Pradedantiesiems Kaip sukurti, valdyti ir priskirti kategorijas „Outlook 2013“

„Outlook 2013“ leidžia priskirti kategorijas medžiagoms ir pritaikyti minėtas kategorijas. Kategorijų dalykas yra tai, kad jie yra universalūs „Outlook“ ir gali priskirti kiekvieną kategoriją klaviatūros deriniui. Taigi, galite suskirstyti el. Laiškus, kalendoriaus įvykius ir užrašus poromis greito rakto smūgiais.

Per pastaruosius kelis mėnesius mes daug kalbėjome apie „Outlook 2013“ ir jo įvairias dalis. Mes kalbėjome apie tai, kaip įvaldyti svarbiausias funkcijas, pavyzdžiui, kaip rašyti ir siųsti el. Laiškus, taip pat kurti ir valdyti kontaktus ir net importuoti „Gmail“ kontaktus. Mes taip pat aptarėme kitus „Outlook“ dalykus, pavyzdžiui, kaip galite sukurti užduočių sąrašus, kad galėtumėte gerai atlikti užduotis. Ir, žinoma, yra visas svarbus kalendorius, kuris yra būtinas visiems, kurie nori efektyviai laikytis tvarkaraščio.

Visa tai reiškia, kad su juo galite labai daug nuveikti, kad galėtumėte geriau valdyti darbą ir net asmeninį gyvenimą. Vis dėlto, prieš išvengdami „Outlook 2013“ žvilgsnio, mes manėme, kad turėtume trumpai aptarti du likusius aspektus, kurie, mūsų nuomone, yra vertingi: kategorijos ir paieška.

Apie šias kategorijas

Jei norite tinkinti savo kategorijas, spustelėkite mygtuką „Kategorijos“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Visos kategorijos…“. Naudodami šį dialogą galite kurti naujas kategorijas, ištrinti senus, pervardyti, keisti spalvas ir priskirti sparčiuosius klavišus.

Atkreipkite dėmesį į toliau pateiktą ekraną, kaip priskyrėme „CTRL + F2“ į mėlyną kategoriją.

Dabar, pavyzdžiui, galite taikyti kategorijas bet kuriam, ko norite. Toliau žiūrėkite mūsų kvailą pavyzdį, mes turime užduotį „gyventi la vida loca“ ir pažymėjome ją asmeninėmis (raudonos) ir skubiomis (raudonos) kategorijomis.

Prisiminkite šį labai naudingą patarimą: kai priskirkite sparčiuosius klavišus prie savo kategorijų ir priskyrėte savo kategorijas prie atminties, jie gali greitai atlikti el. Pašto, susitikimų ir kitų „Outlook“ elementų organizavimą.

Pavyzdžiui, čia yra el. Laiško antraštė iš gautų laiškų aplanko, pažymėjome jį kategorijoje „Darbas“. Nuo šiol, jei reikia ieškoti šio konkretaus pranešimo, galime naudoti kategorijas, kad išsiaiškintume nesusijusius pranešimus.

Taip pat atkreipkite dėmesį, kad galite greitai pažymėti užduotis, el. Laiškus ir kitus „Outlook“ elementus, naudodami numatytąją kategoriją, pvz., Toliau esančioje ekrano nuotraukoje. Čia pažymėjome keletą URGENT užduočių, tiesiog spustelėję stulpelyje KATEGORIJOS mažą langelį.

Aišku, kad kategorijos gali būti labai naudingos, o „Outlook“ jos yra labai nepažįstamos. Sužinokite, kaip juos veiksmingai naudoti, ir galėsite išlaikyti visas savo prekes, susietas su susijusiomis kategorijų sritimis.

Paprasta paieška „Outlook“

Apverkime tai trumpai kalbėdami apie „Outlook“ elementų paiešką. Tai reiškia, kad tai daugiausia taikoma laiškams, bet paieška tęsiama visoje paraiškoje. Kai spustelėsite paieškos srityje, pvz., Gautuosiuose (arba bet kuriame kitame laiško aplanke), juosta pakeis, kad suteiktumėte daugybę paieškos įrankių.

Kodėl visa tai čia? Paprasčiausiai, tuo daugiau būdų galite ieškoti pranešimo, tuo geriau jūsų galimybės jį rasti. Žiūrėkite čia toliau pateiktame ekrane, spustelėjome mygtuką „Tema“, o mes galime užpildyti reikiamą vietą su tuo, ką norime, kad objektas būtų. Šiuo atveju norime rasti dalykų, susijusių su „Darbu“.

Atkreipkite dėmesį, kad iškeliami rezultatai iš tikrųjų yra Užduotys, o tai rodo, kaip „Outlook“ grąžina paieškos rezultatus iš visko, ką ji saugo.

Jei maksimaliai padidinsite „Outlook“ paieškos įgūdžius, greitai galėsite perimti netvarką, šiek tiek laiko ir išbandyti paieškos juostelės parinktis. Atminkite, kad jei jūsų rezultatai yra per plati ir įvairūs, visada galite patobulinti savo taikymo sritį naudodami atitinkamą pavadinimą „Taikymo įrankiai“.

Galiausiai, jei manote, kad reikalinga galia ir galutinis jūsų paieškos valdymas, pabandykite naudoti išplėstinės paieškos formą, spustelėję mygtuką „Paieškos įrankiai“ parinkčių skiltyje.

Išplėstinės paieškos formos naudojimas yra toli ir geriausias, nesukeliantis būdas ieškoti „Outlook“, tačiau, nepaisant to, kokiu būdu naudojatės, mes įsitikinę, kad išsiaiškinsite, kaip rasti savo daiktus be jokio laiko.

Paieškos parinktys

„Outlook“ veikia su „Windows Search“, kurią mes šiek tiek atgal parašėme visą seriją. Šios parinktys turi įtakos, kaip elementai ieškomi tiek „Windows“, tiek „Outlook“.

Atkreipkite dėmesį, jei spustelėsite „Indexing Options…“ (Indeksavimo parinktys…), atidarysite „Indexing Options“ (Indeksavimo parinkčių) valdymo skydą, kuriame galite reguliuoti, kaip „Outlook“ indeksuoja „Windows“ paieškos rodyklė. Likusios šios parinktys daugiausia susijusios su paieškos rezultatais, pavyzdžiui, kaip jie rodomi ir iš kur rodomi rezultatai.

Kategorijos ir paieška - tai dvi unheralded funkcijos, kurias galite pridėti prie „Outlook“ repertuaro, o mūsų biuro patirtis bus gana graži. Jei naudojate „Outlook“ plačiai ir gausite daug el. Laiškų, sukuriate daug kalendoriaus paskyrimų arba sukuriate ilgus užduočių sąrašus, tada galėsite ne tik juos organizuoti, bet ir turėti galimybę ieškoti nieko, ypač jei žinote tai, ko ieškote, yra neįkainojama.