Dokumentų keitimas, palyginimas ir derinimas

Paskutinę šios Geek mokyklos serijos pamoką kalbėsime apie „Word“ versijų stebėjimą ir dokumentų palyginimą bei derinimą.

MOKYKLOS NAVIGACIJA

1. Šablonų naudojimas, siekiant užtikrinti bendrą išdėstymą ir formatavimą
2. Dokumento pakeitimų stebėjimas
3. Komentarų naudojimas dokumento pakeitimams nurodyti
4. Dokumentų ir šablonų apribojimas ir apsauga
5. Dokumentų keitimas, palyginimas ir derinimas

„Word“ versijos funkcija buvo pašalinta naujausiose „Word“ versijose. „Word 2013“ vienintelis būdas pasiekti ankstesnes „Word“ dokumento versijas yra atidaryti ankstesnes automatiškai išsaugotas (automatiškai išsaugotas) dokumento versijas. Taip pat galite atidaryti naujausius neišsaugotus dokumentus. Tačiau Word'e nėra oficialios versijos funkcijos. Mes jums parodysime alternatyvą, kurią galite lengvai pridėti prie „Word“ nemokamai, ir tai suteiks šią galimybę.

Jei keletas žmonių dirbo skirtingose ​​to paties failo kopijose, vietoj to, kad vienoje failo kopijoje būtų naudojama funkcija „Pažymėti pakeitimus“, galite palyginti dvi failo versijas, kad pamatytumėte skirtumus. „Word“ yra palyginimo įrankis, leidžiantis palyginti du failus, jei jie turi skirtingus failų pavadinimus. Parodysime, kaip naudoti šią funkciją ir kaip perskaityti palyginimo rezultatus.

Be dokumentų palyginimo, galite juos derinti po lyginimo. Parodysime, kaip sujungti du tos pačios dokumento versijas ir kaip lengvai sujungti du skirtingus dokumentus, jei keli autoriai dirbo atskirose dokumento dalyse.

Atlikus visus pakeitimus, atlikus būtinus palyginimus ir derinant atliktus dokumentus, galite lengvai bendrinti dokumentą naudodami „Microsoft OneDrive“. Taip pat galite naudoti „OneDrive“ bet kuriuo bendradarbiavimo proceso momentu, kad kiti dokumentai būtų prieinami kitiems recenzentams.

Sekite dokumento versijas

„Word“ turi formalią versijos funkciją, leidžiančią įrašyti įvairias dokumento versijas pačiame dokumente. Ši funkcija išnyko ir vienintelis būdas, kaip gauti ankstesnes dokumento versijas, yra naudojant automatinio išsaugojimo funkciją arba, jei įmanoma, pasiekę neparduotus dokumentus.

Pagal numatytuosius nustatymus „Word“ automatiškai išsaugo jūsų dokumentą tam tikrais intervalais. Tai yra automatinio išsaugojimo funkcija. Jei norite grįžti į anksčiau automatiškai išsaugotą dokumento kopiją, spustelėkite skirtuką „Failas“ ir pasirinkite „(automatiškai išsaugoti)“ elementą sąraše „versijos“.

Taip pat galite padidinti arba sumažinti „Word“ automatinio išsaugojimo funkcijos intervalą.

Jei uždarėte dokumentą atsitiktinai, neišsaugoję arba netekote maitinimo ir kompiuteris netikėtai išjungtas, galite atkurti neįrašytus dokumentus. Norėdami tai padaryti, spustelėkite skirtuką „Failas“ ir „Info“ ekrane spustelėkite mygtuką „Valdyti versijas“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Atkurti neišsaugotus dokumentus“.

Jei buvo neįrašytų failų, jie bus rodomi dialogo lange „Atidaryti“, kuris rodomas.

Word dokumento versijų išsaugojimo alternatyvos

Yra alternatyvų, kaip pridėti „Word“ versijų sistemą. Vienas iš jų yra „Word“ priedas, vadinamas „Išsaugoti versijas“, o kitas yra papildinys, kuris veikia su išorine versijos valdymo programa „Perforce“.

Papildomas priedas „Išsaugoti versijas“ leidžia lengvai įrašyti „Word“ dokumento numeruotas versijas iš failo.

„Perforce“ yra versijos valdymo programa, prieinama nemokamai iki 20 vartotojų. Jie suteikia „Microsoft Office“ papildinį, leidžiantį „Microsoft Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Project“ failus lengvai išsaugoti ir valdyti programoje „Perforce“..

Palyginkite dvi tos pačios dokumento versijas

Jei recenzentas pamiršo naudoti „Track Changes“ funkciją, o dokumente nenurodėte, galite palyginti dvi dokumento versijas ir priimti bei atmesti pakeitimus, pagrįstus palyginimu. Viskas ko jums reikia, yra originalus dokumentas ir pataisytas dokumentas. Kiekvienas failas turi turėti kitą pavadinimą.

