus, kurie, kaip ir prieš 20 metų, būtų reikalavę viską išspausdinti, perduoti ją recenzentui ar recenzentams, kur tada jie viską pažymėtų rašalu ir po to grąžintų jums . Tada jūs atliktumėte pakeitimus, atspausdintumėte jį dar kartą ir grąžintumėte kitą recenzijų turą. Tai tiek laiko, tiek nereikalinga.

Vis dėlto, naudodami „Word“, galite tiesiog padaryti komentarus ir pataisymus dokumente, taip pat lengvai sekdami kiekvieną pakeitimą, kad visi bendradarbiai galėtų matyti, kur jis vyksta ir kaip jis formuojasi. Nereikia spausdinti arba išjungti. Galite tiesiog įrašyti savo darbą į bendrai naudojamą aplanką arba el!

Šios serijos tikslas - supažindinti ir susipažinti su bendradarbiavimo programomis „Microsoft Word 2013“, nors daugelis mūsų aptariamų dalykų turėtų būti prieinami ir ankstesnėse versijose. Tai bus naudinga, jei paprasčiausiai esate kolegijos studentas, kuris kitam asmeniui perduoda jūsų dokumentą korektūrai arba redaguoja didelį leidinį, kuris bus perduodamas per keletą pataisymų ir recenzentų.

Šablonai ir dokumentai

Bendradarbiaudami komandoje, būtina, kad visi naudojasi nuosekliu formatu. Tai galite lengvai atlikti naudodami šablonus.

Pavyzdžiui, galite nustatyti visus stilius ir formatavimą šablone, pridėti šabloną prie dokumento ir platinti šabloną visiems, dirbantiems dokumente. Šablonas iš esmės yra „Word“ vadovas, rodantis, kaip turėtų būti rodomas jūsų dokumentas ir darbo aplinka.

Kiekvienas „Word“ dokumentas yra pagrįstas šablonu. Bet kada kurdami naują dokumentą „Word“, šablonas pridedamas automatiškai, net jei kuriate naują „tuščią dokumentą“.

Naujame šablone paremtame dokumente yra visi jums reikalingi stiliai ir formatavimas. Jis gali apimti net standartinį, tekstą, stilių, antraštes, poraštes, specialiąsias įrankių juostas ir bet kokią kitą bendrą informaciją, reikalingą panašiems dokumentams, pagrįstiems šablonu. Taip pat galite pridėti šabloną prie esamo dokumento, jei sukūrėte šabloną pradėję darbą su dokumentu.

PASTABA: pridedant šabloną prie esamo dokumento, puslapio nustatymo informacija, pvz., Puslapio orientacija ir paraštės, dokumentui netaikoma. Taip yra todėl, kad kiekvienos dokumento dalies puslapių nustatymo informacija skiriasi, jei suskirstėte dokumentą į skyrius. „Word“ nežino, kuriame skyriuje taikyti puslapio nustatymo informaciją.

Dėl šios priežasties rekomenduojame numatyti, kai dirbate su dokumentu bendradarbiaujant, ir sukurkite dokumento šabloną, kurį galite taikyti naujam dokumentui prieš pradedant dirbti su juo.

Normalus šablonas ir individualūs asmeniniai šablonai

„Word“ įdiegia įprastą šabloną ir daugiau šablonų yra „Office.com“. Taip pat galite sukurti kuo daugiau savo pasirinktų asmeninių šablonų. Jei nepasirinkote integruoto ar pasirinktinio šablono, „Word“ automatiškai priskiria jums „normal.dotm“ šabloną.

Šablonų failams naudojami du plėtiniai: DOTX ir DOTM. DOTX naudojamas šablonams, nenaudojantiems makrokomandų, ir DOTM yra naudojamas šablonams.

Normalus šablonas yra aplanke „C: Vartotojai“ „AppData“ tarptinklinio ryšio „Microsoft“ šablonai ir šablonai, kuriuos galite atsisiųsti iš „Office.com“. Daugiau informacijos rasite mūsų „How-To Geek“ mokyklos „Word 2013“ formatavimo vadove.

PASTABA: Per visą šią seriją galbūt norėsite sužinoti, kodėl vaizduose rodomi „Word“ skirtukai didžiosiomis ir mažosiomis raidėmis (arba pavadinimo atveju), o ne visi, kaip kapitalizuoti, kaip gali būti jūsų kompiuteryje. Yra gudrybė, kad pakeistumėte lapuose, kuriuos mes paaiškiname mūsų straipsnyje, kaip pakeisti „Office 2013“ juostelės juostos didžiosios raidės juostą, didžiosios raidės dydį).

Pakeiskite asmeninių šablonų vietą

Pasirinktiniai asmeniniai šablonai yra saugomi kitoje vietoje nei „Normal“ šablonas ir šablonai, atsisiųsti iš „Office.com“. „Word“ saugo asmeninius šablonus „C: Vartotojai Dokumentai„ Custom Office “šablonai“ pagal numatytuosius nustatymus.

Tačiau šią vietą galima pakeisti. Norėdami tai padaryti, spustelėkite skirtuką „Failas“.

„Info“ sąrašo kairėje pusėje esančiame elementų sąraše spustelėkite „Options“.

Dialogo lange „Word parinktys“ kairėje esančiame elementų sąraše spustelėkite „Išplėstinė“.

Skiltyje „Bendra“ spustelėkite „Failų vietos“.

Dialogo lange „Failų vietos“ failų tipų ir vietų sąraše pasirinkite „Naudotojų šablonai“ ir spustelėkite „Keisti“.

Dialogo lange „Vietos keitimas“ pereikite prie aplanko, kuriame norite išsaugoti asmeninius šablonus, pasirinkite jį ir spustelėkite „Gerai“.

Naujas kelias rodomas dialogo lange „Failų vietos“. Spustelėkite „Gerai“.

Spustelėkite „OK“, kad uždarytumėte „Word Options“ dialogo langą.

Taip pat reikia nurodyti numatytąją vietą asmeniniams šablonams, todėl kurdami naują dokumentą galėsite pasiekti savo asmeninius šablonus „New“ ekrane. Norėdami tai padaryti, spustelėkite skirtuką „Failas“ ir pasirinkite „Parinktys“. Šį kartą dialogo lange „Parinktys“ kairiajame sąraše spustelėkite „Išsaugoti“.

Skiltyje „Išsaugoti dokumentus“ įveskite tą patį kelią, kurį nurodėte „Failų vietų“ dialogo lange anksčiau „Redaguoti asmeninį šabloną“ redagavimo laukelyje ir spustelėkite „Gerai“.