Kaip bendradarbiauti „Office 2016“ dokumentuose realiuoju laiku

„Microsoft Office 2016“ pagerino bendradarbiavimo funkcijas, todėl daugelis autorių gali dirbti su dokumentu realiu laiku. Galite bendrai naudoti dokumentą „OneDrive“ ir peržiūrėti, kas dirba su juo, ir netgi gauti nuorodą, kad išsiųstumėte kitus, kad galėtumėte lengvai pasiekti dokumentą.

Šiame straipsnyje naudosime „Word“, kad parodytume, kaip bendradarbiauti dokumentuose; tačiau ši realaus laiko bendradarbiavimo funkcija yra prieinama ir „Excel“ bei „PowerPoint“.

Norėdami pradėti, atidarykite dokumentą, kurį norite bendrinti, ir spustelėkite mygtuką „Bendrinti“ juostos juostoje, esančiame viršutiniame dešiniajame „Word“ lango kampe.

PASTABA: prieš nustatydami dokumento bendrinimą, turite įsitikinti, kad „OneDrive“ paskyroje yra bendras aplankas. Arba galite naudoti „Public“ aplanką, kuris yra numatytasis paskyroje.

Rodomas langas „Bendrinti“. Jei norite išsaugoti dokumentą į aplanką, kurį bendrinate „OneDrive“ paskyroje, spustelėkite „Išsaugoti debesyje“.

„Išsaugoti kaip“ backstage ekrane pasirinkite bendrinamą vietą, į kurią norite įrašyti dokumentą, arba spustelėkite mygtuką „Browse“ (naršyti), kad pasirinktumėte vietą „OneDrive“ paskyroje, kuri nėra naujausiame sąraše.

Jei reikia, pereikite prie bendrinamo aplanko „Save As“ dialogo lange. Jei norite pakeisti failo pavadinimą, įveskite naują pavadinimą redagavimo laukelyje „Failo pavadinimas“. Spustelėkite „Išsaugoti“.

Grįžtate į dokumentą, o „Share“ (bendrai) langas jungia ir leidžia pakviesti žmones peržiūrėti arba redaguoti failą arba tiesiog jį peržiūrėti. Jei norite pakviesti ką nors bendradarbiauti dokumente, įveskite šio vartotojo el. Pašto adresą į redagavimo laukelį „Pakviesti žmones“. Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite, ar jie „gali redaguoti“, ar „gali peržiūrėti“. Jei norite siųsti pasirinktinį pranešimą, įveskite jį į laukelį „Įtraukti pranešimą“. Jei norite bendrinti dokumentą, spustelėkite „Bendrinti“.

Vartotojas pridedamas prie žmonių, su kuriais bendrinote dokumentą, sąrašą.

Taip pat galite nurodyti, ar „Visada“, ar „Niekada“ keisti pakeitimus automatiškai, arba paklausti („Paklausti“) kiekvieną kartą, kai atliekamas pakeitimas, pasirinkdami parinktį iš „Automatiškai bendrinti pakeitimus“ išskleidžiamajame sąraše.

Vartotojas, su kuriuo bendrinote dokumentą, gauna el. Laišką, panašų į šį vaizdą. Jei norite pasiekti dokumentą, jie spustelėjo „View in OneDrive“.

PASTABA: galite lengvai gauti nuorodą į bendrai naudojamą dokumentą, kad galėtumėte siųsti el. Laišką naudotojams spustelėję „Bendrinti“ nuorodą „Bendrinti“ srityje..

„Share“ skiltyje rodomi du mygtukai. Jei norite siųsti nuorodą, kuri leidžia vartotojui peržiūrėti ir redaguoti dokumentą, spustelėkite mygtuką „Sukurti redagavimo nuorodą“. Jei norite siųsti nuorodą, kuri tik leidžia vartotojui peržiūrėti dokumentą, o ne redaguoti, spustelėkite mygtuką „Sukurti tik nuorodą“.

Rodomas langas „Redaguoti nuorodą“, kuriame yra URL, leidžiantis pasiekti dokumentą su atitinkamais leidimais. Spustelėkite langą „Kopijuoti“, esantį lango dešinėje, kad galėtumėte nukopijuoti URL, kad galėtumėte, pavyzdžiui, bendrinti nuorodą el.

Paspaudus nuorodą, kurią naudotojas gauna el. Laiške, atveriamas dokumentas atitinkamos „Office 2016“ programos internetinėje versijoje.

Kai vartotojas pradeda redaguoti dokumentą, pasirodo iššokantis ekranas, kuriame nurodoma, kad „svečias redaguoja šį dokumentą“.

Kito asmens atliekami pakeitimai parodo, kad dokumento egzemplioriuje yra pažymėtas tekstas.

Jei leidote naudotojui redaguoti dokumentą, o tada pakeitėte savo nuomonę, galite lengvai pakeisti to vartotojo teises. Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite naudotojo vardą sąraše ir pasirinkite „Keisti leidimą: galite peržiūrėti“. Taip pat galite pereiti kitu būdu, suteikdami naudotojo leidimą redaguoti dokumentą tik po to, kai jie gali jį peržiūrėti.

Jei baigsite bendrinti dokumentą su vartotoju, galite nustoti leisti vartotojui peržiūrėti ar redaguoti dokumentą. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite naudotojo vardą sąraše ir iššokančiame meniu pasirinkite „Pašalinti vartotoją“.

Norėdami uždaryti langą „Bendrinti“, viršutiniame dešiniajame stiklo kampe spustelėkite „X“.

Nesvarbu, ar dirbate su dideliu ar nedideliu projektu, ši nauja „Office 2016“ bendradarbiavimo funkcija su realaus laiko redagavimo ir debesų integravimu su „OneDrive“ yra galinga.