„Palyginti“ ir „Sujungti“ funkcijos yra panašios, tačiau kiekvienas turi savo tikslą. Jei turite tik du dokumentus, kuriuos norite palyginti, ir nė vienas iš jų neturi stebimų pakeitimų, naudokite funkciją „Palyginti“. Jei turite du ar daugiau dokumentų, kuriuose yra stebimų pakeitimų, ir turite stebėti, kas pakeitė ką ir kada, naudokite funkciją „Sujungti“, aprašytą vėliau šioje pamokoje.

Norėdami palyginti originalias ir pataisytas dokumento versijas, spustelėkite „Palyginti“ skirtuko „Apžvalga“ skiltyje „Palyginti“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Palyginti“.

PASTABA: negalite palyginti dviejų dokumentų, jei bet kuris iš jų yra apsaugotas stebimų pakeitimų atveju, arba yra taikoma bet kokio tipo dokumentų apsauga. Jei norite tęsti dokumentų palyginimą, pašalinkite dokumento apsaugą. Išsamesnės informacijos apie tai, kaip atrakinti stebimų pakeitimų funkciją, žr. 2 pamokoje ir 4 pamokoje rasite informacijos apie formatavimo ir redagavimo apribojimų pašalinimą iš dokumento ir slaptažodžio, skirto dokumentui atidaryti.

Dialogo lange „Palyginti dokumentus“ išskleidžiamajame sąraše pasirinkite „Originalus dokumentas“.

Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite „Peržiūrėtas dokumentas“. Skiltyje „Pataisytas dokumentas“ nurodykite etiketę, kuri bus taikoma pakeitimams, kad žinotumėte, kas juos įrašė į „Ženklo pakeitimai“ redagavimo laukelį. Tai gali būti vartotojo vardas ar kas jums patinka.

Jei norite pasiekti daugiau parinkčių, spustelėkite „Daugiau“.

Skiltyje „Palyginimo parametrai“ dviejuose dokumentuose pasirinkite elementus, kuriuos norite palyginti. Pagal numatytuosius nustatymus visi elementai yra pasirinkti.

PASTABA: elementas „Įterpimai ir trynimai“ visada yra pilkas ir visada patikrinamas. Kai naudojate „Palyginti“ arba „Derinti“, įterpimai ir ištrynimai visada bus lyginami.

Skiltyje „Rodyti pakeitimus“ pasirinkite simbolių palyginimą („Simbolių lygis“) arba žodinį žodį („Žodžio lygis“). „Character level“ (simbolių lygis) leidžia matyti tikslius atliktus pakeitimus. Pavyzdžiui, jei originaliame dokumente yra žodis „į“, ​​o pataisytame dokumente yra žodis „per“, į kurį pridėta „o“, „Word lygio“ nustatymas parodys, kad „į“ buvo pakeistas į „ Be to, „Character level“ (simbolių lygio) nustatymas parodytų, kad buvo pridėta „o“.

Pagal numatytuosius nustatymus funkcija „Palyginti“ perkelia pakeitimus į naują dokumentą, kaip parodyta skyriuje „Rodyti pakeitimus“. Tačiau galite pasirinkti, kad pakeitimai būtų įtraukti į „Originalus dokumentas“ arba „Pataisytas dokumentas“.

Kai pasirinksite, spustelėkite „Gerai“.

Atliekamas dviejų dokumentų palyginimas ir pakeitimai rodomi nurodytame dokumente. Mūsų pavyzdyje mes nusprendėme priimti nutylėjimą, kad rodomi pakeitimai naujajame dokumente. „Originalus dokumentas“ ir „Persvarstytas dokumentas“ abiejuose languose rodomi dešinėje nuo „Palyginamo dokumento“, kuris bus naudojamas kaip nuoroda. Jie negali būti redaguojami.

Jei nematote stulpelio, kuriame yra originalūs ir pataisyti dokumentai, spustelėkite „Palyginti“ skirtuko „Apžvalga“ skiltyje „Palyginti“. Tada pasirinkite „Rodyti šaltinio dokumentą“ ir tada „Rodyti abu“. Taip pat galite pasirinkti „Rodyti originalą“ arba „Rodyti pataisytą“, jei nenorite peržiūrėti abiejų.

„Peržiūrėjimo sritis“, trumpai aptarta 2 pamokoje ir išsamiau 3 pamokoje, taip pat rodoma kairėje pusėje „Palyginti dokumentas“.

„Palyginamame dokumente“ galite sekti stebimus pakeitimus, kaip aptarta 2 pamokoje, priimti arba atmesti kiekvieną pakeitimą.

Tada išsaugokite lyginamąjį dokumentą su kitu pavadinimu ir turėsite dokumentą, kuriame yra ir originalių, ir pakeistų dokumentų pakeitimai.