Kaip sukurti formos laiškus „Word“

Kartais galbūt norėsite sukurti laišką, kurį siunčiate daugeliui skirtingų žmonių, bet norėtumėte, kad tam tikros jo dalys būtų individualizuotos kiekvienam adresatui: dalys, tokios kaip sveikinimas, vardas, adresas ir kt. Tai reiškia, kad turėtumėte sukurti formą, kuri yra labai paprasta.

Prieš pradėdami naudoti formų laiškus, turėtumėte įsitikinti, kad jau turite duomenų bazę su visais laukais, kuriuos norite įtraukti. Duomenų bazė gali būti tokia pat paprasta kaip Excel skaičiuoklė su stulpeliais, skirtais vardo, pavardės, adreso ir kt.

„Word“ gali importuoti duomenis iš „Excel“, „Access“ ir teksto dokumentų. Jei dar neturite duomenų bazės, visada galite ją sukurti „Word“ viduje, kurį parodysiu, kaip tai padaryti.

Sukurti „Word“ formos laiškus

Norėdami pradėti, sukurkite dokumentą, kuriame yra standartinis tekstas, kaip pavyzdys Kalėdų laiškas:

Atkreipkite dėmesį, kaip jis neturi sveikinimo, adreso ir tt, nes visi jie bus įtraukti vėliau kaip laukai mūsų formos laiške. Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra spustelėti Pasirinkite Gavėjai ant Pašto adresai skirtukas:

Čia pridedate žmones, kurie gaus laišką, arba importuos sąrašą iš duomenų bazės failo.

Galite spustelėti Įveskite naują sąrašą jei norite sukurti sąrašą Word viduje. Jei norite importuoti, spustelėkite Naudokite esamą sąrašą. Šiame pavyzdyje mes tiesiog įrašysime sąrašą.

Pastaba: eidami išsaugoti gavėjų sąrašą, „Word“ paprašys jūsų vietos standžiajame diske išsaugoti sukurtą duomenų failą.

Išsaugoję gavėjų sąrašą, pastebėsite, kad daugelis piktogramų, esančių „Windows Vista“ Pašto adresai dabar juosta spustelėjama.

Jei norite pradėti pridėti laukus prie formos laiško, spustelėkite dokumente esančią vietą ir nurodykite, kur norite, kad laukas būtų patalpintas, o tada spustelėkite Adreso blokas.

Tai atneš Įterpti adreso bloką dialogo langas.

Spustelėkite Gerai eiti su numatytuoju formatu ir turėtumėte gauti kažką, kas atrodo taip:

Toliau pridėkite Įveskite po to, kai Adreso blokas perkelti tekstą žemyn linija, tada spustelėkite Sveikinimo eilutė piktograma:

Tai atneš Įdėkite sveikinimo eilutę dialogo langas.

Dar kartą eikime į numatytąjį formatą ir tiesiog spustelėkite Gerai mygtukas.

Toliau pažymėkite, kur jis sako, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pelę, pasirinkite 1 dalis. \ T tada pažymėkite šalia Negalima pridėti tarpo tarp to paties stiliaus dalių.

Dėl šios priežasties adreso blokas teisingai susilieja, o ne tarp tuščios eilutės tarp kiekvienos jos dalies.

Tada spustelėkite Peržiūrėti rezultatus piktograma, esanti juostos „Mailings“ skirtuke.

Vietoj adreso bloko lauko indikatoriaus dabar turėtumėte matyti faktinį turinį, nurodytą „Word“ dokumente.

Kai baigsite peržiūrėti, spustelėkite Peržiūrėti rezultatus piktograma, kad išjungtumėte peržiūrą. Toliau, norėdami pamatyti, kaip pridėti kitus laukus, spustelėkite tiesiog per dokumento dalį, kad padarytumėte dabartinę vietą, tada spustelėkite „ Įterpti sujungimo lauką piktograma.

Turėtumėte gauti kažką panašaus:

Pasirinkite Šalis ar regionas, tada spustelėkite Įdėti mygtukas.

Pabandykite spustelėti Peržiūrėti rezultatus dar kartą, kad pamatytumėte, kaip atrodo. Čia yra mano pavyzdys:

Dabar, kai formų laiškas teisingai nustatomas, galite padaryti daugiau pažangių dalykų, pvz., Nustatyti taisykles. Taisyklės leis jums rodyti kai kuriuos tekstus tam tikriems gavėjams ir paslėpti kitiems. Jei norite pradėti, spustelėkite Taisyklės mygtukas.

Pamatysite išskleidžiamąjį meniu su keliomis parinktimis, pvz., Užduoti, užpildyti ir kt.

Pavyzdžiui, pasirinkite Jei… Tada…, kuris atvers mus į šį dialogo langą:

Pakeisti Lauko pavadinimas: į Šalis ar regionas, ir tipas JAV į Palyginti su: lauke. Toliau pridėkite tekstą į langelius, kur jis sako Įterpkite šį tekstą ir Priešingu atveju įterpkite šį tekstą.

Šiame pavyzdyje, jei gavėjas gyvena JAV, jie gaus tekstą linksmų Kalėdų įterpti į jų laišką, o visi kiti gaus pranešimą Šventiniai linkėjimai.

Štai ką jis atrodys, kai spustelėsite Gerai ir tada - Peržiūrėti rezultatus mygtukas.

Toliau pažymėkite Peržiūrėti rezultatus skyrius:

Čia galite spustelėti rodyklių mygtukus (kada Peržiūrėti rezultatus yra įjungtas) į kairę ir dešinę nuo numerio, kad galėtumėte peržiūrėti visas siunčiamas raides. Tokiu būdu galite įsitikinti, kad visi jūsų laiškai atrodys teisingai prieš spausdindami ar el. Paštu.

Pastaba: atitikties laukų meniu pasirinkimas pagal Taisykles skirtas lauko pavadinimų suderinimui duomenų bazėje su antraštės pavadinimais jūsų gavėjų sąraše.

Taip pat, kad būtų lengviau pamatyti, kur įdėjote laukus į dokumentą, naudokite Pažymėkite Sujungti laukus mygtukas.

Tai perjungimas, kurį galite įjungti ir išjungti savo nuožiūra. Galiausiai, kai esate patenkintas laišku, spustelėkite Baigti ir sujungti piktograma:

Turėtumėte gauti šį išskleidžiamąjį meniu su trimis parinktimis.

Pasirinkite Redaguoti atskirus dokumentus gauti „Word“ sujungti visus jūsų laiškus į vieną didelį dokumentą, kurį galite peržiūrėti prieš spausdindami ar siųsdami kaip el.

Kaip matote, formų raidžių kūrimas „Word“ nebėra, kai jis buvo atliktas, ir galite greitai ir lengvai kurti ir siųsti dokumentus. Jei turite klausimų, galite komentuoti. Mėgautis!